पेपर बनाम डिजिटल फ़ूड सेफ़्टी रिकॉर्ड: PDF प्रिंट करें या अपने इंस्पेक्टर को लिंक भेजें

क्या आपको अपने फ़ूड सेफ़्टी रिकॉर्ड प्रिंट करने चाहिए, या इंस्पेक्टर को लिंक भेजना चाहिए? ज़्यादातर जगहों पर दोनों ही तरीके काम करते हैं, बस इंस्पेक्टर पूछने पर पूरे, तारीख वाले रिकॉर्ड देख सकें। EU, UK और कई दूसरे देशों में फ़ूड कानून कहता है कि आप रिकॉर्ड रखें और मांगने पर उन्हें दिखाएं, लेकिन ज़्यादातर कानून "पेपर" नहीं कहते। शेफ़ हाइजीन में आप एक ही रिकॉर्ड से दोनों काम कर सकते हैं। उन्हें प्रिंट करें या अपने डिवाइस की प्रिंट स्क्रीन से PDF के तौर पर सेव करें। या एक सुरक्षित रीड-ओनली लिंक भेजें जो 1, 3 या 7 दिन तक चलता है।

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यह गाइड एक पल के बारे में है: इंस्पेक्टर आपके रिकॉर्ड देखने के लिए कहता है। इसमें उन्हें सौंपने के दो तरीके बताए गए हैं, हमारे 63 देशों में से हर एक में कानून क्या कहता है, रिकॉर्ड कितने समय तक रखने हैं, और हर तरह के फ़ूड बिज़नेस के लिए क्या बदलाव होते हैं। अगर आप जानना चाहते हैं कि कौन से रिकॉर्ड रखने हैं और पेपर से ऐप पर कैसे जाना है, तो हमारी पिछली गाइड पढ़ें: डिजिटल फ़ूड सेफ़्टी रिकॉर्ड: पूरी गाइड।

सामग्री

1. संक्षिप्त उत्तर
2. कागज़ बोझ जैसा क्यों लगता है?
3. अपने रिकॉर्ड दिखाने के दो तरीके: प्रिंट या लिंक
4. हर देश एक नज़र में (बड़ी टेबल)
5. कानून क्या कहता है, क्षेत्रवार
6. रिकॉर्ड कितने समय तक रखें
7. बिज़नेस के प्रकार के अनुसार
8. इंस्पेक्टर के अनुरोध के लिए तैयार होना
9. अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
10. आधिकारिक स्रोत

1. संक्षिप्त उत्तर

• रिकॉर्ड होने चाहिए और दिखाए जाने चाहिए। EU में, रेगुलेशन (EC) नंबर 852/2004, आर्टिकल 5 फ़ूड बिज़नेस से ऐसे डॉक्यूमेंट और रिकॉर्ड रखने के लिए कहता है जो बिज़नेस के साइज़ और नेचर के हिसाब से हों, और अथॉरिटी को "उस तरीके से जैसा सक्षम अथॉरिटी मांगे" पालन का सबूत देने के लिए कहता है।
• जिन देशों में हमने चेक किया, वहां डिजिटल स्वीकार किया जाता है। यूरोपियन कमीशन की अपनी गाइडेंस कहती है कि "रिकॉर्ड इलेक्ट्रॉनिक रूप से तब तक रखे जा सकते हैं जब तक उन्हें सक्षम अधिकारियों को उनके अनुरोध पर उपलब्ध कराया जा सके"। इंग्लैंड, स्कॉटलैंड, नॉर्वे, डेनमार्क, फिनलैंड, हंगरी, चेकिया, फ्रांस, कनाडा (फेडरल नियम), ऑस्ट्रेलिया और मेक्सिको भी अपने शब्दों में यही कहते हैं (टेबल देखें)।
• शायद ही कोई एक फिक्स्ड रिटेंशन पीरियड होता है। कुछ देश एक नंबर तय करते हैं (न्यूज़ीलैंड 4 साल, फ़िनलैंड और हंगरी कम से कम 1 साल, ऑस्ट्रेलिया कम से कम 3 महीने)। कई देश कोई नंबर तय नहीं करते और कहते हैं "एक सही पीरियड"। जहाँ हम कोई नियम कन्फ़र्म नहीं कर पाए, वहाँ टेबल में ऐसा लिखा है। अपनी लोकल अथॉरिटी से पता करें।
• फ़ॉर्मेट आपकी पसंद है। असली टेस्ट हर जगह एक जैसा होता है: इंस्पेक्टर को पूछने पर पूरे, तारीख वाले रिकॉर्ड देखने में सक्षम होना चाहिए।

2. कागज़ बोझ जैसा क्यों लगता है?

