Pappers- kontra digitala livsmedelssäkerhetsregister: Skriv ut en PDF eller skicka en länk till din inspektör
Pappers- eller digitala livsmedelssäkerhetsregister? Vilka 63 länder accepterar dessa, hur länge ska man spara register och hur skriver man ut en PDF eller skickar en säker länk till sin inspektör.
· Chef Hygiene
Ska du skriva ut dina livsmedelssäkerhetsregister eller skicka en länk till inspektören? Båda alternativen fungerar på de flesta ställen, så länge inspektören kan se fullständiga, daterade register när de ber om det. Livsmedelslagstiftningen i EU, Storbritannien och många andra länder kräver att du för register och visar dem på begäran, men de flesta lagar säger inte "papper". I Chef Hygiene kan du göra båda från samma register. Skriv ut dem eller spara dem som en PDF från din enhets skärmdump. Eller skicka en säker skrivskyddad länk som varar i 1, 3 eller 7 dagar.
Den här guiden handlar om ett ögonblick: inspektören ber om att få se dina register. Den förklarar de två sätten att lämna ut dem, vad lagen säger i vart och ett av våra 63 länder, hur länge man ska spara register och vilka förändringar som sker för varje typ av livsmedelsföretag. Om du vill veta vilka register du ska spara och hur du går från papper till en app, läs vår tidigare guide: Digitala livsmedelssäkerhetsregister: den kompletta guiden.
Innehåll
- Det korta svaret
- Varför papper känns som en börda
- Två sätt att visa dina register: skriva ut eller länka
- Översikt över varje land (den stora tabellen)
- Vad lagen säger, region för region
- Hur länge ska register sparas
- Efter typ av verksamhet
- Förberedelser inför inspektörens begäran
- Vanliga frågor
- Officiella källor
1. Det korta svaret
- Register måste finnas och visas. I EU kräver förordning (EG) nr 852/2004, artikel 5 att livsmedelsföretag ska föra dokument och register som passar företagets storlek och art, och att de ska ge myndigheten bevis på efterlevnad "på det sätt som den behöriga myndigheten kräver".
- Digitalt accepteras i de länder vi kontrollerade. Europeiska kommissionens egen vägledning säger att "register kan förvaras elektroniskt så länge de kan göras tillgängliga för behöriga myndigheter på deras begäran". England, Skottland, Norge, Danmark, Finland, Ungern, Tjeckien, Frankrike, Kanada (federala regler), Australien och Mexiko säger detsamma med sina egna ord (se tabellen).
- Det finns sällan en fast lagringsperiod. Vissa länder anger ett antal (Nya Zeeland 4 år, Finland och Ungern minst 1 år, Australien minst 3 månader). Många anger ingen och anger "en lämplig period". Där vi inte kunde bekräfta en regel anger tabellen det. Kontrollera med din lokala myndighet.
- Formatet är ditt val. Det verkliga testet är detsamma överallt: inspektören måste kunna se fullständiga, daterade register när de frågar.
2. Varför papper känns som en börda
Fråga vilken köksägare som helst om pappersregister så får du höra samma sak. Vi citerar inte en studie här, bara vardagliga erfarenheter:
- Mappen finns på ett ställe. När inspektören anländer måste någon hitta den, och den kan vara på kontoret, i bilen eller i chefens väska.
- Sidorna fylls på. Någon måste skriva ut nya ark, göra hål och arkivera de gamla.
- Kök är hårda mot papper. Vatten, fett och värme blandas inte bra med skrivplattor.
- Handstilen varierar. En trött "4" kan se ut som en "9" i slutet av ett långt arbetspass.
- Flera platser innebär flera mappar. En ägare med två eller tre platser kan inte se dagens checkar utan att köra runt.
- Att visa journalerna tar tid. Inspektören väntar medan du går igenom månader av sidor för att hitta den vecka de begärde.
Inget av detta betyder att papper är olagligt. I de flesta länder är det okej. Det är helt enkelt långsammare att förvara och långsammare att visa upp. Om papper fungerar för dig, förvara det snyggt, daterat och på ett ställe. Om det inte gör det visar den här guiden den digitala vägen.
3. Två sätt att visa dina register: skriva ut eller länka
Chef Hygiene ger dig två sätt att lämna över samma dokument. Båda utgår från inspektörspaketet: du väljer datum (upp till 731 dagar i ett paket) och appen samlar dina checkar i en vy.
Alternativ A: skriv ut det eller spara det som en PDF
- Tryck på "Skriv ut eller spara som PDF". Detta öppnar din enhets egen utskriftsskärm. Chef Hygiene skapar inte en separat PDF-fil. Din telefon, surfplatta eller dator gör det.
