Papierbasierte vs. digitale Lebensmittelsicherheitsdokumentation: PDF ausdrucken oder Link an den Kontrolleur senden

Sollten Sie Ihre Lebensmittelsicherheitsaufzeichnungen ausdrucken oder dem Kontrolleur einen Link senden? Beides ist in den meisten Fällen möglich, solange der Kontrolleur bei Nachfrage vollständige und datierte Aufzeichnungen einsehen kann. Das Lebensmittelrecht in der EU, Großbritannien und vielen anderen Ländern verpflichtet zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen und deren Vorlage auf Anfrage. Die meisten Gesetze schreiben jedoch nicht explizit „Papier“ vor. Mit Chef Hygiene können Sie beides mit denselben Aufzeichnungen erledigen. Drucken Sie sie aus oder speichern Sie sie als PDF über die Druckfunktion Ihres Geräts. Alternativ können Sie einen sicheren, schreibgeschützten Link senden, der 1, 3 oder 7 Tage gültig ist.

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Dieser Leitfaden konzentriert sich auf einen bestimmten Moment: die Inspektion verlangt Einsicht in Ihre Aufzeichnungen. Er erklärt die zwei Möglichkeiten der Übergabe, die gesetzlichen Bestimmungen in den 63 Ländern, in denen wir tätig sind, die Aufbewahrungsfristen und die Unterschiede je nach Art des Lebensmittelbetriebs. Wenn Sie wissen möchten, welche Aufzeichnungen Sie führen müssen und wie Sie von Papier auf eine App umsteigen, lesen Sie unseren früheren Leitfaden: Digitale Lebensmittelsicherheitsaufzeichnungen: Der vollständige Leitfaden.

Inhalt

1. Die Kurzantwort
2. Warum sich Papier wie eine Last anfühlt
3. Zwei Möglichkeiten, Ihre Datensätze anzuzeigen: Ausdrucken oder Verlinken
4. Alle Länder auf einen Blick (die große Tabelle)
5. Was das Gesetz sagt, Region für Region
6. Wie lange müssen Aufzeichnungen aufbewahrt werden?
7. Nach Art des Geschäfts
8. Vorbereitung auf die Anfrage des Inspektors
9. Häufig gestellte Fragen
10. Offizielle Quellen

1. Die Kurzantwort

• Aufzeichnungen müssen vorhanden sein und vorgelegt werden. In der EU verpflichtet Verordnung (EG) Nr. 852/2004, Artikel 5 Lebensmittelunternehmen, Dokumente und Aufzeichnungen zu führen, die der Größe und Art des Unternehmens angemessen sind, und der Behörde einen Nachweis über die Einhaltung der Vorschriften „in der von der zuständigen Behörde geforderten Weise“ vorzulegen.
• Digitale Daten werden in den von uns geprüften Ländern akzeptiert.* Die Leitlinien der Europäischen Kommission besagen, dass „Aufzeichnungen elektronisch geführt werden können, sofern sie den zuständigen Behörden auf deren Anfrage zur Verfügung gestellt werden können“. England, Schottland, Norwegen, Dänemark, Finnland, Ungarn, Tschechien, Frankreich, Kanada (Bundesgesetze), Australien und Mexiko bestätigen dies in ihren jeweiligen Formulierungen (siehe Tabelle).
• Es gibt selten eine feste Aufbewahrungsfrist.* Einige Länder legen eine Frist fest (Neuseeland 4 Jahre, Finnland und Ungarn mindestens 1 Jahr, Australien mindestens 3 Monate). Viele legen keine Frist fest und sprechen von einer „angemessenen Frist“. Wo wir eine Regelung nicht bestätigen konnten, ist dies in der Tabelle vermerkt. Bitte wenden Sie sich an Ihre zuständige Behörde.
• Das Format ist Ihre Wahl. Der eigentliche Test ist überall derselbe: Der Prüfer muss auf Anfrage vollständige, datierte Aufzeichnungen einsehen können.