किसी भी किचन मालिक से पेपर रिकॉर्ड के बारे में पूछें और आपको वही बातें सुनने को मिलेंगी। हम यहां कोई स्टडी नहीं बता रहे हैं, बस रोज़ का अनुभव बता रहे हैं:

• फ़ोल्डर एक ही जगह पर रहता है। जब इंस्पेक्टर आता है, तो किसी को उसे ढूंढना होता है, और वह ऑफ़िस, कार या मैनेजर के बैग में हो सकता है।
• पेज भर जाते हैं। किसी को नई शीट प्रिंट करनी पड़ती हैं, उनमें छेद करने पड़ते हैं और पुरानी को फाइल करना पड़ता है।
• किचन में कागज़ का इस्तेमाल मुश्किल होता है। पानी, ग्रीस और गर्मी क्लिपबोर्ड के साथ अच्छी तरह नहीं मिलते।
• हैंडराइटिंग अलग-अलग होती है। एक थका हुआ "4" लंबी शिफ्ट के आखिर में "9" जैसा दिख सकता है।
• कई साइट्स का मतलब है कई फ़ोल्डर्स। दो या तीन जगहों वाला मालिक बिना घूमे आज के चेक नहीं देख सकता।
• रिकॉर्ड दिखाने में समय लगता है। इंस्पेक्टर तब तक इंतज़ार करता है जब तक आप महीनों पुराने पन्नों को देखकर वह हफ़्ता नहीं ढूंढ लेते जो उन्होंने मांगा था।

इसका मतलब यह नहीं है कि कागज़ गैर-कानूनी है। ज़्यादातर देशों में यह ठीक है। बस इसे रखना और दिखाना ज़्यादा आसान है। अगर कागज़ आपके लिए ठीक है, तो इसे साफ़-सुथरा, तारीख वाला और एक जगह पर रखें। अगर नहीं, तो यह गाइड डिजिटल तरीका दिखाती है।

3. अपने रिकॉर्ड दिखाने के दो तरीके: प्रिंट या लिंक

शेफ हाइजीन आपको एक ही रिकॉर्ड देने के दो तरीके देता है। दोनों इंस्पेक्टर पैक से शुरू होते हैं: आप तारीखें चुनते हैं (एक पैक में 731 दिन तक), और ऐप आपके चेक को एक व्यू में इकट्ठा करता है।

ऑप्शन A: इसे प्रिंट करें, या PDF के रूप में सेव करें

• "Print or save as PDF" पर टैप करें। इससे आपके डिवाइस की अपनी प्रिंट स्क्रीन खुल जाएगी। Chef Hygiene अलग से PDF फ़ाइल नहीं बनाता है। आपका फ़ोन, टैबलेट या कंप्यूटर ऐसा करता है।
• Android पर, "Save as PDF" चुनें। iPhone पर, Share का इस्तेमाल करें, फिर "Save to Files" चुनें। कंप्यूटर पर, प्रिंटर चुनें या "Save as PDF" चुनें।
• प्रिंट लेआउट फ़ोटो का पूरा पेज दिखाता है और SHA-256 फ़िंगरप्रिंट वाले किसी भी स्कैन किए गए पेपर पेज को लिस्ट करता है। यह एक छोटा कोड है जो स्कैन में बदलाव होने पर बदल जाता है।
• आप अपने रिकॉर्ड, ट्रेनिंग और एलर्जेन की जानकारी की स्प्रेडशीट (CSV) फ़ाइलें भी डाउनलोड कर सकते हैं।

इसके लिए सबसे अच्छा: एक इंस्पेक्टर जो उसी दिन पेपर, ईमेल करने के लिए एक फ़ाइल, या आपका अपना आर्काइव चाहता है।

विकल्प B: इंस्पेक्टर को एक सुरक्षित लिंक भेजें

1. इंस्पेक्टर जो तारीखें चाहता है, उनके लिए पैक बनाएं।
2. "इंस्पेक्टर के लिए सिक्योर लिंक" पर टैप करें और चुनें कि यह कितने समय तक चलेगा: 1, 3 या 7 दिन।
3. अगर आप चाहें तो कोई नाम जोड़ें (जैसे इंस्पेक्टर का ऑफिस), फिर "लिंक बनाएं" पर टैप करें।
4. अपनी स्क्रीन पर QR कोड दिखाएं, "लिंक कॉपी करें" पर टैप करें, या अपने फ़ोन के शेयर मेनू का इस्तेमाल करने के लिए "लिंक भेजें" पर टैप करें।

इंस्पेक्टर को क्या मिलता है:

• किसी अकाउंट और ऐप की ज़रूरत नहीं है। लिंक नॉर्मल ब्राउज़र में खुलता है।
• सिर्फ़ पढ़ने के लिए। वे CSV फ़ाइलें देख सकते हैं, प्रिंट कर सकते हैं, PDF के तौर पर सेव कर सकते हैं या डाउनलोड कर सकते हैं, लेकिन वे कुछ भी बदल नहीं सकते।
• वही पैक जो आप देख रहे हैं।

आप किस पर कंट्रोल रखते हैं:

• आप किसी भी समय लिंक रोक सकते हैं।
• आप देख सकते हैं कि इसे कितनी बार और कब खोला गया था।
• जब समय खत्म हो जाता है, तो लिंक काम करना बंद कर देता है।
• जिस किसी के पास भी लिंक है, वह उन रिकॉर्ड्स को तब तक देख सकता है जब तक वह खत्म न हो जाए, इसलिए इसे सिर्फ़ उसी व्यक्ति को भेजें जिसने पूछा था।
• QR कोड को केवल उसी डिवाइस पर दोबारा दिखाया जा सकता है जिसने इसे बनाया है।