- På Android, välj "Spara som PDF". På iPhone, använd Dela och sedan "Spara till filer". På en dator, välj en skrivare eller "Spara som PDF".
- Utskriftslayouten visar foton helsida och listar alla skannade papperssidor med ett SHA-256-fingeravtryck. Det är en kort kod som ändras om skanningen ändras.
- Du kan också ladda ner kalkylbladsfiler (CSV) med dina journaler, utbildning och allergeninformation.
Bäst för: en inspektör som vill ha dokument från dagen, en fil att e-posta eller ett eget arkiv.
Alternativ B: skicka en säker länk till inspektören
- Gör paketet för de datum som inspektören önskar.
- Tryck på "Säker länk för inspektören" och välj hur länge den ska vara aktiv: 1, 3 eller 7 dagar.
- Lägg till ett namn om du vill (till exempel inspektörens kontor) och tryck sedan på "Skapa länken".
- Visa QR-koden på skärmen, tryck på "Kopiera länken" eller tryck på "Skicka länken" för att använda telefonens delningsmeny.
Vad inspektören får:
- Inget konto och ingen app behövs. Länken öppnas i en vanlig webbläsare.
- Endast läsning. De kan titta på, skriva ut, spara som PDF eller ladda ner CSV-filerna, men de kan inte ändra någonting.
- Samma förpackning som du ser.
Vad du behåller kontrollen över:
- Du kan avbryta länken när som helst.
- Du kan se hur många gånger och när den öppnades.
- När tiden går ut slutar länken att fungera.
- Alla som har länken kan se de posterna tills den är slut, så skicka den bara till den person som frågade.
- QR-koden kan bara visas igen på den enhet som skapade den.
Bäst för: en inspektör som ber om dokumentation före eller efter besöket, ett huvudkontor som kontrollerar flera platser, eller någon som föredrar att inte skriva ut.
Saker att veta, så att det inte blir några överraskningar
- Sparade poster kan inte redigeras. Om något var fel lägger du till en ny post som korrigerar det. Varje post sparar tiden då den kontrollerades, tiden då den nådde servern och namnet på den medarbetare som gjorde det.
- Kökssurfplattan fungerar utan internet. Kontroller sparas på enheten och skickas när anslutningen återställs. Du behöver internet för att skapa paketet, skapa en länk och för att inspektören ska kunna öppna länken.
- Gamla pappersdokument kan följa med dig. Skanna dem i appen så visas de i förpackningen med deras fingeravtryck.
- Appen avgör inte vad inspektören accepterar. Den ger dig fullständiga, daterade register som är enkla att visa. Din lands myndighet bestämmer resten.
4. Översikt över varje land
Hur man läser tabellen:
- Digitalt tillåtet? Säger någon officiell källa att register får förvaras elektroniskt?
- Visas på begäran? Måste register visas för inspektören?
- Hur länge ska informationen sparas? Lagringsperioden, om någon är angiven.
- Inte bekräftat betyder att vi inte hittade något officiellt svar. Fråga din lokala myndighet.
- EU-länder: Europeiska kommissionens riktlinjer från 2022 accepterar elektroniska register och efterfrågar "en lämplig tidsperiod", och artikel 5 i förordning 852/2004 kräver bevis på begäran. Dessa rader anger det även där vi inte hittade någon nationell text.