2. Warum sich Papier wie eine Last anfühlt

Fragen Sie beliebige Küchenbesitzer nach Papieraufzeichnungen, und Sie werden immer dasselbe hören. Wir zitieren hier keine Studie, sondern lediglich die alltägliche Erfahrung:

• Der Ordner befindet sich an einem festen Ort. Wenn der Inspektor eintrifft, muss ihn jemand finden, und er kann sich im Büro, im Auto oder in der Tasche des Managers befinden.
• Die Seiten füllen sich. Jemand muss neue Blätter drucken, lochen und die alten abheften.
• Küchen sind hart für Papier. Wasser, Fett und Hitze vertragen sich nicht gut mit Klemmbrettern.
• Die Handschrift variiert. Eine müde „4“ kann am Ende einer langen Schicht wie eine „9“ aussehen.
• Mehrere Standorte bedeuten mehrere Ordner. Ein Inhaber mit zwei oder drei Standorten kann die heutigen Kontrollen nicht einsehen, ohne herumzufahren.
• Das Vorzeigen der Unterlagen braucht Zeit. Der Prüfer wartet, während Sie monatelange Akten durchblättern, um die angeforderte Woche zu finden.

Das alles bedeutet nicht, dass Papier illegal ist. In den meisten Ländern ist es in Ordnung. Es ist lediglich aufwendiger zu verwalten und vorzuzeigen. Wenn Papier für Sie funktioniert, bewahren Sie es ordentlich, datiert und an einem Ort auf. Falls nicht, zeigt Ihnen dieser Leitfaden den digitalen Weg.

3. Zwei Möglichkeiten, Ihre Datensätze anzuzeigen: Drucken oder Verlinken

Chef Hygiene bietet Ihnen zwei Möglichkeiten, dieselben Aufzeichnungen zu übermitteln. Beide basieren auf dem Inspektorenpaket: Sie wählen den Zeitraum (bis zu 731 Tage in einem Paket), und die App fasst Ihre Kontrollen in einer Ansicht zusammen.

Option A: Drucken Sie es aus oder speichern Sie es als PDF

• Tippen Sie auf „Drucken oder als PDF speichern“. Dadurch öffnet sich die Druckfunktion Ihres Geräts. Chef Hygiene erstellt keine separate PDF-Datei. Das übernimmt Ihr Smartphone, Tablet oder Computer.
• Auf Android wählen Sie „Als PDF speichern“. Auf dem iPhone verwenden Sie „Teilen“ und anschließend „In Dateien speichern“. Auf einem Computer wählen Sie einen Drucker oder „Als PDF speichern“.
• Das Drucklayout zeigt Fotos in voller Seitengröße und listet alle gescannten Papierseiten mit einem SHA-256-Fingerabdruck auf. Dies ist ein kurzer Code, der sich ändert, wenn der Scan verändert wird.
• Sie können Ihre Aufzeichnungen, Schulungs- und Allergeninformationen auch als Tabellenkalkulationsdateien (CSV) herunterladen.

Ideal für: einen Prüfer, der am Prüftag Papier benötigt, eine Datei zum E-Mail-Versand oder Ihr eigenes Archiv.

Option B: Senden Sie dem Prüfer einen sicheren Link

1. Stellen Sie das Paket für die vom Prüfer gewünschten Termine zusammen.
2. Tippen Sie auf "Sicherer Link für den Inspektor" und wählen Sie die Gültigkeitsdauer: 1, 3 oder 7 Tage.
3. Fügen Sie bei Bedarf einen Namen hinzu (z. B. das Inspektorenbüro) und tippen Sie anschließend auf "Verknüpfung erstellen".
4. Zeigen Sie den QR-Code auf Ihrem Bildschirm an, tippen Sie auf "Link kopieren" oder tippen Sie auf "Link senden", um das Teilen-Menü Ihres Telefons zu verwenden.

Was der Prüfer erhält:

• Kein Konto und keine App erforderlich. Der Link öffnet sich in einem normalen Browser.
• Nur lesen. Sie können die Dateien ansehen, ausdrucken, als PDF speichern oder als CSV herunterladen, aber sie können nichts ändern.
• Die gleiche Packung, die Sie sehen.

Worüber Sie die Kontrolle behalten:

• Sie können die Verbindung jederzeit unterbrechen.
• Sie können sehen, wie oft und wann es geöffnet wurde.
• Wenn die Zeit abgelaufen ist, funktioniert die Verbindung nicht mehr.
• Jeder, der den Link hat, kann diese Datensätze bis zum Ablauf einsehen. Senden Sie ihn daher nur an die Person, die danach gefragt hat.
• Der QR-Code kann nur auf dem Gerät wieder angezeigt werden, mit dem er erstellt wurde.

Ideal für: einen Inspektor, der vor oder nach dem Besuch Unterlagen anfordert, eine Zentrale, die mehrere Standorte überprüft, oder alle, die lieber nicht ausdrucken möchten.