इनके लिए सबसे अच्छा: एक इंस्पेक्टर जो विज़िट से पहले या बाद में रिकॉर्ड मांगता है, एक हेड ऑफिस जो कई साइट्स चेक करता है, या कोई भी जो प्रिंट नहीं करना चाहता।

जानने योग्य बातें, ताकि कोई आश्चर्य न हो

• सेव किए गए रिकॉर्ड एडिट नहीं किए जा सकते। अगर कुछ गलत था, तो आप एक नया रिकॉर्ड जोड़ते हैं जो उसे ठीक करता है। हर रिकॉर्ड में वह समय रहता है जब उसे चेक किया गया था, वह समय जब वह सर्वर तक पहुंचा था, और उस स्टाफ़ मेंबर का नाम जिसने यह किया था।
• किचन टैबलेट बिना इंटरनेट के काम करता है। चेक डिवाइस पर सेव हो जाते हैं और कनेक्शन वापस आने पर भेजे जाते हैं। पैक बनाने, लिंक बनाने और इंस्पेक्टर को लिंक खोलने के लिए आपको इंटरनेट की ज़रूरत होती है।
• पुराने कागज़ के रिकॉर्ड आपके साथ आ सकते हैं। उन्हें ऐप में स्कैन करें, और वे आपके फिंगरप्रिंट के साथ पैक में दिखाई देंगे।
• इंस्पेक्टर क्या स्वीकार करेगा, यह ऐप तय नहीं करता। यह आपको पूरे, तारीख वाले रिकॉर्ड देता है जिन्हें दिखाना आसान होता है। बाकी सब आपके देश की अथॉरिटी तय करती है।

4. हर देश एक नज़र में

टेबल कैसे पढ़ें:

• डिजिटल की अनुमति है? क्या कोई आधिकारिक स्रोत कहता है कि रिकॉर्ड इलेक्ट्रॉनिक रूप से रखे जा सकते हैं?
• रिक्वेस्ट पर दिखाया गया? क्या रिकॉर्ड इंस्पेक्टर को दिखाना ज़रूरी है?
• कितने समय तक रखना है? रिटेंशन पीरियड, अगर कोई सेट है।
• "कन्फर्म नहीं हुआ" का मतलब है कि हमें कोई ऑफिशियल जवाब नहीं मिला। अपने लोकल अथॉरिटी से पूछें।
• EU देश: यूरोपियन कमीशन की 2022 की गाइडेंस इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड स्वीकार करती है और "सही समय" मांगती है, और रेगुलेशन 852/2004 के आर्टिकल 5 के मुताबिक रिक्वेस्ट पर सबूत देने की ज़रूरत होती है। उन लाइनों में ऐसा कहा गया है, भले ही हमें कोई नेशनल टेक्स्ट नहीं मिला।

अक्टूबर 2026 में ऑफिशियल सोर्स से चेक किया। नियम बदलते रहते हैं, इसलिए हमेशा अपनी अथॉरिटी से कन्फर्म करें।

5. कानून क्या कहता है, क्षेत्रवार

यूरोपीय संघ

• [रेगुलेशन 852/2004, आर्टिकल 5](https://www.legislation.gov.uk/eur/2004/852/article/5/data.htm?view=plain) "फ़ूड बिज़नेस के नेचर और साइज़ के हिसाब से डॉक्यूमेंट्स और रिकॉर्ड" मांगता है। आपको "उस तरीके से सबूत देना होगा जैसा कि सक्षम अथॉरिटी मांगेगी"। आपको "सही समय तक" रिकॉर्ड रखने होंगे। कागज़ या डिजिटल पर कोई नियम नहीं है, और महीनों की कोई संख्या भी नहीं है।
• [कमीशन नोटिस 2022/C 355/01](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/HTML/?uri=CELEX:52022XC0916(01)) HACCP फ्लेक्सिबिलिटी पर ऑफिशियल गाइडेंस है। इसमें कहा गया है कि रिकॉर्ड्स "इलेक्ट्रॉनिकली तब तक रखे जा सकते हैं जब तक उन्हें संबंधित अधिकारियों के कहने पर उपलब्ध कराया जा सके" और "उन्हें किसी भी फॉर्मेट में सही समय तक रखा जाना चाहिए"। इसमें यह भी बताया गया है कि केटरिंग में, खाना बनने के तुरंत बाद खाया जाता है।

कुछ EU देश इससे भी आगे जाते हैं:

• [हंगरी](https://portal.nebih.gov.hu/documents/10182/406632/GHP_press_low.pdf/36f7dfad-0890-4950-b5e6-58bd71418b99): कागज़ या इलेक्ट्रॉनिक; रिकॉर्ड को साइट पर रखें जहाँ अथॉरिटी उन्हें देख सके, कम से कम 1 साल के लिए।
• [चेकिया](https://www.psp.cz/sqw/sbirka.sqw?cz=137&r=2004): लिखित या इलेक्ट्रॉनिक रूप में महत्वपूर्ण बिंदु। 14 दिनों तक रिकॉर्ड की निगरानी; यह जांचता है कि सिस्टम काम करता है, 1 साल।
• [फ्रांस](https://info.agriculture.gouv.fr/boagri/instruction-2024-528): कोई फॉर्म नहीं लगाया जाता है। रिकॉर्ड रखे जाते हैं ताकि उन्हें ऑफिशियल कंट्रोल में दिखाया जा सके।
• [फिनलैंड](https://www.finlex.fi/fi/lainsaadanto/2021/318): खाने की तारीख के कम से कम 1 साल बाद तक खुद के चेक रिकॉर्ड रखें, जो अथॉरिटी के पास उपलब्ध हों।
• [डेनमार्क](https://foedevarestyrelsen.dk/kost-og-foedevarer/start-og-drift-af-foedevarevirksomhed/egenkontrol-og-risikoanalyse): कागज़ या डिजिटल; कोई तय समय नहीं।