| Land | Digitalt tillåtet? | Visas på begäran? | Hur länge ska det sparas? |
|---|---|---|---|
| Albanien | Ej bekräftat: fråga din myndighet | Ej bekräftat: fråga din myndighet | Ej bekräftat: fråga din myndighet |
| Andorra | Ej bekräftat: fråga din myndighet | Ej bekräftat: fråga din myndighet | Ej bekräftat: fråga din myndighet |
| Australien | Ja | Inte bekräftat: fråga din myndighet | Minst 3 månader |
| Österrike | Ja (EU-riktlinjer) | Ja (EU-lagstiftning, artikel 5) | Inte fastställd i lag; officiell riktlinje: minst 1 år för vissa register |
| Vitryssland | Ej bekräftat: fråga din myndighet | Ej bekräftat: fråga din myndighet | Ej bekräftat: fråga din myndighet |
| Belgien | Ja (EU-riktlinjer) | Ja (EU-lagstiftning, artikel 5) | 6 månader efter livsmedlets datum (godkända riktlinjer) |
| Bosnien och Hercegovina | Ej bekräftat: fråga din myndighet | Ej bekräftat: fråga din myndighet | Ej bekräftat: fråga din myndighet |
| Brasilien | Ej bekräftat: fråga din myndighet | Ej bekräftat: fråga din myndighet | Minst 30 dagar (federal) |
| Bulgarien | Ja (EU-riktlinjer) | Ja (EU-lagstiftning, artikel 5) | Inte fastställd i EU-lagstiftningen ("lämplig tidsfrist"); nationell regel inte bekräftad |
| Kanada | Ja (federala regler) | Inte bekräftat: fråga din myndighet | Provinsiella regler (Ontario: minst 1 år för vissa register) |
| Kroatien | Ja (EU-riktlinjer) | Ja (EU-lagstiftning, artikel 5) | Inte fastställd i EU-lagstiftningen ("lämplig tidsfrist"); nationell regel inte bekräftad |
| Cypern | Ja (EU-riktlinjer) | Ja (EU-lagstiftning, artikel 5) | Inte fastställd i EU-lagstiftningen ("lämplig tidsfrist"); nationell regel inte bekräftad |
| Tjeckien | Ja | Ja (EU-lagstiftning, artikel 5) | 14 dagar (övervakning); 1 år (verifiering, ändringar) |
| Danmark | Ja | Ja | Inte angivet |
| Estland | Ja (EU-riktlinjer) | Ja (EU-lagstiftning, artikel 5) | Inte fastställd i EU-lagstiftningen ("lämplig tidsfrist"); nationell regel inte bekräftad |
| Finland | Ja | Ja | Minst 1 år efter livsmedlets datum |
| Frankrike | Ja (valfritt format) | Ja | Inte lagstadgat |
| Tyskland | Ja (EU-riktlinjer) | Ja (EU-lagstiftning, artikel 5) | Inte inställt för köksregister |
| Gibraltar | Ej bekräftat: fråga din myndighet | Ej bekräftat: fråga din myndighet | Ej bekräftat: fråga din myndighet |
| Grekland | Ja (EU-riktlinjer) | Ja (EU-lagstiftning, artikel 5) | Inte fastställd i EU-lagstiftningen ("lämplig tidsfrist"); nationell regel inte bekräftad |
| Guernsey | Inte bekräftat: fråga din myndighet | Ja | Inte angiven ("lämplig period") |
| Ungern | Ja | Ja | Minst 1 år |
| Island | Ej bekräftat: fråga din myndighet | Ej bekräftat: fråga din myndighet | Ej bekräftat: fråga din myndighet |
| Indien | Ej bekräftat: fråga din myndighet | Ej bekräftat: fråga din myndighet | Ej bekräftat: fråga din myndighet |
| Irland | Ja (EU-riktlinjer) | Ja (EU-lagstiftning, artikel 5) | 3 månader efter bäst före-datum; 1 år efter bäst före-datum; 3 månader efter försäljning för livsmedel som äts direkt |
| Isle of Man | Ej bekräftat: fråga din myndighet | Ej bekräftat: fråga din myndighet | Ej bekräftat: fråga din myndighet |
| Italien | Ja (EU-riktlinjer) | Ja (EU-lagstiftning, artikel 5) | Inte fastställd i EU-lagstiftningen ("lämplig tidsfrist"); nationell regel inte bekräftad |
| Japan | Ej bekräftat: fråga din myndighet | Ej bekräftat: fråga din myndighet | Ej bekräftat: fråga din myndighet |
| Jersey | Inte bekräftat: fråga din myndighet | Ja | Inte bekräftat: fråga din myndighet |
| Kosovo | Ej bekräftat: fråga din myndighet | Ej bekräftat: fråga din myndighet | Ej bekräftat: fråga din myndighet |
| Lettland | Ja (EU-riktlinjer) | Ja (EU-lagstiftning, artikel 5) | Inte fastställd i EU-lagstiftningen ("lämplig tidsfrist"); nationell regel inte bekräftad |
| Liechtenstein | Ej bekräftat: fråga din myndighet | Ej bekräftat: fråga din myndighet | Ej bekräftat: fråga din myndighet |
| Litauen | Ja (EU-riktlinjer) | Ja (EU-lagstiftning, artikel 5) | Inte fastställd i EU-lagstiftningen ("lämplig tidsfrist"); nationell regel inte bekräftad |
| Luxemburg | Ja (EU-riktlinjer) | Ja (EU-rätt, artikel 5) | Inte fastställd i EU-rätt ("lämplig tidsfrist"); nationell regel inte bekräftad |