Wissenswertes, damit es keine Überraschungen gibt

• Gespeicherte Datensätze können nicht bearbeitet werden. Sollte ein Fehler aufgetreten sein, fügen Sie einen neuen, korrigierenden Datensatz hinzu. Jeder Datensatz speichert den Zeitpunkt der Prüfung, den Zeitpunkt des Servereingangs und den Namen des zuständigen Mitarbeiters.
• Das Küchentablet funktioniert auch ohne Internetverbindung. Die Prüfungen werden auf dem Gerät gespeichert und gesendet, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist. Sie benötigen jedoch eine Internetverbindung, um das Paket zu erstellen, einen Link zu generieren und damit der Prüfer den Link öffnen kann.
• Alte Papierdokumente können Sie mitbringen. Scannen Sie sie in die App ein, und sie erscheinen zusammen mit ihrem Fingerabdruck im Paket.
• Die App entscheidet nicht, was der Prüfer akzeptiert. Sie liefert Ihnen vollständige, datierte und leicht vorzulegende Aufzeichnungen. Über den Rest entscheidet die Behörde Ihres Landes.

4. Alle Länder auf einen Blick

So lesen Sie die Tabelle:

• Digitale Aufzeichnung zulässig? Gibt es eine offizielle Quelle, die besagt, dass Aufzeichnungen elektronisch geführt werden dürfen?
• Auf Anfrage vorzuzeigen? Müssen die Unterlagen dem Prüfer vorgelegt werden?
• Wie lange aufbewahren? Die Aufbewahrungsfrist, falls eine festgelegt ist.
• „Nicht bestätigt“ bedeutet, dass wir keine offizielle Antwort gefunden haben. Bitte wenden Sie sich an Ihre örtliche Behörde.
• EU-Länder:* Die Leitlinien der Europäischen Kommission aus dem Jahr 2022 akzeptieren elektronische Aufzeichnungen und fordern eine „angemessene Aufbewahrungsfrist“. Artikel 5 der Verordnung (EG) Nr. 852/2004 verlangt auf Anfrage einen Nachweis. Dies geht aus diesen Zeilen hervor, selbst wenn wir keinen nationalen Text gefunden haben.

Im Oktober 2026 anhand offizieller Quellen geprüft. Da sich die Regeln ändern können, sollten Sie sich stets bei Ihrer zuständigen Behörde vergewissern.

5. Was das Gesetz sagt, Region für Region

Europäische Union

• [Verordnung 852/2004, Artikel 5](https://www.legislation.gov.uk/eur/2004/852/article/5/data.htm?view=plain)* verlangt „Dokumente und Aufzeichnungen, die der Art und Größe des Lebensmittelbetriebs angemessen sind“. Sie müssen die Nachweise „in der von der zuständigen Behörde geforderten Weise“ erbringen. Sie müssen die Aufzeichnungen „für einen angemessenen Zeitraum“ aufbewahren. Es gibt keine Vorschrift bezüglich Papier oder digital und keine Frist für die Aufbewahrungsdauer.
• Die [Mitteilung der Kommission 2022/C 355/01](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/HTML/?uri=CELEX:52022XC0916(01)) stellt einen offiziellen Leitfaden zur Flexibilität bei der Anwendung von HACCP-Grundsätzen dar. Darin heißt es, dass Aufzeichnungen „elektronisch geführt werden können, sofern sie den zuständigen Behörden auf deren Verlangen zur Verfügung gestellt werden können“, und dass sie „für einen angemessenen Zeitraum in einem beliebigen Format aufbewahrt werden sollten“. Zudem wird darauf hingewiesen, dass im Gastronomiebereich Lebensmittel kurz nach ihrer Zubereitung verzehrt werden.

Einige EU-Länder gehen noch weiter:

• [Ungarn](https://portal.nebih.gov.hu/documents/10182/406632/GHP_press_low.pdf/36f7dfad-0890-4950-b5e6-58bd71418b99): Papier oder elektronisch; Aufzeichnungen mindestens 1 Jahr lang vor Ort aufbewahren, wo die Behörde sie einsehen kann.
• [Tschechien](https://www.psp.cz/sqw/sbirka.sqw?cz=137&r=2004):* Kritische Punkte werden schriftlich oder elektronisch dokumentiert. Die Überwachungsprotokolle werden 14 Tage lang geführt; die Systemfunktion wird 1 Jahr lang überprüft.
• [Frankreich](https://info.agriculture.gouv.fr/boagri/instruction-2024-528): Es ist kein Formular vorgeschrieben. Die Aufzeichnungen werden geführt, um sie bei einer amtlichen Kontrolle vorzeigen zu können.
• [Finnland](https://www.finlex.fi/fi/lainsaadanto/2021/318): Die Aufzeichnungen über die Lebensmittelkontrolle müssen mindestens 1 Jahr nach dem Verfallsdatum aufbewahrt und den Behörden zur Verfügung gestellt werden.
• [Dänemark](https://foedevarestyrelsen.dk/kost-og-foedevarer/start-og-drift-af-foedevarevirksomhed/egenkontrol-og-risikoanalyse): Papier oder digital; kein fester Zeitraum.

Vereinigtes Königreich und die Kronbesitzungen

• England und Wales: Die Broschüre der FSA Safer Food, Better Business erlaubt die Führung eines elektronischen Tagebuchs. Gemäß Abschnitt 32 des Food Safety Act 1990 sind die Beamten berechtigt, Aufzeichnungen „in jeder Form, in der sie vorliegen“, einzusehen.
• Schottland: Der Leitfaden CookSafe erlaubt die elektronische Aufzeichnung der Überwachung und fordert, dass die Aufzeichnungen für einen angemessenen Zeitraum aufbewahrt werden.
• Jersey und Guernsey: Aufzeichnungen müssen den Beamten vorgelegt werden; wir haben keinen festgelegten Zeitraum gefunden.
• Isle of Man und Gibraltar: nicht bestätigt.

Irland

• Restaurants, Cafés und Imbissbuden fallen unter SI 369/2006, Verordnung 5.
• Wie lange Aufzeichnungen aufbewahrt werden sollten:
• 3 Monate nach dem Verfallsdatum
• 1 Jahr nach dem Mindesthaltbarkeitsdatum
• 3 Monate nach dem Verkauf, für Lebensmittel zum sofortigen Verzehr
• Die 3-Jahres-Regel in SI 22/2020 gilt für Unternehmen, die gemäß dieser Verordnung registriert oder zugelassen sind, nicht für die meisten Restaurants.

Nordische Länder

• Norwegen: Mattilsynet akzeptiert einen Ordner, ein Notizbuch, ein digitales Dokument oder eine App. Die Aufzeichnungen müssen bei der Inspektion vorgelegt werden; Das Unternehmen entscheidet, wie lange.
• Dänemark: Papier oder digital (siehe oben).
• Finnland: mindestens 1 Jahr (siehe oben).
• Schweden: Das Livsmedelsverket-Kontrollwiki spricht von einem „angemessen langen Zeitraum“ über die Haltbarkeitsdauer hinaus.
• Island: nicht bestätigt.

USA und Kanada

• USA:* Der FDA Food Code ist ein Modell, das von den einzelnen Bundesstaaten übernommen wird. Er legt weder einen einheitlichen Zeitraum noch ein bestimmtes Format fest. Er fordert jedoch, dass bestimmte Aufzeichnungen, wie beispielsweise Kühl- und Lagerungsprotokolle, der Aufsichtsbehörde auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden. Aufzeichnungen zu Muscheletiketten und zur Parasitenbekämpfung bei Fischen: 90 Tage. Ihr Bundesstaat oder Landkreis kann weitere Fristen festlegen.
• Kanada: Die CFIA gibt an, dass Aufzeichnungen in Papierform oder elektronisch vorliegen können. Restaurants richten sich in der Regel nach den Vorschriften der jeweiligen Provinz. In Ontario schreibt O. Reg. 493/17 vor, dass Aufzeichnungen zur Schädlingsbekämpfung sowie Nachweise über den Lebensmitteleinkauf für mindestens ein Jahr aufbewahrt werden müssen.

Australien und Neuseeland

• Australien: FSANZ gibt an, dass Aufzeichnungen „in jeder Form (einschließlich elektronischer Form)“ vorliegen können. Gemäß Standard 3.2.2A müssen Aufzeichnungen mindestens 3 Monate lang aufbewahrt werden.
• Neuseeland: Die Lebensmittelverordnung 2015 fordern, dass Aufzeichnungen lesbar, genau, vollständig und zugänglich sein und mindestens 4 Jahre lang aufbewahrt werden müssen.