यूनाइटेड किंगडम और क्राउन डिपेंडेंसीज़

• इंग्लैंड और वेल्स: FSA के Safer Food, Better Business पैक में कहा गया है कि आप एक इलेक्ट्रॉनिक डायरी रख सकते हैं। Food Safety Act 1990, सेक्शन 32 अधिकारियों को "चाहे वे किसी भी रूप में हों" रिकॉर्ड की जांच करने की अनुमति देता है।
• स्कॉटलैंड: कुकसेफ गाइड मॉनिटरिंग को इलेक्ट्रॉनिक तरीके से रिकॉर्ड करने की इजाज़त देता है, और रिकॉर्ड को सही समय तक रखने के लिए कहता है।
• जर्सी और ग्वेर्नसे: रिकॉर्ड अधिकारियों को दिखाने होंगे; हमें कोई तय समय नहीं मिला।
• आइल ऑफ मैन और जिब्राल्टर: कन्फर्म नहीं हुआ है।

आयरलैंड

• रेस्टोरेंट, कैफ़े और टेकअवे SI 369/2006, रेगुलेशन 5 के तहत आते हैं।
• रिकॉर्ड कितने समय तक रखें:
• "इस्तेमाल करने की तारीख" के 3 महीने बाद
• "बेस्ट बिफोर" तारीख के 1 साल बाद
• बिक्री के 3 महीने बाद, तुरंत खाने के लिए
• SI 22/2020 में 3 साल का नियम उन रेगुलेशंस के तहत रजिस्टर्ड या अप्रूव्ड बिज़नेस के लिए है, ज़्यादातर रेस्टोरेंट के लिए नहीं।

नॉर्डिक देश

• नॉर्वे: मैटिल्सिनेट एक बाइंडर, एक नोटबुक, एक डिजिटल डॉक्यूमेंट या एक ऐप लेता है। इंस्पेक्शन के समय रिकॉर्ड दिखाना ज़रूरी है; बिज़नेस तय करता है कि कितने समय के लिए।
• डेनमार्क: कागज़ या डिजिटल (ऊपर)।
• फिनलैंड: कम से कम 1 साल (ऊपर)।
• स्वीडन: Livsmedelsverket कंट्रोल विकी शेल्फ लाइफ से आगे "काफी लंबे समय" की बात करता है।
• आइसलैंड: कन्फर्म नहीं हुआ है।

संयुक्त राज्य अमेरिका और कनाडा

• USA: FDA फ़ूड कोड एक मॉडल है जिसे राज्य अपनाते हैं। यह कोई एक आम समय या फ़ॉर्मेट तय नहीं करता है। यह कुछ खास रिकॉर्ड, जैसे कुछ कूलिंग और कोल्ड-होल्डिंग रिकॉर्ड, मांग करने पर रेगुलेटर को उपलब्ध कराने के लिए कहता है। शेलस्टॉक टैग और मछली पैरासाइट-डिस्ट्रक्शन रिकॉर्ड: 90 दिन। आपका राज्य या काउंटी और भी जोड़ सकता है।
• कनाडा: CFIA का कहना है कि रिकॉर्ड हार्ड कॉपी या इलेक्ट्रॉनिक हो सकते हैं।रेस्तरां आमतौर पर प्रांतीय नियमों का पालन करते हैं।ओंटारियो में, O. Reg.493/17 के तहत पेस्ट-कंट्रोल (कीट-नियंत्रण) और खाद्य-सामग्री की खरीद के रिकॉर्ड कम से कम 1 साल तक संभाल कर रखने होते हैं।

ऑस्ट्रेलिया और न्यूजीलैंड

• ऑस्ट्रेलिया: FSANZ का कहना है कि रिकॉर्ड "किसी भी रूप में (इलेक्ट्रॉनिक सहित)" हो सकता है। स्टैंडर्ड 3.2.2A के तहत, रिकॉर्ड कम से कम 3 महीने तक रखे जाने चाहिए।
• न्यूज़ीलैंड: फ़ूड रेगुलेशन 2015 के मुताबिक, रिकॉर्ड पढ़ने लायक, सही, पूरे और आसानी से मिलने वाले होने चाहिए, और उन्हें कम से कम 4 साल तक रखा जाना चाहिए।