| Malaysia | Ej bekräftat: fråga din myndighet | Ej bekräftat: fråga din myndighet | Ej bekräftat: fråga din myndighet |
| Malta | Ja (EU-riktlinjer) | Ja (EU-lagstiftning, artikel 5) | Inte fastställd i EU-lagstiftningen ("lämplig tidsfrist"); nationell regel inte bekräftad |
| Mexiko | Ja | Inte bekräftat för restauranger | Inte klart för restauranger |
| Moldavien | Ej bekräftat: fråga din myndighet | Ej bekräftat: fråga din myndighet | Ej bekräftat: fråga din myndighet |
| Monaco | Ej bekräftat: fråga din myndighet | Ej bekräftat: fråga din myndighet | Ej bekräftat: fråga din myndighet |
| Montenegro | Ej bekräftat: fråga din myndighet | Ej bekräftat: fråga din myndighet | Ej bekräftat: fråga din myndighet |
| Nederländerna | Ja (EU-riktlinjer) | Ja (EU-lagstiftning, artikel 5) | Inte fastställd i EU-lagstiftningen ("lämplig tidsfrist"); nationell regel inte bekräftad |
| Nya Zeeland | Ej angivet (register måste vara tillgängliga) | Ja | Minst 4 år |
| Nordmakedonien | Ej bekräftat: fråga din myndighet | Ej bekräftat: fråga din myndighet | Ej bekräftat: fråga din myndighet |
| Norge | Ja | Ja | Inte angivet (företaget bestämmer) |
| Polen | Ja (EU-riktlinjer) | Ja (EU-lagstiftning, artikel 5) | Inte fastställd i EU-lagstiftningen ("lämplig tidsfrist"); nationell regel inte bekräftad |
| Portugal | Ja (EU-riktlinjer) | Ja (EU-lagstiftning, artikel 5) | Inte bekräftat (temperaturloggar för frysta livsmedel: minst 1 år) |
| Qatar | Ej bekräftat: fråga din myndighet | Ej bekräftat: fråga din myndighet | Ej bekräftat: fråga din myndighet |
| Rumänien | Ja (EU-riktlinjer) | Ja (EU-lagstiftning, artikel 5) | Inte fastställd i EU-lagstiftningen ("lämplig tidsfrist"); nationell regel inte bekräftad |
| Ryssland | Ej bekräftat: fråga din myndighet | Ej bekräftat: fråga din myndighet | Ej bekräftat: fråga din myndighet |
| San Marino | Inte bekräftat: fråga din myndighet | Inte bekräftat: fråga din myndighet | Inte bekräftat: fråga din myndighet |
| Saudiarabien | Inte bekräftat: fråga din myndighet | Inte bekräftat: fråga din myndighet | Inte bekräftat: fråga din myndighet |
| Serbien | Ej bekräftat: fråga din myndighet | Ej bekräftat: fråga din myndighet | Ej bekräftat: fråga din myndighet |
| Singapore | Ej bekräftat: fråga din myndighet | Ej bekräftat: fråga din myndighet | Ej bekräftat: fråga din myndighet |
| Slovakien | Ja (EU-riktlinjer) | Ja (EU-lagstiftning, artikel 5) | Inte fastställd i EU-lagstiftningen ("lämplig tidsfrist"); nationell regel inte bekräftad |
| Slovenien | Ja (EU-riktlinjer) | Ja | Minst 3 månader (godkänd vägledning) |
| Spanien | Ja (EU-riktlinjer) | Ja (EU-lagstiftning, artikel 5) | Inte fastställt i nationell lagstiftning |
| Sverige | Ja (EU-riktlinjer) | Ja (EU-lagstiftning, artikel 5) | Inte fastställt: "en rimligt lång period" utöver hållbarhetstiden |
| Schweiz | Ej bekräftat: fråga din myndighet | Ej bekräftat: fråga din myndighet | Inte fastställt i hygienförordningen |
| Turkiet | Inte bekräftat: fråga din myndighet | Ja | Inte fastställd ("en lämplig period") |
| Ukraina | Ej bekräftat: fråga din myndighet | Ej bekräftat: fråga din myndighet | Ej bekräftat: fråga din myndighet |
| Förenade Arabemiraten | Ej bekräftat: fråga din myndighet | Ej bekräftat: fråga din myndighet | Ej bekräftat: fråga din myndighet |
| Storbritannien | Ja | Ja | Inte fastställt (Riktlinjer för England/Wales: förrän nästa tjänstemansbesök) |
| USA | Inte angivet (delstatsregler gäller) | Vissa poster, på begäran | Ingen generell period (vissa poster 90 dagar) |
Kontrollerad i officiella källor i oktober 2026. Reglerna ändras, så bekräfta alltid med din egen auktoritet.
5. Vad lagen säger, region för region
Europeiska unionen
- [Förordning 852/2004, artikel 5](https://www.legislation.gov.uk/eur/2004/852/article/5/data.htm?view=plain) begär "dokument och register som motsvarar livsmedelsföretagets art och storlek". Du måste tillhandahålla bevis "på det sätt som den behöriga myndigheten kräver". Du måste bevara register "under en lämplig period". Det finns ingen regel på papper eller digitalt, och inget antal månader.