Lateinamerika

• Mexiko: NOM-251-SSA1-2009 definiert einen Datensatz als Information „electrónica o no“ (elektronisch oder nicht). Die Aufbewahrungs- und Offenlegungsvorschriften gelten für Fabriken. Für Restaurants konnten wir keine festgelegte Aufbewahrungsfrist finden.
• Brasilien: ANVISA RDC 216/2004 schreibt eine Aufbewahrungsdauer von mindestens 30 Tagen vor. Bundesstaaten und Städte können eine längere Aufbewahrungsdauer verlangen.

Türkei, Golfregion, Asien, Balkan und Osteuropa

• Türkei: Die Lebensmittelhygiene-Verordnung verlangt, dass Aufzeichnungen auf Anfrage dem Ministerium vorgelegt und für einen "angemessenen Zeitraum" aufbewahrt werden.
• Nicht bestätigt:* Vereinigte Arabische Emirate, Katar, Saudi-Arabien, Japan, Singapur, Malaysia, Indien, Balkan, Russland, Belarus, Ukraine und Moldau. Wir konnten keine offizielle Antwort finden, die wir bestätigen konnten. Daher steht in der Tabelle „nicht bestätigt“. Bitte wenden Sie sich an Ihre örtliche Behörde.

6. Wie lange sollten Aufzeichnungen aufbewahrt werden?

Es gibt keine einheitliche Weltregel. Folgendes haben wir bestätigt:

Praktischer Tipp: Falls in Ihrem Land keine Kontrollzahl festgelegt ist, bewahren Sie mindestens alle Daten seit der letzten Inspektion auf, bei Lebensmitteln mit langer Haltbarkeit entsprechend länger. Chef Hygiene löscht gespeicherte Kontrollprotokolle nicht automatisch. Sie bleiben erhalten, bis Sie das Unternehmen oder das Konto löschen. Ein Inspektionspaket reicht für bis zu 731 Tage.

7. Nach Art des Geschäfts

Die oben genannten Regeln gelten für alle Lebensmittelbetriebe. Was sich ändert, ist, wonach der Kontrolleur am ehesten fragen wird und welche Art der Weitergabe für Sie am besten geeignet ist.

Restaurant

Worauf der Prüfer am meisten achtet: Koch- und Kühltemperaturen, Überprüfung und Reinigung des Kühlschranks.

Am besten teilen: Drucken Sie das Paket für die gewünschten Daten aus oder senden Sie den Link, falls der Beamte es vor dem Besuch einsehen möchte. Wenn Sie mehrere Restaurants haben, verfügt jeder Standort über eigene Aufzeichnungen.

Wegbringen

Worauf der Kontrolleur am meisten achtet: Warmhalte-, Wiedererhitzungs- und Allergeninformationen, da die Bestellungen das Gebäude schnell verlassen.

Am besten teilen: Ein kurzes Paket, zum Beispiel mit den Daten der letzten vier Wochen, beantwortet die Frage oft innerhalb weniger Minuten. Der QR-Code lässt sich schnell an der Kasse vorzeigen.

Café

Worauf der Inspektor am meisten achtet: Kühlschränke für Milch und Kuchen, Zubereitung und Reinigung von Sandwiches.

Optimale Art der Weitergabe: Bei kleinen Teams und kurzen Schichten bedeutet die Überprüfung auf einem Tablet, dass die Aufzeichnungen an einem Ort sind, wenn der Eigentümer nicht anwesend ist.

Bäckerei / Konditorei

Worauf der Kontrolleur am meisten achtet: Abkühlung der Backwaren, Temperatur der Sahne und der Füllung, Allergene und Datumsangaben auf den Etiketten.

Ideale Vorgehensweise zum Teilen: Fügen Sie Liefer- und Allergeninformationen dem Paket bei. Verwenden Sie die CSV-Dateien, wenn Sie die Daten auch mit einem Großhandelskunden teilen.

Dessertladen / Süßwaren

Worauf der Inspektor am meisten achtet: Gefrierschrank- und Auslagetemperaturen (Eiscreme, gekühlte Desserts) und Allergene.

Optimale Methode zum Teilen: Temperaturaufzeichnungen über einen längeren Zeitraum sind hier wichtig. Wählen Sie beim Zusammenstellen des Datenpakets einen großen Datumsbereich.

Kneipe / Bar / Club

Worauf der Inspektor am meisten achtet: Lebensmittelkontrollen, falls Sie Speisen servieren, sowie die Reinigung des Kellers und der Gläserspülmaschine.