लैटिन अमेरिका

• मेक्सिको: NOM-251-SSA1-2009 रिकॉर्ड को "इलेक्ट्रॉनिक या नहीं" जानकारी के रूप में बताता है। इसे रखने और दिखाने के नियम फैक्ट्रियों के लिए लिखे गए हैं। रेस्टोरेंट के लिए हमें कोई तय समय नहीं मिला।
• ब्राज़ील: ANVISA RDC 216/2004 कम से कम 30 दिनों तक रिकॉर्ड रखने के लिए कहता है। राज्य और शहर ज़्यादा दिनों के लिए भी कह सकते हैं।

तुर्की, खाड़ी, एशिया, बाल्कन और पूर्वी यूरोप

• तुर्की: फ़ूड हाइजीन रेगुलेशन कहता है कि रिकॉर्ड रिक्वेस्ट करने पर मिनिस्ट्री को दिए जाएं और "सही समय" तक रखे जाएं।
• कन्फर्म नहीं: UAE, कतर, सऊदी अरब, जापान, सिंगापुर, मलेशिया, इंडिया, बाल्कन, रूस, बेलारूस, यूक्रेन और मोल्दोवा। हमें कोई ऑफिशियल जवाब नहीं मिला जिसे हम कन्फर्म कर सकें, इसलिए टेबल में "कन्फर्म नहीं" लिखा है। अपने लोकल अथॉरिटी से पूछें।

6. रिकॉर्ड कितने समय तक रखें

दुनिया में कोई एक नियम नहीं है। हमने जो कन्फर्म किया है, वह यह है:

काम की टिप: अगर आपके देश में कोई नंबर तय नहीं है, तो कम से कम पिछले इंस्पेक्शन के बाद से सब कुछ रखें, और ज़्यादा शेल्फ लाइफ वाले खाने को ज़्यादा समय तक रखें। शेफ हाइजीन टाइमर पर सेव किए गए चेक रिकॉर्ड को डिलीट नहीं करता है। वे तब तक रहते हैं जब तक आप बिज़नेस या अकाउंट डिलीट नहीं कर देते। एक इंस्पेक्टर पैक 731 दिनों तक कवर कर सकता है।

7. बिज़नेस के प्रकार के अनुसार

ऊपर दिए गए नियम हर फ़ूड बिज़नेस पर लागू होते हैं। बदलाव यह है कि इंस्पेक्टर सबसे ज़्यादा क्या मांगेगा, और शेयर करने का कौन सा तरीका आपके लिए सही है।

रेस्टोरेंट

इंस्पेक्टर सबसे ज़्यादा क्या देखता है: खाना पकाने और ठंडा करने का टेम्परेचर, फ्रिज चेक करना और सफ़ाई।

शेयर करने का सबसे अच्छा तरीका: पूछी गई तारीखों के लिए पैक प्रिंट करें, या अगर ऑफिसर विज़िट से पहले देखना चाहता है तो लिंक भेजें। अगर आपके पास एक से ज़्यादा रेस्टोरेंट हैं, तो हर साइट का अपना रिकॉर्ड होता है।

ले लेना

इंस्पेक्टर सबसे ज़्यादा क्या देखता है: हॉट-होल्डिंग, रीहीटिंग और एलर्जन की जानकारी, क्योंकि ऑर्डर बिल्डिंग से तेज़ी से निकल जाते हैं।

शेयर करने का सबसे अच्छा तरीका: एक छोटा पैक, जैसे कि पिछले 4 हफ़्ते का, अक्सर कुछ ही मिनटों में सवाल का जवाब देता है। काउंटर पर QR कोड जल्दी दिखता है।

कैफ़े

इंस्पेक्टर सबसे ज़्यादा क्या देखता है: दूध और केक के फ्रिज, सैंडविच बनाना और सफाई।

शेयर करने का सबसे अच्छा तरीका: छोटी टीमों और छोटी शिफ्ट में, टैबलेट पर चेक करने का मतलब है कि जब मालिक वहां नहीं होता है, तो रिकॉर्ड एक ही जगह पर होते हैं।

बेकरी / केक की दुकान

इंस्पेक्टर सबसे ज़्यादा क्या देखता है: बेक्ड सामान को ठंडा करना, क्रीम और फिलिंग का टेम्परेचर, एलर्जन और लेबल पर तारीखें।

शेयर करने का सबसे अच्छा तरीका: पैक में डिलीवरी और एलर्जेन रिकॉर्ड शामिल करें। अगर आप होलसेल कस्टमर के साथ भी रिकॉर्ड शेयर करते हैं, तो CSV फ़ाइलों का इस्तेमाल करें।

मिठाई की दुकान / मिठाइयाँ

इंस्पेक्टर सबसे ज़्यादा क्या देखता है: फ़्रीज़र और डिस्प्ले का तापमान (आइसक्रीम, ठंडे डेज़र्ट) और एलर्जन।

शेयर करने का सबसे अच्छा तरीका: यहां लंबे समय तक के टेम्परेचर रिकॉर्ड मायने रखते हैं। पैक बनाते समय एक बड़ी डेट रेंज चुनें।

पब / बार / क्लब

इंस्पेक्टर सबसे ज़्यादा क्या देखता है: यह चेक करता है कि आप खाना सर्व करते हैं या नहीं, साथ ही सेलर और ग्लास-वॉशर की सफ़ाई भी करता है।