- [Kommissionens meddelande 2022/C 355/01](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/HTML/?uri=CELEX:52022XC0916(01)) är en officiell vägledning om HACCP-flexibilitet. Det står att register "kan förvaras elektroniskt så länge de kan göras tillgängliga för de behöriga myndigheterna på deras begäran" och "bör förvaras under en lämplig tidsperiod i vilket format som helst". Det noteras också att inom catering äts maten kort efter att den tillagats.
Vissa EU-länder går längre:
- [Ungern](https://portal.nebih.gov.hu/documents/10182/406632/GHP_press_low.pdf/36f7dfad-0890-4950-b5e6-58bd71418b99): pappers- eller elektroniskt material; förvara register på plats där myndigheten kan se dem, i minst 1 år.
- [Tjeckien](https://www.psp.cz/sqw/sbirka.sqw?cz=137&r=2004): kritiska punkter i skriftlig eller elektronisk form. Övervakningsregister 14 dagar; kontrollerar att systemet fungerar, 1 år.
- [Frankrike](https://info.agriculture.gouv.fr/boagri/instruction-2024-528): inget formulär krävs. Register förs så att de kan visas vid en officiell kontroll.
- [Finland](https://www.finlex.fi/fi/lainsaadanto/2021/318): förvara egenkontrollregister minst 1 år efter livsmedlets datum, tillgängliga för myndigheten.
- [Danmark](https://foedevarestyrelsen.dk/kost-og-foedevarer/start-og-drift-af-foedevarevirksomhed/egenkontrol-og-risikoanalyse): papper eller digital; ingen bestämd tid.
Storbritannien och kronbesittningar
- England och Wales: FSA:s Safer Food, Better Business-paket säger att man kan föra en elektronisk dagbok. Food Safety Act 1990, paragraf 32 låter tjänstemän granska register "i vilken form de än förvaras".
- Skottland: Guiden CookSafe tillåter elektronisk registrering av övervakning och kräver att register sparas under en lämplig period.
- Jersey och Guernsey: Uppgifter måste uppvisas för tjänstemän; vi fann ingen fastställd tidsperiod.
- Isle of Man och Gibraltar: ej bekräftat.
Irland
- Restauranger, kaféer och avhämtningsställen omfattas av SI 369/2006, bestämmelse 5.
- Hur länge ska register sparas:
- 3 månader efter "bäst före"-datumet
- 1 år efter "bäst före"-datumet
- 3 månader efter försäljning, för livsmedel för omedelbar konsumtion
- 3-årsregeln i SI 22/2020 gäller för företag som är registrerade eller godkända enligt dessa förordningar, inte för de flesta restauranger.
Nordiska länder
- Norge: Mattilsynet accepterar en pärm, en anteckningsbok, ett digitalt dokument eller en app. Dokumentation måste visas vid inspektion; verksamheten bestämmer hur länge.
- Danmark: papper eller digitalt (ovan).
- Finland: minst 1 år (över).
- Sverige: Livsmedelsverkets kontrollwiki talar om en "lagom lång period" bortom hållbarhetstid.
- Island: ej bekräftat.
USA och Kanada
- USA: FDA:s livsmedelskod är en modell som staterna antar. Den anger inte en generell period eller ett format. Den kräver att vissa specifika register, såsom kylnings- och kylförvaringsregister, ska vara tillgängliga för tillsynsmyndigheten på begäran. Märkning av skaldjur och register över destruktion av fiskparasiter: 90 dagar. Din stat eller ditt län kan lägga till fler.
- Kanada: CFIA säger att register kan vara papperskopior eller elektroniska. Restauranger följer mestadels provinsiella regler. I Ontario kräver O. Reg. 493/17 att skadedjursbekämpningsregister och livsmedelsinköpsregister ska sparas i minst ett år.
Australien och Nya Zeeland
- Australien: FSANZ säger att en registrering kan vara "i vilken form som helst (inklusive elektronisk)". Enligt standard 3.2.2A måste registreringar sparas i minst 3 månader.
- Nya Zeeland: Life Regulations 2015 kräver att register ska vara läsbara, korrekta, fullständiga och tillgängliga, och sparas i minst fyra år.
Latinamerika
- Mexiko: NOM-251-SSA1-2009 definierar en post som information "elektronisk eller inte" (elektronisk eller inte). Regler för dess förvaring och visning finns skrivna för fabriker. För restauranger fann vi ingen fastställd tidsperiod.