Beste Methode zum Teilen: Wenn die Person, die die Kontrollen durchführt, nicht im Dienst ist, wenn der Beamte anruft, kann ein Link, der vom Telefon des Managers gesendet wird, verwendet werden, um den Besuch zu speichern.

Gemeindesaal / Veranstaltungsort

Worauf der Inspektor am meisten achtet: Wer hat das Essen für die jeweilige Veranstaltung zubereitet? Wie hoch waren die Temperaturen an den Veranstaltungstagen? Wurde vor und nach der Veranstaltung gereinigt?

Am besten zum Teilen: Erstellen Sie ein Paket nur mit den Veranstaltungsdaten. Ein kurzer Link (1 Tag) reicht für Veranstalter oder Verantwortliche oft aus.

Tante-Emma-Laden / Lebensmittelgeschäft

Worauf der Prüfer am meisten achtet: Kühltheken- und Kühlschranktemperaturen, Verfallsdaten und Lieferungen.

Beste Methode zur Weitergabe: Tägliche Kühlschrankkontrollen über Wochen oder Monate; ein ausgedrucktes Paket kann dem Beamten leicht übergeben werden.

Schul-/Kindergartenküche

Worauf der Inspektor am meisten achtet: Allergene und spezielle Ernährungsformen, Kochtemperaturen und Mitarbeiterschulung.

Optimale Freigabemethode: Über den Link können die Schulverwaltung oder die örtliche Behörde die Aufzeichnungen einsehen, ohne die Küche besuchen zu müssen. Wählen Sie die kürzeste für Sie passende Zeitspanne.

Caterer / Imbisswagen

Worauf der Inspektor am meisten achtet: die Temperaturen während des Transports und bei der Veranstaltung sowie den Ort, an dem die Speisen zubereitet wurden.

Die beste Art zum Teilen: Speichern Sie die Aufnahmen live auf Ihrem Smartphone oder Tablet, nicht in einem Ordner in der Basis, und achten Sie darauf, dass das Küchentablet auch ohne Mobilfunkempfang funktioniert. Denken Sie daran, dass zum Erstellen eines Pakets oder zum Verlinken eine Internetverbindung erforderlich ist.

8. Vorbereitung auf die Anfrage des Inspektors

1. Kennen Sie die Zeile Ihres Landes in der obigen Tabelle?
2. Füllen Sie die Häkchen an dem Tag aus, an dem sie eintreten, damit jeder Datensatz das richtige Datum und die richtige Uhrzeit hat.
3. Lücken ehrlich schließen. Falls eine Kontrolle versäumt wurde, notieren Sie, was passiert ist und was Sie unternommen haben. In Chef Hygiene fügen Sie einen Korrektureintrag hinzu, da gespeicherte Einträge nicht geändert werden können.
4. Üben Sie das Zusammenstellen eines Packs, bevor Sie eines benötigen, damit Sie wissen, wo sich der entsprechende Knopf befindet.
5. Legen Sie fest, wer einen Link senden darf. Beschränken Sie die Freigabe auf den Manager oder Inhaber.
6. Bewahren Sie ältere Papierdokumente so lange auf, wie es Ihr Land verlangt, oder scannen Sie sie ein.
7. Am Tag der Inspektion: Fragen Sie den Inspektor, welche Daten er wünscht, und drucken Sie dann den Link für genau diese Daten aus oder senden Sie ihn per E-Mail.

Wichtig: Keine App oder kein Ordner garantiert eine Bewertung. Die Prüfer beurteilen Ihren Umgang mit Lebensmitteln, Ihre Räumlichkeiten und Ihr Lebensmittelsicherheitsmanagement. Eine gute Dokumentation hilft Ihnen dabei.

9. Häufig gestellte Fragen

Ist ein digitaler Datensatz genauso gut wie ein Papierdatensatz?

In den von uns überprüften Ländern ist dies der Fall, sofern der Prüfer die Unterlagen auf Anfrage einsehen kann. Laut EU-Richtlinien können Aufzeichnungen „elektronisch geführt werden“, wenn sie auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden.

Muss ich meine Unterlagen für den Prüfer ausdrucken?

Normalerweise nicht, aber falls der Beamte nach Papier fragt, drucken Sie die Packung aus. In Chef Hygiene öffnet die Option „Drucken oder als PDF speichern“ die Druckfunktion Ihres Geräts.

Erstellt Chef Hygiene eine PDF-Datei?

Nicht von allein. Es öffnet die Druck-App Ihres Geräts, wo Sie „Als PDF speichern“ auswählen können (oder auf dem iPhone „Teilen“ und dann „In Dateien speichern“).