शेयर करने का सबसे अच्छा तरीका: अगर चेक करने वाला व्यक्ति ऑफिसर के कॉल करने पर शिफ्ट पर नहीं है, तो मैनेजर के फ़ोन से भेजा गया एक लिंक विज़िट को सेव कर लेता है।

सामुदायिक हॉल / स्थल

इंस्पेक्टर सबसे ज़्यादा इन बातों पर ध्यान देता है: हर इवेंट के लिए खाना किसने तैयार किया, इवेंट के दिनों में टेम्परेचर कैसा था, और इवेंट से पहले और बाद में सफ़ाई कैसी थी।

शेयर करने का सबसे अच्छा तरीका: सिर्फ़ इवेंट की तारीखों के लिए एक पैक बनाएं। एक छोटा लिंक (1 दिन) अक्सर इवेंट ऑर्गनाइज़र या ऑफ़िसर के लिए काफ़ी होता है।

कोने की दुकान / किराना

इंस्पेक्टर सबसे ज़्यादा क्या देखता है: ठंडा डिस्प्ले और फ्रिज का टेम्परेचर, इस्तेमाल करने की तारीख और डिलीवरी।

शेयर करने का सबसे अच्छा तरीका: हफ़्तों या महीनों तक रोज़ाना फ्रिज चेक करना; एक प्रिंटेड पैक ऑफिसर के पास छोड़ना आसान है।

स्कूल / नर्सरी रसोई

इंस्पेक्टर सबसे ज़्यादा इन चीज़ों पर ध्यान देता है: एलर्जन और स्पेशल डाइट, खाना पकाने का टेम्परेचर और स्टाफ़ ट्रेनिंग।

शेयर करने का सबसे अच्छा तरीका: यह लिंक स्कूल बिज़नेस ऑफिस या लोकल अथॉरिटी को किचन में जाए बिना रिकॉर्ड देखने देता है। सबसे कम समय चुनें जो काम करे।

कैटरर / फ़ूड वैन

इंस्पेक्टर सबसे ज़्यादा क्या देखता है: ट्रांसपोर्ट और इवेंट के दौरान टेम्परेचर, और खाना कहाँ बनाया गया था।

शेयर करने का सबसे अच्छा तरीका: रिकॉर्ड आपके फ़ोन या टैबलेट पर लाइव रहते हैं, बेस पर छोड़े गए फ़ोल्डर में नहीं, और किचन टैबलेट बिना सिग्नल के काम करता रहता है। याद रखें कि पैक या लिंक बनाने के लिए इंटरनेट की ज़रूरत होती है।

8. इंस्पेक्टर के अनुरोध के लिए तैयार होना

1. ऊपर दी गई टेबल में अपने देश की लाइन जानें।
2. चेक उसी दिन भरें जिस दिन वे हों, ताकि हर रिकॉर्ड में सही तारीख और समय हो।
3. गड़बड़ियों को ईमानदारी से ठीक करें। अगर कोई चेक छूट गया हो, तो लिखें कि क्या हुआ और आपने क्या किया। शेफ हाइजीन में आप एक करेक्टिंग रिकॉर्ड जोड़ते हैं, क्योंकि सेव किए गए रिकॉर्ड बदले नहीं जा सकते।
4. पैक बनाने की प्रैक्टिस करें इससे पहले कि आपको इसकी ज़रूरत हो, ताकि आपको पता हो कि बटन कहाँ है।
5. तय करें कि लिंक कौन भेज सकता है। इसे मैनेजर या मालिक तक ही सीमित रखें।
6. पुराने कागज़ के रिकॉर्ड तब तक रखें जब तक आपका देश कहे, या उन्हें स्कैन कर लें।
7. उस दिन: इंस्पेक्टर से पूछें कि उन्हें कौन सी तारीखें चाहिए, फिर ठीक उन्हीं तारीखों का लिंक प्रिंट करें या भेजें।

याद रखें: कोई भी ऐप या फ़ोल्डर रेटिंग की गारंटी नहीं देता है। इंस्पेक्टर यह देखते हैं कि आप असल में खाना, अपनी जगह और फ़ूड सेफ़्टी को कैसे मैनेज करते हैं। अच्छे रिकॉर्ड आपको यह दिखाने में मदद करते हैं।

9. अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

क्या डिजिटल रिकॉर्ड कागज़ के रिकॉर्ड जितना ही अच्छा है?

जिन देशों में हमने चेक किया, वहाँ हाँ, जब तक इंस्पेक्टर पूछने पर उसे देख सके। EU गाइडेंस के अनुसार, अगर रिक्वेस्ट करने पर रिकॉर्ड उपलब्ध कराए जाते हैं, तो उन्हें "इलेक्ट्रॉनिकली रखा जा सकता है"।

क्या मुझे इंस्पेक्टर के लिए अपने रिकॉर्ड प्रिंट करने होंगे?

आमतौर पर नहीं, लेकिन अगर ऑफिसर पेपर मांगे, तो पैक प्रिंट कर लें। शेफ हाइजीन में, "Print or save as PDF" आपके डिवाइस की प्रिंट स्क्रीन खोलता है।

क्या शेफ हाइजीन PDF फ़ाइल बनाता है?

अपने आप नहीं। यह आपके डिवाइस की प्रिंट स्क्रीन खोलता है, जहाँ आप "Save as PDF" (या शेयर करें, फिर iPhone पर "Save to Files") चुन सकते हैं।

इंस्पेक्टर लिंक क्या है?

आपके इंस्पेक्टर पैक की रीड-ओनली कॉपी के लिए एक सुरक्षित वेब लिंक। यह 1, 3 या 7 दिनों तक काम करता है, और आप चुनते हैं कि कौन सा।

क्या इंस्पेक्टर को अकाउंट या ऐप की ज़रूरत है?

नहीं। लिंक किसी भी ब्राउज़र में खुलता है।

क्या इंस्पेक्टर लिंक के माध्यम से मेरे रिकॉर्ड बदल सकता है?

नहीं। लिंक सिर्फ़ पढ़ने के लिए है। वे इसे देख सकते हैं, प्रिंट कर सकते हैं, PDF के तौर पर सेव कर सकते हैं या CSV फ़ाइलें डाउनलोड कर सकते हैं।

क्या मैं किसी लिंक को पहले ही रोक सकता हूँ?

हाँ. किसी भी समय "इस लिंक को रोकें" पर टैप करें.

क्या मैं देख सकता हूँ कि इंस्पेक्टर ने लिंक खोला है या नहीं?

हाँ. ऐप दिखाता है कि लिंक कितनी बार और कब खोला गया था.

एक लिंक कितने समय तक चल सकता है?

1, 3 या 7 दिन. कोई परमानेंट लिंक नहीं है.

क्या मैं बिना इंटरनेट के लिंक बना सकता हूँ?

नहीं। पैक या लिंक बनाने के लिए इंटरनेट की ज़रूरत होती है, और लिंक खोलने के लिए भी।

क्या किचन टैबलेट ऑफलाइन काम करता है?

हाँ। चेक डिवाइस पर सेव हो जाते हैं और इंटरनेट वापस आने पर भेज दिए जाते हैं।

क्या मैं रिकॉर्ड को सेव करने के बाद उसे एडिट कर सकता हूँ?

नहीं. सेव किए गए रिकॉर्ड बदले नहीं जा सकते. आप एक नया रिकॉर्ड जोड़ते हैं जो इसे सही करता है.

क्या मैं कई साइटों से रिकॉर्ड दिखा सकता हूँ?

हर साइट का अपना रिकॉर्ड और अपना पैक होता है। इंस्पेक्टर जिस भी साइट के बारे में पूछे, उसके लिए एक पैक बनाएं।

एक पैक कितने दिन कवर कर सकता है?

731 दिनों तक।

क्या मैं इंस्पेक्टर को एक स्प्रेडशीट दे सकता हूँ?

हाँ। आप अपने रिकॉर्ड, ट्रेनिंग और एलर्जेन की जानकारी की CSV फ़ाइलें डाउनलोड कर सकते हैं।

क्या फ़ोटो शामिल हैं?

हाँ। फ़ोटो पैक में दिखाई देती हैं, और प्रिंट करने पर पूरा पेज दिखाई देता है।

क्या मैं अपनी पुरानी पेपर डायरी जोड़ सकता हूँ?

हाँ। इन्हें बिल्ट-इन स्कैनर से स्कैन करें। हर स्कैन किया गया पेज पैक में एक फिंगरप्रिंट कोड के साथ लिस्टेड होता है।

मुझे फ़ूड सेफ़्टी रिकॉर्ड कितने समय तक रखना होगा?

यह देश पर निर्भर करता है। न्यूज़ीलैंड 4 साल, हंगरी और फ़िनलैंड कम से कम 1 साल और ऑस्ट्रेलिया कम से कम 3 महीने कहता है। कई देश कोई संख्या तय नहीं करते हैं। सेक्शन 6 और टेबल देखें।

शेफ हाइजीन मेरे रिकॉर्ड कितने समय तक रखता है?

सेव किए गए चेक रिकॉर्ड टाइमर पर डिलीट नहीं होते हैं। वे तब तक रहते हैं जब तक आप बिज़नेस या अकाउंट डिलीट नहीं कर देते।

क्या EU कोई रिटेंशन पीरियड तय करता है?

नहीं। रेगुलेशन 852/2004 के आर्टिकल 5 में "सही समय" लिखा है। कुछ देश अपना नंबर खुद जोड़ते हैं।

आयरलैंड में कब तक?

ज़्यादातर रेस्टोरेंट के लिए: इस्तेमाल करने की तारीख के 3 महीने बाद, इस्तेमाल करने की तारीख के 1 साल बाद, या तुरंत खाए गए खाने के लिए बिक्री के 3 महीने बाद (SI 369/2006)।

इंग्लैंड और वेल्स में कब तक?

कानून में कोई नंबर तय नहीं है। FSA की सेफ़र फ़ूड, बेटर बिज़नेस गाइडेंस कहती है कि डायरी के पेज ऑफिसर के अगले विज़िट तक रखें।

USA में कब तक?

FDA फ़ूड कोड में कोई आम समय नहीं है। कुछ रिकॉर्ड, जैसे शेलस्टॉक टैग, 90 दिन तक रखे जाते हैं। अपने राज्य या काउंटी से पूछें।

क्या कनाडा में डिजिटल रिकॉर्ड स्वीकार किए जाते हैं?

CFIA फ़ेडरल नियमों के तहत हार्ड कॉपी या इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड स्वीकार करता है। रेस्टोरेंट ज़्यादातर राज्य के नियमों का पालन करते हैं। अपने राज्य से पता करें।

क्या ऑस्ट्रेलिया में डिजिटल रिकॉर्ड स्वीकार किए जाते हैं?

हाँ। FSANZ का कहना है कि रिकॉर्ड किसी भी रूप में, इलेक्ट्रॉनिक सहित, कम से कम 3 महीने तक रखा जा सकता है।

अगर मेरा देश टेबल में "कन्फर्म नहीं" है तो क्या होगा?

हमें कोई ऑफिशियल जवाब नहीं मिला जिसे हम चेक कर सकें। अपने लोकल फ़ूड अथॉरिटी से पूछें कि वे किस फ़ॉर्मेट और पीरियड की उम्मीद करते हैं।

क्या डिजिटल रिकॉर्ड से मुझे बेहतर रेटिंग मिलेगी?

कोई भी ऐप रेटिंग की गारंटी नहीं देता। इंस्पेक्टर आपके खाने की हैंडलिंग, जगह और मैनेजमेंट को देखते हैं। साफ़ रिकॉर्ड आपको अच्छा मैनेजमेंट दिखाने में मदद करते हैं।

UK में "मैनेजमेंट में विश्वास" का क्या मतलब है?

UK रेटिंग स्कीम में, ऑफिसर यह देखता है कि आप फ़ूड सेफ़्टी को कैसे मैनेज करते हैं, "प्रोसेस, ट्रेनिंग और सिस्टम को देखता है", ताकि यह तय किया जा सके कि स्टैंडर्ड बनाए रखे जाएँगे या नहीं।

क्या लिंक से रिकॉर्ड भेजना सुरक्षित है?

लिंक सीक्रेट है और सिर्फ़ उसका फिंगरप्रिंट स्टोर किया जाता है। लेकिन जिसके पास भी लिंक है, वह इसके खत्म होने तक रिकॉर्ड देख सकता है, इसलिए इसे सिर्फ़ उसी व्यक्ति को भेजें जिसने मांगा है।

क्या मैं बाद में QR कोड फिर से दिखा सकता हूँ?

सिर्फ़ उस डिवाइस पर जिसने लिंक बनाया था।

क्या मुझे अभी भी फ़ूड सेफ़्टी प्लान की ज़रूरत है?

हाँ। रिकॉर्ड दिखाते हैं कि आप अपने प्लान को फ़ॉलो करते हैं। EU में, आर्टिकल 5 HACCP प्रिंसिपल्स पर आधारित प्रोसीजर के लिए कहता है।

अगर कोई चेक छूट गया तो क्या होगा?

इसे बाद में ऐसे न भरें जैसे कि यह समय पर हुआ हो। जो हुआ और आपने क्या किया, उसे रिकॉर्ड करें। इंस्पेक्टर ईमानदार, तारीख वाले रिकॉर्ड देखते हैं।

क्या स्टाफ अपनी भाषा में जांच कर सकता है?

हाँ। शेफ हाइजीन कई भाषाओं में काम करता है, और इंस्पेक्टर के लिए रिकॉर्ड वही रहते हैं।

क्या मैं एक ही समय में पेपर और डिजिटल रख सकता हूँ?

हाँ। कई बिज़नेस स्विच करते समय थोड़े समय के लिए दोनों चलाते हैं। बस यह पक्का कर लें कि इंस्पेक्टर एक पूरा सेट देख सके।

मैं यह कहां से सीख सकता हूं कि कौन से रिकॉर्ड रखने हैं?

हमारी गाइड पढ़ें: डिजिटल फ़ूड सेफ़्टी रिकॉर्ड: पूरी गाइड.

10. आधिकारिक स्रोत

• EU: रेगुलेशन (EC) नंबर 852/2004, आर्टिकल 5, कमीशन नोटिस 2022/C 355/01)
• UK: सुरक्षित खाना, बेहतर बिज़नेस, फ़ूड सेफ़्टी एक्ट 1990 s32, कुकसेफ़ (स्कॉटलैंड), बिज़नेस के लिए FHRS गाइडेंस
• आयरलैंड: SI 369/2006, SI 22/2020
• नॉर्डिक: Mattilsynet, Fødevarestyrelsen, फिनलैंड डिक्री 318/2021, Livsmedelsverket
• यूरोप: फ्रांस DGAL 2024-528, हंगरी NÉBIH गाइड, चेकिया डिक्री 137/2004, बेल्जियम AFSCA गाइड G-023, जर्मनी LMHV, स्पेन RD 1021/2022, तुर्की
• नॉर्थ अमेरिका: FDA फ़ूड कोड 2022, CFIA रिकॉर्ड कीपिंग, ओंटारियो O. Reg. 493/17, मेक्सिको NOM-251
• ओशिनिया और ब्राज़ील: FSANZ एविडेंस टूल, न्यूज़ीलैंड फ़ूड रेगुलेशन 2015, ANVISA RDC 216/2004

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