- Brasilien: ANVISA RDC 216/2004 begär att register ska sparas i minst 30 dagar. Delstater och städer kan begära mer.
Turkiet, Gulfen, Asien, Balkan och Östeuropa
- Turkiet: Förordningen om livsmedelshygien kräver att register ska lämnas till ministeriet på begäran och sparas under "en lämplig period".
- Ej bekräftat: Förenade Arabemiraten, Qatar, Saudiarabien, Japan, Singapore, Malaysia, Indien, Balkan, Ryssland, Vitryssland, Ukraina och Moldavien. Vi hittade inget officiellt svar som vi kunde bekräfta, så tabellen visar "ej bekräftat". Fråga din lokala myndighet.
6. Hur länge ska register sparas
Det finns ingen enskild världsregel. Här är vad vi bekräftade:
| Land | Period | Typ |
|---|---|---|
| Nya Zeeland | Minst 4 år | Juridik |
| Ungern | Minst 1 år | Juridik |
| Finland | Minst 1 år efter livsmedlets datum | Lag |
| Irland | 3 månader efter bäst före-datum; 1 år efter bäst före-datum; 3 månader efter försäljning för livsmedel som äts direkt | Lag |
| Tjeckien | 14 dagar för övervakning; 1 år för verifiering och ändringar | Lag |
| Ontario (Kanada) | Minst 1 år (skadedjursbekämpning, livsmedelsinköp) | Lag |
| Australien | Minst 3 månader | Juridik (Standard 3.2.2A) |
| Brasilien | Minst 30 dagar | Lag (federal) |
| Belgien | 6 månader efter livsmedlets datum | Godkänd sektorguide |
| Slovenien | Minst 3 månader, 1 år rekommenderas | Godkänd sektorguide |
| England / Wales | Inte fastställt; spara dagbokssidor tills nästa tjänstemansbesök | FSA-riktlinjer |
| EU, Norge, Danmark, Tyskland, Spanien, Frankrike, Turkiet | Ej fastställd; "en lämplig period" | Lag/vägledning |
Praktiskt tips: Om ditt land inte har något nummer, spara åtminstone allt sedan den senaste inspektionen, och spara längre för livsmedel med lång hållbarhet. Chef Hygiene raderar inte sparade checkposter på en timer. De sparas tills du tar bort företaget eller kontot. Ett inspektionspaket räcker till upp till 731 dagar.
7. Efter typ av verksamhet
Reglerna ovan gäller för alla livsmedelsföretag. Det som ändras är vad inspektören troligtvis kommer att fråga efter, och vilket sätt att dela som passar dig.
Restaurang
Vad inspektören tittar mest på: tillagnings- och kyltemperaturer, kylskåpskontroller och rengöring.
Bästa sättet att dela: skriv ut paketet för de begärda datumen, eller skicka länken om handläggaren vill titta före besöket. Om du har mer än en restaurang har varje plats sina egna register.
Avhämtning
Vad inspektören tittar mest på: information om varmhållning, återuppvärmning och allergener, eftersom beställningar lämnar byggnaden snabbt.
Bästa sättet att dela: Ett kort paket, till exempel de senaste 4 veckorna, besvarar ofta frågan på några minuter. QR-koden visas snabbt vid disken.
Café
Vad inspektören tittar mest på: mjölk- och kakkylskåp, smörgåsberedning och städning.
Bästa sättet att dela: Med små team och korta arbetspass innebär kontroller på en surfplatta att dokumenten finns på ett ställe när ägaren inte är där.
Bageri / konditori
Vad inspektören tittar mest på: kylning av bakverk, grädde- och fyllningstemperaturer, allergener och datum på etiketter.
Bästa sättet att dela: inkludera leverans- och allergenuppgifter i paketet. Använd CSV-filerna om du även delar uppgifter med en grossistkund.
Dessertbutik / sötsaker
Vad inspektören tittar mest på: frys- och displaytemperaturer (glass, kylda desserter) och allergener.
Bästa sättet att dela: Temperaturregistreringar över en längre period spelar roll här. Välj ett brett datumintervall när du skapar paketet.
Pub / bar / klubb
Vad inspektören tittar mest på: livsmedelskontroller om du serverar mat, plus rengöring av källare och glasdiskmaskin.
Bästa sättet att dela: Om personen som utför kontrollerna inte är i tjänst när handläggaren ringer sparar en länk som skickas från chefens telefon besöket.
Församlingshus / lokal
Vad inspektören tittar mest på: vem som lagade mat till varje evenemang, temperaturer på evenemangsdagarna och städning före och efter.