Was ist der Inspektor-Link?

Ein sicherer Weblink zu einer schreibgeschützten Kopie Ihres Inspektionspakets. Die Gültigkeitsdauer beträgt 1, 3 oder 7 Tage – Sie entscheiden.

Benötigt der Prüfer ein Konto oder die App?

Nein. Der Link öffnet sich in jedem Browser.

Kann der Prüfer meine Daten über den Link ändern?

Nein. Der Link ist schreibgeschützt. Nutzer können die Dateien ansehen, ausdrucken, als PDF speichern oder als CSV herunterladen.

Kann ich einen Link vorzeitig stoppen?

Ja. Tippen Sie jederzeit auf „Diesen Link stoppen“.

Kann ich sehen, ob der Inspektor den Link geöffnet hat?

Ja. Die App zeigt an, wie oft der Link geöffnet wurde und wann.

Wie lange kann ein Link halten?

1, 3 oder 7 Tage. Es besteht keine dauerhafte Verbindung.

Kann ich einen Link ohne Internetverbindung erstellen?

Nein. Zum Erstellen eines Pakets oder eines Links wird eine Internetverbindung benötigt, ebenso zum Öffnen des Links.

Funktioniert das Küchentablet offline?

Ja. Die Schecks werden auf dem Gerät gespeichert und gesendet, sobald die Internetverbindung wiederhergestellt ist.

Kann ich einen Datensatz nach dem Speichern bearbeiten?

Nein. Gespeicherte Datensätze können nicht geändert werden. Sie fügen einen neuen Datensatz hinzu, der den Fehler korrigiert.

Kann ich Datensätze von mehreren Standorten anzeigen?

Jeder Standort verfügt über eigene Datensätze und ein eigenes Datenpaket. Erstellen Sie für jeden Standort, nach dem der Prüfer fragt, ein Datenpaket.

Für wie viele Tage reicht eine Packung?

Bis zu 731 Tage.

Kann ich dem Prüfer eine Tabelle geben?

Ja. Sie können CSV-Dateien Ihrer Aufzeichnungen, Schulungs- und Allergeninformationen herunterladen.

Sind Fotos enthalten?

Ja. Fotos sind im Paket enthalten und werden beim Ausdrucken auf einer ganzen Seite angezeigt.

Kann ich meine alten Papiertagebücher hinzufügen?

Ja. Scannen Sie sie mit dem integrierten Scanner. Jede gescannte Seite ist mit einem Fingerabdruckcode in der Packung aufgeführt.

Wie lange muss ich Aufzeichnungen zur Lebensmittelsicherheit aufbewahren?

Das hängt vom jeweiligen Land ab. Neuseeland empfiehlt vier Jahre, Ungarn und Finnland mindestens ein Jahr und Australien mindestens drei Monate. Viele Länder legen keine Mindestdauer fest. Siehe Abschnitt 6 und die Tabelle.

Wie lange bewahrt Chef Hygiene meine Aufzeichnungen auf?

Gespeicherte Scheckeinträge werden nicht nach einer bestimmten Zeit gelöscht. Sie bleiben erhalten, bis Sie das Unternehmen oder das Konto löschen.

Legt die EU eine Aufbewahrungsfrist fest?

Nein. Artikel 5 der Verordnung 852/2004 spricht von einer „angemessenen Frist“. Einige Länder fügen eine eigene Frist hinzu.

Wie lange in Irland?

Für die meisten Restaurants gilt: 3 Monate nach dem Verbrauchsdatum, 1 Jahr nach dem Mindesthaltbarkeitsdatum oder 3 Monate nach dem Verkauf für Lebensmittel, die sofort verzehrt werden (SI 369/2006).

Wie lange in England und Wales?

Das Gesetz legt keine Höchstzahl fest. Die Richtlinien der FSA für sicherere Lebensmittel und ein besseres Geschäft empfehlen, die Tagebuchseiten bis zum nächsten Besuch eines Kontrolleurs aufzubewahren.

Wie lange in den USA?

Der FDA-Lebensmittelkodex sieht keine allgemeine Aufbewahrungsfrist vor. Einige Aufzeichnungen, wie z. B. Etiketten von Schalentieren, werden 90 Tage lang aufbewahrt. Erkundigen Sie sich bei Ihrer zuständigen Landes- oder Kreisbehörde.

Werden digitale Aufzeichnungen in Kanada akzeptiert?

Die CFIA akzeptiert gemäß den Bundesrichtlinien sowohl Papierdokumente als auch elektronische Aufzeichnungen. Restaurants richten sich in der Regel nach den jeweiligen Landesrichtlinien. Bitte informieren Sie sich bei Ihrer Provinz.

Werden digitale Aufzeichnungen in Australien akzeptiert?

Ja. FSANZ gibt an, dass Aufzeichnungen in jeder Form, einschließlich elektronischer Form, mindestens 3 Monate lang aufbewahrt werden müssen.

Was ist, wenn mein Land in der Tabelle als "nicht bestätigt" aufgeführt ist?

Wir konnten keine offizielle Antwort finden, die wir überprüfen konnten. Erkundigen Sie sich bei Ihrer örtlichen Lebensmittelbehörde, welches Format und welchen Zeitraum sie erwarten.

Werde ich durch digitale Aufnahmen eine bessere Bewertung erhalten?

Keine App garantiert eine Bewertung. Die Inspektoren beurteilen Ihre Lebensmittelverarbeitung, Ihre Räumlichkeiten und Ihr Management. Eine lückenlose Dokumentation hilft Ihnen, ein gutes Management nachzuweisen.

Was bedeutet „Vertrauen in das Management“ in Großbritannien?

Im britischen Bewertungssystem prüft der Beamte, wie Sie die Lebensmittelsicherheit managen, indem er „Prozesse, Schulungen und Systeme“ betrachtet, um zu beurteilen, ob die Standards auch weiterhin eingehalten werden können.

Ist es sicher, Datensätze per Link zu versenden?

Der Link ist geheim, und es wird nur sein Fingerabdruck gespeichert. Jeder, der den Link besitzt, kann die Datensätze jedoch bis zum Ablaufdatum einsehen. Senden Sie ihn daher nur an die Person, die ihn angefordert hat.

Kann ich den QR-Code später noch einmal vorzeigen?

Nur auf dem Gerät, das die Verbindung hergestellt hat.

Benötige ich trotzdem einen Lebensmittelsicherheitsplan?

Ja. Die Aufzeichnungen belegen, dass Sie Ihren Plan einhalten. In der EU fordert Artikel 5 Verfahren, die auf den HACCP-Grundsätzen basieren.

Was passiert, wenn ein Scheck übersehen wurde?

Füllen Sie das Formular nicht nachträglich aus, als ob alles fristgerecht geschehen wäre. Dokumentieren Sie, was passiert ist und was Sie getan haben. Die Prüfer legen Wert auf ehrliche und datierte Aufzeichnungen.

Können die Mitarbeiter die Überprüfungen in ihrer eigenen Sprache durchführen?

Ja. Chef Hygiene funktioniert in vielen Sprachen, und die Aufzeichnungen bleiben für den Inspektor unverändert.

Kann ich Papier und digitale Medien gleichzeitig nutzen?

Ja. Viele Unternehmen nutzen beide Systeme vorübergehend, während sie umstellen. Wichtig ist nur, dass der Prüfer ein vollständiges System sieht.

Wo kann ich erfahren, welche Aufzeichnungen ich aufbewahren soll?

Lesen Sie unseren Leitfaden: Digitale Lebensmittelsicherheitsaufzeichnungen: der vollständige Leitfaden.

10. Offizielle Quellen

• EU: Verordnung (EG) Nr. 852/2004, Artikel 5, Bekanntmachung der Kommission 2022/C 355/01)
• Vereinigtes Königreich: Safer Food, Better Business, Food Safety Act 1990 s32, CookSafe (Schottland), FHRS-Leitfaden für Unternehmen
• Irland: SI 369/2006, SI 22/2020
• Nordische Länder: Mattilsynet, Fødevarestyrelsen, Finnischer Erlass 318/2021, Livsmedelsverket
• Europa: Frankreich: DGAL 2024-528, Ungarn: NÉBIH-Leitfaden, Tschechien: Verordnung 137/2004, Belgien: AFSCA-Leitfaden G-023, Deutschland: LMHV, Spanien: RD 1021/2022, Türkei
• Nordamerika: FDA Food Code 2022, CFIA-Aufzeichnungspflichten, Ontario O. Reg. 493/17, Mexiko NOM-251
• Ozeanien und Brasilien: FSANZ-Evidenztool, Neuseeländische Lebensmittelverordnung 2015, ANVISA RDC 216/2004

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