Bästa sättet att dela: skapa ett paket för bara evenemangsdatumen. En kort länk (1 dag) räcker ofta för en evenemangsarrangör eller handläggare.
Närbutik / livsmedelsbutik
Vad inspektören tittar mest på: kyldisplayens och kylskåpstemperaturerna, bäst före-datum och leveranser.
Bästa sättet att dela: dagliga kylskåpskontroller under veckor eller månader; ett utskrivet paket är enkelt att lämna till polisen.
Skol-/förskolekök
Vad inspektören tittar mest på: allergener och specialdieter, tillagningstemperaturer och personalutbildning.
Bästa sättet att dela: Länken låter ett skolkontor eller en lokal myndighet se register utan att behöva besöka köket. Välj den kortaste tiden som fungerar.
Cateringfirma / matbil
Vad inspektören tittar mest på: temperaturer under transport och vid evenemanget, samt var maten tillagades.
Bästa sättet att dela: Inspelningar visas live på din telefon eller surfplatta, inte i en mapp som lämnats kvar vid basen, och kökssurfplattan fortsätter att fungera utan signal. Kom ihåg att det krävs internet för att skapa ett paket eller en länk.
8. Förberedelser inför inspektörens begäran
- Känn till ditt lands rad i tabellen ovan.
- Fyll i kryssrutorna samma dag som de inträffar, så att varje registrering har rätt datum och tid.
- Åtgärda brister ärligt. Om en kontroll missades, skriv ner vad som hände och vad du gjorde. I Chef Hygiene lägger du till en korrigerande post, eftersom sparade poster inte kan ändras.
- Öva på att göra en förpackning innan du behöver en, så att du vet var knappen sitter.
- Bestäm vem som kan skicka en länk. Behåll den för chefen eller ägaren.
- Spara äldre pappershandlingar så länge ditt land begär det, eller skanna in dem.
- På dagen: fråga inspektören vilka datum de vill ha, skriv sedan ut eller skicka länken för exakt dessa datum.
Kom ihåg: ingen app eller mapp garanterar ett betyg. Inspektörer bedömer hur du faktiskt hanterar livsmedel, dina lokaler och hur du hanterar livsmedelssäkerheten. Bra register hjälper dig att visa det.
9. Vanliga frågor
Är en digital handling lika bra som en pappershandling?
I de länder vi kontrollerade, ja, så länge inspektören kan se det när de frågar. EU:s riktlinjer säger att register "kan förvaras elektroniskt" om de görs tillgängliga på begäran.
Måste jag skriva ut mina register åt inspektören?
Vanligtvis inte, men om tjänstemannen ber om papper, skriv ut paketet. I Chef Hygiene öppnas enhetens utskriftsskärm när du väljer "Skriv ut eller spara som PDF".
Skapar Chef Hygiene en PDF-fil?
Inte av sig själv. Den öppnar enhetens utskriftsskärm, där du kan välja "Spara som PDF" (eller Dela, sedan "Spara till filer" på iPhone).
Vad är inspektörslänken?
En säker webblänk till en skrivskyddad kopia av ditt inspektörspaket. Det fungerar i 1, 3 eller 7 dagar, och du väljer vilket.
Behöver inspektören ett konto eller appen?
Nej. Länken öppnas i vilken webbläsare som helst.
Kan inspektören ändra mina register via länken?
Nej. Länken är skrivskyddad. De kan visa, skriva ut, spara som PDF eller ladda ner CSV-filer.
Kan jag stoppa en länk i förtid?
Ja. Tryck på "Stoppa den här länken" när som helst.
Kan jag se om inspektören öppnade länken?
Ja. Appen visar hur många gånger länken öppnades och när.
Hur länge kan en länk hålla?
1, 3 eller 7 dagar. Det finns ingen permanent länk.
Kan jag skapa en länk utan internet?
Nej. Att skapa ett paket eller en länk kräver internet, och det gäller även att öppna länken.
Fungerar kökssurfplattan offline?
Ja. Checkar sparas på enheten och skickas när internetanslutningen återkommer.
Kan jag redigera en post efter att jag har sparat den?
Nej. Sparade poster kan inte ändras. Du lägger till en ny post som korrigerar den.
Kan jag visa poster från flera webbplatser?
Varje plats har sina egna register och sitt eget paket. Skapa ett paket för varje plats som inspektören frågar om.
Hur många dagar räcker ett paket?
Upp till 731 dagar.
Kan jag ge inspektören ett kalkylblad?
Ja. Du kan ladda ner CSV-filer med dina journaler, utbildning och allergeninformation.
Ingår foton?
Ja. Foton visas i paketet och på en hel sida när du skriver ut.
Kan jag lägga till mina gamla pappersdagböcker?
Ja. Skanna dem med den inbyggda skannern. Varje skannad sida listas i förpackningen med en fingeravtryckskod.
Hur länge måste jag spara livsmedelssäkerhetsregister?
Det beror på landet. Nya Zeeland säger 4 år, Ungern och Finland minst 1 år och Australien minst 3 månader. Många länder anger inget antal. Se avsnitt 6 och tabellen.
Hur länge sparar Chef Hygiene mina register?
Sparade checkposter raderas inte enligt en timer. De finns kvar tills du tar bort företaget eller kontot.
Fastställer EU en lagringsperiod?
Nej. Artikel 5 i förordning 852/2004 säger "en lämplig period". Vissa länder lägger till sitt eget nummer.
Hur länge i Irland?
För de flesta restauranger: 3 månader efter bäst före-datum, 1 år efter bäst före-datum eller 3 månader efter försäljning för mat som äts direkt (SI 369/2006).
Hur länge i England och Wales?
Lagen anger inget antal. FSA:s riktlinjer för säkrare mat, bättre företag säger att man ska spara dagbokssidor tills nästa besök av en tjänsteman.
Hur länge i USA?
FDA:s livsmedelskod har ingen generell tidsfrist. Vissa register, såsom etiketter för skaldjur, sparas i 90 dagar. Fråga din delstat eller kommun.
Accepteras digitala dokument i Kanada?
CFIA accepterar papperskopior eller elektroniska dokument enligt federala regler. Restauranger följer oftast provinsiella regler. Kontrollera med din provins.
Accepteras digitala dokument i Australien?
Ja. FSANZ säger att en handling kan vara i vilken form som helst, inklusive elektronisk, och sparas i minst 3 månader.
Vad händer om mitt land är "inte bekräftat" i tabellen?
Vi kunde inte hitta ett officiellt svar som vi kunde kontrollera. Fråga din lokala livsmedelsmyndighet vilket format och vilken period de förväntar sig.
Kommer digitala dokument att ge mig ett bättre betyg?
Ingen app garanterar ett betyg. Inspektörer bedömer din livsmedelshantering, lokaler och ledning. Tydliga register hjälper dig att visa god ledning.
Vad betyder "förtroende för ledningen" i Storbritannien?
I det brittiska betygssystemet tittar tjänstemannen på hur ni hanterar livsmedelssäkerhet, "och tittar på processer, utbildning och system", för att bedöma om standarderna kommer att upprätthållas.
Är det säkert att skicka register via länk?
Länken är hemlig och endast dess fingeravtryck lagras. Men alla som har länken kan se uppgifterna tills den upphör, så skicka den bara till den person som frågade.
Kan jag visa QR-koden igen senare?
Endast på den enhet som länkade.
Behöver jag fortfarande en livsmedelssäkerhetsplan?
Ja. Register visar att ni följer er plan. I EU kräver artikel 5 förfaranden baserade på HACCP-principer.
Vad händer om en check missades?
Fyll inte i det senare som om det hände i tid. Anteckna vad som hände och vad du gjorde. Inspektörer letar efter ärliga, daterade register.
Kan personalen göra kontroller på sitt eget språk?
Ja. Chef Hygiene arbetar på många språk, och registren förblir desamma för inspektören.
Kan jag behålla både papper och digitalt samtidigt?
Ja. Många företag kör båda under en kort tid medan de byter. Se bara till att inspektören kan se en komplett uppsättning.
Var kan jag ta reda på vilka register jag ska spara?
Läs vår guide: Digitala livsmedelssäkerhetsregister: den kompletta guiden.
10. Officiella källor
- EU: Förordning (EG) nr 852/2004, artikel 5, Kommissionens meddelande 2022/C 355/01)
- Storbritannien: Säkrare mat, bättre företag, Lag om livsmedelssäkerhet 1990 s32, CookSafe (Skottland), FHRS-vägledning för företag
- Irland: SI 369/2006, SI 22/2020
- Norden: Mattilsynet, Fødevarestyrelsen, Finlands dekret 318/2021, Livsmedelsverket
- Europa: Frankrike DGAL 2024-528, Ungern NÉBIH-vägledning, Tjeckien förordning 137/2004, Belgien AFSCA-vägledning G-023, Tyskland LMHV, Spanien RD 1021/2022, Turkiet
- Nordamerika: FDA Food Code 2022, CFIA-registerhållning, Ontario O. Reg. 493/17, Mexiko NOM-251
- Oceanien och Brasilien: FSANZ evidensverktyg, Nya Zeelands livsmedelsförordningar 2015, ANVISA RDC 216/2004
Förvara dina register redo att skrivas ut eller delas med Chef Hygiene: