Хартиени срещу цифрови записи за безопасност на храните: Отпечатайте PDF или изпратете линк на вашия инспектор
Хартиени или цифрови записи за безопасност на храните? Какво приемат 63 държави, колко дълго да се съхраняват записи и как да отпечатате PDF файл или да изпратите на инспектора си защитен линк.
· Chef Hygiene
Трябва ли да разпечатате документите си за безопасност на храните или да изпратите линк на инспектора? И двата варианта работят на повечето места, стига инспекторът да може да види пълни и датирани записи, когато ги поиска. Законът за храните в ЕС, Обединеното кралство и много други страни изисква да съхранявате записи и да ги показвате при поискване, но повечето закони не казват „хартия“. В Chef Hygiene можете да правите и двете от едни и същи записи. Разпечатайте ги или ги запазете като PDF файл от екрана за печат на вашето устройство. Или изпратете защитен линк само за четене, който е валиден 1, 3 или 7 дни.
Това ръководство е за един момент: инспекторът иска да види вашите записи. В него са обяснени двата начина за предаването им, какво гласи законът във всяка от нашите 63 държави, колко дълго да се съхраняват записи и какви промени се случват за всеки вид хранителен бизнес. Ако искате да знаете кои записи да съхранявате и как да преминете от хартия към приложение, прочетете нашето предишно ръководство: Цифрови записи за безопасност на храните: пълното ръководство.
Съдържание
- Краткият отговор
- Защо хартията се усеща като бреме
- Два начина да покажете записите си: печат или линк
- Всяка страна с един поглед (голямата маса)
- Какво казва законът, регион по регион
- Колко дълго да се съхраняват записи
- По вид дейност
- Подготовка за искането на инспектора
- Често задавани въпроси
- Официални източници
1. Краткият отговор
- Трябва да съществуват записи и да бъдат представени. В ЕС, Регламент (ЕО) № 852/2004, член 5 изисква от предприятията за хранителни продукти да съхраняват документи и записи, които отговарят на размера и естеството на бизнеса, и да предоставят на органа доказателства за съответствие „по начина, изискван от компетентния орган“.
- Цифровият формат се приема в проверените от нас страни. В собствените насоки на Европейската комисия се казва, че „записите могат да се съхраняват електронно, стига да могат да бъдат предоставени на компетентните органи по тяхно искане“. Англия, Шотландия, Норвегия, Дания, Финландия, Унгария, Чехия, Франция, Канада (федерални правила), Австралия и Мексико казват същото със свои думи (вижте таблицата).
- Рядко има един фиксиран период на съхранение. Някои държави определят определен брой (Нова Зеландия 4 години, Финландия и Унгария поне 1 година, Австралия поне 3 месеца). Много държави не определят такъв период и казват „подходящ период“. Където не успяхме да потвърдим дадено правило, таблицата го посочва. Проверете с местните власти.
- Форматът е ваш избор. Истинското изпитание е едно и също навсякъде: инспекторът трябва да може да вижда пълни, датирани записи, когато го поиска.
2. Защо хартията се усеща като бреме
Попитайте всеки собственик на кухня за хартиените записи и ще чуете същите неща. Тук не цитираме проучване, а просто ежедневен опит:
- Папката се съхранява на едно място. Когато инспекторът пристигне, някой трябва да я намери и тя може да е в офиса, колата или чантата на управителя.
- Страниците се пълнят. Някой трябва да отпечата нови листове, да пробие дупки и да подреди старите.
- Кухните са трудни за работа с хартия. Водата, мазнините и топлината не се смесват добре с клипбордовете.
- Почеркът е различен. Уморена „4“ може да изглежда като „9“ в края на дълга смяна.
- Няколко обекта означават няколко папки. Собственик с две или три места не може да види днешните чекове, без да се разходи с кола.
- Показването на записите отнема време. Инспекторът чака, докато преглеждате месеци наред страници, за да намери седмицата, за която е поискал.
Нищо от това не означава, че хартията е незаконна. В повечето страни е приемливо. Просто е по-бавно да се съхранява и по-бавно да се показва. Ако хартията ви е удобна, дръжте я подредена, с дата и на едно място. Ако не е така, това ръководство показва дигиталния път.
3. Два начина да покажете записите си: печат или линк
Chef Hygiene ви предлага два начина за предаване на едни и същи записи. И двата начина започват от пакета за инспектори: вие избирате датите (до 731 дни в един пакет) и приложението събира вашите проверки в един изглед.
Вариант А: отпечатайте го или го запазете като PDF
- Докоснете „Печат или запазване като PDF“. Това отваря собствения екран за печат на вашето устройство. Chef Hygiene не създава отделен PDF файл. Вашият телефон, таблет или компютър прави това.
- На Android изберете „Запазване като PDF“. На iPhone използвайте „Споделяне“, след което „Запазване във файлове“. На компютър изберете принтер или „Запазване като PDF“.
- Оформлението за печат показва снимките на цяла страница и изброява всички сканирани страници на хартия с пръстов отпечатък SHA-256. Това е кратък код, който се променя, ако сканирането бъде променено.
- Можете също да изтеглите CSV файлове с вашите записи, обучение и информация за алергени.
Най-подходящо за: инспектор, който иска документи в деня на провеждане, файл за изпращане по имейл или ваш собствен архив.
Вариант Б: изпратете на инспектора защитена връзка
- Направете пакета за датите, които инспекторът иска.
- Докоснете „Защитена връзка за инспектора“ и изберете колко дълго ще е валидна: 1, 3 или 7 дни.
- Добавете име, ако желаете (например офиса на инспектората), след което докоснете „Създаване на връзката“.
- Покажете QR кода на екрана си, докоснете „Копиране на връзката“ или докоснете „Изпращане на връзката“, за да използвате менюто за споделяне на телефона си.
Какво получава инспекторът:
- Не е необходим акаунт и не е необходимо приложение. Линкът се отваря в нормален браузър.
- Само за четене. Те могат да преглеждат, отпечатват, запазват като PDF или изтеглят CSV файловете, но не могат да променят нищо.
- Същият пакет, който виждате.
Какво контролирате:
- Можете да прекратите връзката по всяко време.
- Можете да видите колко пъти и кога е било отваряно.
- Когато времето изтече, връзката спира да работи.
- Всеки, който има линка, може да види тези записи до края му, така че го изпратете само на човека, който го е поискал.
- QR кодът може да се покаже отново само на устройството, което го е създало.
Най-подходящо за: инспектор, който изисква записи преди или след посещението, централен офис, който проверява няколко обекта, или всеки, който предпочита да не разпечатва.
Неща, които трябва да знаете, за да няма изненади
- Запазените записи не могат да бъдат редактирани. Ако нещо не е наред, добавяте нов запис, който го коригира. Всеки запис запазва часа на проверката, часа на достигане до сървъра и името на служителя, който го е направил.
- Кухненският таблет работи без интернет. Чековете се запазват на устройството и се изпращат, когато връзката се възстанови. Необходим ви е интернет, за да направите пакета, да създадете линк и инспекторът да отвори линка.
- Старите хартиени плочи могат да бъдат с вас. Сканирайте ги в приложението и те ще се появят в пакета с пръстовия си отпечатък.
- Приложението не решава какво ще приеме инспекторът. То ви предоставя пълни, датирани записи, които са лесни за показване. Органите на вашата държава решават останалото.
4. Всяка държава с един поглед
Как да четем таблицата:
- Разрешено е цифровото предаване? Официален източник посочва ли, че записите могат да се съхраняват електронно?
- Показват ли се при поискване? Трябва ли записите да бъдат показани на инспектора?
- Колко дълго да се съхранява? Периодът на съхранение, ако е зададен такъв.
- „Не е потвърдено“ означава, че не сме намерили официален отговор. Попитайте местните власти.
- Държави от ЕС: Насоките на Европейската комисия от 2022 г. приемат електронни записи и изискват „подходящ период“, а член 5 от Регламент 852/2004 изисква доказателства при поискване. Тези редове гласят това, дори когато не открихме национален текст.
| Държава | Разрешено ли е дигитално изображение? | Показване при поискване? | Колко дълго да се съхранява? |
|---|---|---|---|
| Албания | Не е потвърдено: попитайте вашия орган | Не е потвърдено: попитайте вашия орган | Не е потвърдено: попитайте вашия орган |
| Андора | Не е потвърдено: попитайте вашия орган | Не е потвърдено: попитайте вашия орган | Не е потвърдено: попитайте вашия орган |
| Австралия | Да | Не е потвърдено: попитайте вашия орган | Поне 3 месеца |
| Австрия | Да (насоки на ЕС) | Да (законодателство на ЕС, член 5) | Не е установено в закон; официално ръководство: поне 1 година за някои записи |
| Беларус | Не е потвърдено: попитайте вашия орган | Не е потвърдено: попитайте вашия орган | Не е потвърдено: попитайте вашия орган |
| Белгия | Да (насоки на ЕС) | Да (законодателство на ЕС, член 5) | 6 месеца след датата на годност на храната (одобрено ръководство) |
| Босна и Херцеговина | Не е потвърдено: попитайте вашия орган | Не е потвърдено: попитайте вашия орган | Не е потвърдено: попитайте вашия орган |
| Бразилия | Не е потвърдено: попитайте вашия орган | Не е потвърдено: попитайте вашия орган | Най-малко 30 дни (федерално) |
| България | Да (насоки на ЕС) | Да (право на ЕС, член 5) | Не е установено в правото на ЕС („подходящ период“); националното правило не е потвърдено |
| Канада | Да (федерални правила) | Не е потвърдено: попитайте вашия орган | Провинциални правила (Онтарио: поне 1 година за някои записи) |
| Хърватия | Да (насоки на ЕС) | Да (право на ЕС, член 5) | Не е установено в правото на ЕС („подходящ срок“); националното правило не е потвърдено |
| Кипър | Да (насоки на ЕС) | Да (право на ЕС, член 5) | Не е установено в правото на ЕС („подходящ срок“); националното правило не е потвърдено |
| Чехия | Да | Да (право на ЕС, член 5) | 14 дни (мониторинг); 1 година (проверка, промени) |
| Дания | Да | Да | Не е зададено |
| Естония | Да (насоки на ЕС) | Да (право на ЕС, член 5) | Не е установено в правото на ЕС („подходящ срок“); националното правило не е потвърдено |
| Финландия | Да | Да | Най-малко 1 година след датата на годност на храната |
| Франция | Да (всеки формат) | Да | Не е установено със закон |
| Германия | Да (насоки на ЕС) | Да (законодателство на ЕС, член 5) | Не е зададено за кухненски записи |
| Гибралтар | Не е потвърдено: попитайте вашия орган | Не е потвърдено: попитайте вашия орган | Не е потвърдено: попитайте вашия орган |
| Гърция | Да (насоки на ЕС) | Да (право на ЕС, член 5) | Не е установено в правото на ЕС („подходящ срок“); националното правило не е потвърдено |
| Гърнси | Не е потвърдено: попитайте вашия орган | Да | Не е зададено („подходящ период“) |
| Унгария | Да | Да | Най-малко 1 година |
| Исландия | Не е потвърдено: попитайте вашия орган | Не е потвърдено: попитайте вашия орган | Не е потвърдено: попитайте вашия орган |
| Индия | Не е потвърдено: попитайте вашия орган | Не е потвърдено: попитайте вашия орган | Не е потвърдено: попитайте вашия орган |
| Ирландия | Да (насоки на ЕС) | Да (законодателство на ЕС, член 5) | 3 месеца след годност; 1 година след изтичане на срока на годност; 3 месеца след продажбата за храна, консумирана наведнъж |
| Остров Ман | Не е потвърдено: попитайте вашия орган | Не е потвърдено: попитайте вашия орган | Не е потвърдено: попитайте вашия орган |
| Италия | Да (насоки на ЕС) | Да (право на ЕС, член 5) | Не е установено в правото на ЕС („подходящ срок“); националното правило не е потвърдено |
| Япония | Не е потвърдено: попитайте вашия орган | Не е потвърдено: попитайте вашия орган | Не е потвърдено: попитайте вашия орган |
| Джърси | Не е потвърдено: попитайте вашия орган | Да | Не е потвърдено: попитайте вашия орган |
| Косово | Не е потвърдено: попитайте вашия орган | Не е потвърдено: попитайте вашия орган | Не е потвърдено: попитайте вашия орган |
| Латвия | Да (насоки на ЕС) | Да (право на ЕС, член 5) | Не е установено в правото на ЕС („подходящ срок“); националното правило не е потвърдено |
| Лихтенщайн | Не е потвърдено: попитайте вашия орган | Не е потвърдено: попитайте вашия орган | Не е потвърдено: попитайте вашия орган |
| Литва | Да (насоки на ЕС) | Да (право на ЕС, член 5) | Не е установено в правото на ЕС („подходящ срок“); националното правило не е потвърдено |
| Люксембург | Да (насоки на ЕС) | Да (право на ЕС, член 5) | Не е установено в правото на ЕС („подходящ срок“); националното правило не е потвърдено |
| Малайзия | Не е потвърдено: попитайте вашия орган | Не е потвърдено: попитайте вашия орган | Не е потвърдено: попитайте вашия орган |
| Малта | Да (насоки на ЕС) | Да (право на ЕС, член 5) | Не е установено в правото на ЕС („подходящ срок“); националното правило не е потвърдено |
| Мексико | Да | Не е потвърдено за ресторанти | Не е зададено за ресторанти |
| Молдова | Не е потвърдено: попитайте вашия орган | Не е потвърдено: попитайте вашия орган | Не е потвърдено: попитайте вашия орган |
| Монако | Не е потвърдено: попитайте вашия орган | Не е потвърдено: попитайте вашия орган | Не е потвърдено: попитайте вашия орган |
| Черна гора | Не е потвърдено: попитайте вашия орган | Не е потвърдено: попитайте вашия орган | Не е потвърдено: попитайте вашия орган |
| Нидерландия | Да (насоки на ЕС) | Да (право на ЕС, член 5) | Не е установено в правото на ЕС („подходящ срок“); националното правило не е потвърдено |
| Нова Зеландия | Не е посочено (записите трябва да са достъпни) | Да | Най-малко 4 години |
| Северна Македония | Не е потвърдено: попитайте вашия орган | Не е потвърдено: попитайте вашия орган | Не е потвърдено: попитайте вашия орган |
| Норвегия | Да | Да | Не е зададено (бизнесът решава) |
| Полша | Да (насоки на ЕС) | Да (право на ЕС, член 5) | Не е установено в правото на ЕС („подходящ срок“); националното правило не е потвърдено |
| Португалия | Да (насоки на ЕС) | Да (законодателство на ЕС, член 5) | Не е потвърдено (дневници за температурата на замразени храни: поне 1 година) |
| Катар | Не е потвърдено: попитайте вашия орган | Не е потвърдено: попитайте вашия орган | Не е потвърдено: попитайте вашия орган |
| Румъния | Да (насоки на ЕС) | Да (право на ЕС, член 5) | Не е установено в правото на ЕС („подходящ срок“); националното правило не е потвърдено |
| Русия | Не е потвърдено: попитайте вашия орган | Не е потвърдено: попитайте вашия орган | Не е потвърдено: попитайте вашия орган |
| Сан Марино | Не е потвърдено: попитайте вашия орган | Не е потвърдено: попитайте вашия орган | Не е потвърдено: попитайте вашия орган |
| Саудитска Арабия | Не е потвърдено: попитайте вашия орган | Не е потвърдено: попитайте вашия орган | Не е потвърдено: попитайте вашия орган |
| Сърбия | Не е потвърдено: попитайте вашия орган | Не е потвърдено: попитайте вашия орган | Не е потвърдено: попитайте вашия орган |
| Сингапур | Не е потвърдено: попитайте вашия орган | Не е потвърдено: попитайте вашия орган | Не е потвърдено: попитайте вашия орган |
| Словакия | Да (насоки на ЕС) | Да (право на ЕС, член 5) | Не е установено в правото на ЕС („подходящ срок“); националното правило не е потвърдено |
| Словения | Да (насоки на ЕС) | Да | Най-малко 3 месеца (одобрено ръководство) |
| Испания | Да (насоки на ЕС) | Да (право на ЕС, член 5) | Не е установено в националното законодателство |
| Швеция | Да (насоки на ЕС) | Да (законодателство на ЕС, член 5) | Не е зададено: „разумно дълъг период“ след срока на годност |
| Швейцария | Не е потвърдено: попитайте вашия орган | Не е потвърдено: попитайте вашия орган | Не е посочено в Наредбата за хигиена |
| Турция | Не е потвърдено: попитайте вашия орган | Да | Не е зададено („подходящ период“) |
| Украйна | Не е потвърдено: попитайте вашия орган | Не е потвърдено: попитайте вашия орган | Не е потвърдено: попитайте вашия орган |
| Обединени арабски емирства | Не е потвърдено: попитайте вашия орган | Не е потвърдено: попитайте вашия орган | Не е потвърдено: попитайте вашия орган |
| Обединено кралство | Да | Да | Не е зададено (указания за Англия/Уелс: до следващото посещение на служител) |
| Съединени щати | Не е зададено (прилагат се държавни правила) | Някои записи, при поискване | Няма общ период (някои записи 90 дни) |
Проверено от официални източници през октомври 2026 г. Правилата се променят, така че винаги проверявайте със собствен авторитет.
5. Какво казва законът, регион по регион
Европейски съюз
- [Регламент 852/2004, член 5](https://www.legislation.gov.uk/eur/2004/852/article/5/data.htm?view=plain) изисква „документи и записи, съответстващи на естеството и размера на хранителното предприятие“. Трябва да предоставите доказателства „по начина, изискван от компетентния орган“. Трябва да съхранявате записи „за подходящ период“. Няма правило за хартиен или дигитален формат, нито брой месеци.
- [Известие на Комисията 2022/C 355/01](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/HTML/?uri=CELEX:52022XC0916(01)) е официално ръководство за гъвкавост на HACCP. В него се казва, че записите „могат да се съхраняват електронно, стига да могат да бъдат предоставени на компетентните органи по тяхно искане“ и „следва да се съхраняват за подходящ период от време във всякакъв формат“. В него се отбелязва също, че в кетъринга храната се консумира скоро след приготвянето ѝ.
Някои страни от ЕС отиват по-далеч:
- [Унгария](https://portal.nebih.gov.hu/documents/10182/406632/GHP_press_low.pdf/36f7dfad-0890-4950-b5e6-58bd71418b99): на хартиен или електронен носител; съхранявайте записи на място, където органът може да ги види, поне 1 година.
- [Чехия](https://www.psp.cz/sqw/sbirka.sqw?cz=137&r=2004): критични точки в писмена или електронна форма. Записи за мониторинг 14 дни; проверки дали системата работи - 1 година.
- [Франция](https://info.agriculture.gouv.fr/boagri/instruction-2024-528): не се изисква формуляр. Записите се водят, за да могат да бъдат представени при официален контрол.
- [Финландия](https://www.finlex.fi/fi/lainsaadanto/2021/318): съхранявайте записи за самоконтрол поне 1 година след датата на годност на храната, които да са на разположение на органа.
- [Дания](https://foedevarestyrelsen.dk/kost-og-foedevarer/start-og-drift-af-foedevarevirksomhed/egenkontrol-og-risikoanalyse): хартиен или цифров; без фиксиран период.
Обединеното кралство и зависимите територии на Короната
- Англия и Уелс: Пакетът на FSA По-безопасни храни, по-добър бизнес гласи, че можете да водите електронен дневник. Законът за безопасност на храните от 1990 г., раздел 32 позволява на служителите да проверяват записи „в каквато и да е форма, в която се съхраняват“.
- Шотландия: ръководството CookSafe позволява електронно записване на мониторинга и изисква записите да се съхраняват за подходящ период.
- Джърси и Гърнзи: Записите трябва да бъдат предоставени на служителите; не открихме фиксиран период.
- Остров Ман и Гибралтар: не е потвърдено.
Ирландия
- Ресторантите, кафенетата и заведенията за бързо хранене попадат под SI 369/2006, регламент 5.
- Колко дълго да се съхраняват записи:
- 3 месеца след датата „година до“
- 1 година след датата „най-добър до“
- 3 месеца след продажбата, за храна за незабавна консумация
- Правилото за 3 години в SI 22/2020 е за предприятия, регистрирани или одобрени съгласно тези регламенти, а не за повечето ресторанти.
Северни страни
- Норвегия: Mattilsynet приема класьор, бележник, цифров документ или приложение. Записите трябва да се показват при проверка; бизнесът решава колко време.
- Дания: хартиен или дигитален вариант (по-горе).
- Финландия: поне 1 година (по-горе).
- Швеция: уикито за контрол на Livsmedelsverket говори за „разумно дълъг период“ след срока на годност.
- Исландия: не е потвърдено.
САЩ и Канада
- САЩ: Кодексът по храните на FDA е модел, който се приема от отделните щати. Той не определя един общ период или формат. Изисква някои специфични записи, като например записи за охлаждане и съхранение в студено състояние, да бъдат предоставени на регулатора при поискване. Етикети за рибни запаси и записи за унищожаване на рибни паразити: 90 дни. Вашият щат или окръг може да добави още.
- Канада: CFIA посочва, че записите могат да бъдат хартиени или електронни. Ресторантите предимно спазват провинциалните правила. В Онтарио O. Reg. 493/17 изисква записите за борба с вредителите и записите за закупуване на храни да се съхраняват поне 1 година.
Австралия и Нова Зеландия
- Австралия: FSANZ гласи, че записът може да бъде „във всякаква форма (включително електронна)“. Съгласно Стандарт 3.2.2A, записите трябва да се съхраняват поне 3 месеца.
- Нова Зеландия: Регламентът за храните от 2015 г. изисква записите да бъдат четливи, точни, пълни и достъпни, както и да се съхраняват поне 4 години.
Латинска Америка
- Мексико: NOM-251-SSA1-2009 определя запис като информация „electrónica o no“ (електронна или не). Правилата за неговото съхранение и показване са написани за фабрики. За ресторантите не открихме определен период.
- Бразилия: ANVISA RDC 216/2004 изисква записите да се съхраняват поне 30 дни. Щатите и градовете могат да поискат повече.
Турция, Персийския залив, Азия, Балканите и Източна Европа
- Турция: Регламентът за хигиена на храните изисква предоставянето на записи на Министерството при поискване и съхраняването им за „подходящ период“.
- Непотвърдено: ОАЕ, Катар, Саудитска Арабия, Япония, Сингапур, Малайзия, Индия, Балканите, Русия, Беларус, Украйна и Молдова. Не намерихме официален отговор, който бихме могли да потвърдим, така че в таблицата е посочено „непотвърдено“. Попитайте местните власти.
6. Колко дълго да се съхраняват записи
Няма единно световно правило. Ето какво потвърдихме:
| Държава | Период | Вид |
|---|---|---|
| Нова Зеландия | Най-малко 4 години | Право |
| Унгария | Най-малко 1 година | Право |
| Финландия | Най-малко 1 година след датата на годност на храната | Закон |
| Ирландия | 3 месеца след годност; 1 година след изтичане на срока на годност; 3 месеца след продажба за храна, консумирана наведнъж | Закон |
| Чехия | 14 дни за наблюдение; 1 година за проверка и промени | Закон |
| Онтарио (Канада) | Най-малко 1 година (контрол на вредители, покупки на хранителни продукти) | Закон |
| Австралия | Най-малко 3 месеца | Право (Стандарт 3.2.2A) |
| Бразилия | Най-малко 30 дни | Закон (федерален) |
| Белгия | 6 месеца след датата на годност на храната | Ръководство за одобрен сектор |
| Словения | Най-малко 3 месеца, препоръчва се 1 година | Одобрен секторен справочник |
| Англия / Уелс | Не е зададено; пазете страниците от дневника до следващото посещение на служител | Указания на FSA |
| ЕС, Норвегия, Дания, Германия, Испания, Франция, Турция | Не е зададено; „подходящ период“ | Закон / насоки |
Практически съвет: Ако вашата държава не определя номер, запазете поне всичко от последната проверка, а за храни с дълъг срок на годност съхранявайте по-дълго. Chef Hygiene не изтрива запазените записи от проверките с таймер. Те остават, докато не изтриете бизнеса или акаунта. Един пакет за инспектори може да покрие до 731 дни.
7. По вид бизнес
Горните правила важат за всеки хранителен бизнес. Промените се отнасят до това какво е най-вероятно да поиска инспекторът и кой начин на споделяне е подходящ за вас.
Ресторант
Какво проверява най-много инспекторът: температури на готвене и охлаждане, проверки и почистване на хладилника.
Най-добър начин за споделяне: разпечатайте пакета за посочените дати или изпратете линка, ако служителят иска да го прегледа преди посещението. Ако имате повече от един ресторант, всеки обект има свои собствени записи.
Храна за вкъщи
Какво най-много проверява инспекторът: информация за съхранение на топла вода, претопляне и алергени, защото поръчките напускат сградата бързо.
Най-добър начин за споделяне: кратък пакет, например от последните 4 седмици, често отговаря на въпроса за минути. QR кодът се показва бързо на гишето.
Кафе
Какво проверява най-често инспекторът: хладилници за мляко и торти, приготвяне и почистване на сандвичи.
Най-добър начин за споделяне: При малки екипи и кратки смени, проверките на таблет означават, че записите са на едно място, когато собственикът не е там.
Пекарна / сладкарница
Какво проверява най-вече инспекторът: охлаждане на печени изделия, температура на сметаната и пълнежа, алергени и дати на етикетите.
Най-добър начин за споделяне: включете в пакета записи за доставка и алергени. Използвайте CSV файловете, ако споделяте записи и с клиент на едро.
Магазин за десерти / сладкиши
Какво проверява най-вече инспекторът: температури на фризера и витрините (сладолед, охладени десерти) и алергени.
Най-добър начин за споделяне: Тук са важни температурните записи за дълъг период. Изберете широк диапазон от дати, когато правите пакета.
Пъб / бар / клуб
Какво проверява най-вече инспекторът: проверки на храните, ако сервирате храна, плюс почистване на изби и чаши.
Най-добър начин за споделяне: Ако лицето, което извършва проверките, не е на смяна, когато служителят се обади, линк, изпратен от телефона на мениджъра, запазва посещението.
Читалище / място за провеждане
Какво най-много проверява инспекторът: кой е приготвял храната за всяко събитие, температурите в дните на събитията и почистването преди и след това.
Най-добър начин за споделяне: направете пакет само за датите на събитието. Кратка връзка (1 ден) често е достатъчна за организатора на събитието или служителя.
Магазин на ъгъла / хранителни стоки
Какво проверява най-много инспекторът: температури на охладените витрини и в хладилника, срокове на годност и доставки.
Най-добър начин за споделяне: ежедневни проверки на хладилника в продължение на седмици или месеци; лесно е да оставите разпечатан пакет на служителя.
Кухня за училище / детска градина
Какво най-много проверява инспекторът: алергени и специални диети, температури на готвене и обучение на персонала.
Най-добър начин за споделяне: Връзката позволява на училищния бизнес офис или местната власт да виждат записи, без да посещават кухнята. Изберете най-краткото време, което ви е удобно.
Кетъринг / фургон за храна
Какво най-много проверява инспекторът: температурите по време на транспортиране и на събитието, както и къде е приготвена храната.
Най-добър начин за споделяне: Записите се записват на живо на вашия телефон или таблет, а не в папка, оставена в базата, а кухненският таблет продължава да работи без сигнал. Не забравяйте, че създаването на пакет или линк изисква интернет.
8. Подготовка за искането на инспектора
- Запознайте се с реда за вашата държава в таблицата по-горе.
- Попълвайте проверките в деня, в който се случват, така че всеки запис да има правилната дата и час.
- Поправяйте пропуските честно. Ако е била пропусната проверка, запишете какво се е случило и какво сте направили. В Chef Hygiene добавяте коригиращ запис, защото запазените записи не могат да бъдат променяни.
- Упражнявайте се да правите пакет, преди да ви потрябва, за да знаете къде е бутонът.
- Решете кой може да изпрати линк. Запазете го за мениджъра или собственика.
- Съхранявайте по-стари хартиени записи толкова дълго, колкото е изисквано от вашата държава, или ги сканирайте.
- В деня на проверката: попитайте инспектора кои дати искат, след което разпечатайте или изпратете линка за точно тези дати.
Запомнете: никое приложение или папка не гарантира оценка. Инспекторите преценяват как всъщност боравите с храната, вашите помещения и как управлявате безопасността на храните. Добрите записи ви помагат да покажете това.
9. ЧЗВ
Дигиталният запис толкова добър ли е, колкото хартиеният?
В страните, които проверихме, да, стига инспекторът да може да ги види, когато поиска. Насоките на ЕС гласят, че записите „могат да се съхраняват електронно“, ако се предоставят при поискване.
Трябва ли да разпечатвам документите си за инспектора?
Обикновено не, но ако служителят поиска хартия, разпечатайте пакета. В Chef Hygiene, „Печат или запазване като PDF“ отваря екрана за печат на вашето устройство.
Chef Hygiene създава ли PDF файл?
Не само по себе си. Отваря екрана за печат на вашето устройство, където можете да изберете „Запазване като PDF“ (или „Споделяне“, след това „Запазване във файлове“ на iPhone).
Какъв е линкът към инспектора?
Защитена уеб връзка към копие само за четене на вашия инспекторски пакет. Работи 1, 3 или 7 дни и вие избирате кое.
Инспекторът има ли нужда от акаунт или от приложението?
Не. Линкът се отваря във всеки браузър.
Може ли инспекторът да промени записите ми чрез линка?
Не. Връзката е само за четене. Те могат да преглеждат, отпечатват, запазват като PDF или изтеглят CSV файлове.
Мога ли да спра линк преждевременно?
Да. Докоснете „Спрете тази връзка“ по всяко време.
Мога ли да видя дали инспекторът е отворил линка?
Да. Приложението показва колко пъти е била отворена връзката и кога.
Колко дълго може да трае една връзка?
1, 3 или 7 дни. Няма постоянна връзка.
Мога ли да направя линк без интернет?
Не. Създаването на пакет или линк изисква интернет, както и отварянето на линка.
Кухненският таблет работи ли офлайн?
Да. Чековете се запазват на устройството и се изпращат, когато интернет връзката се възстанови.
Мога ли да редактирам запис, след като го запазя?
Не. Запазените записи не могат да бъдат променяни. Добавяте нов запис, който ги коригира.
Мога ли да показвам записи от няколко сайта?
Всеки обект има свои собствени записи и собствен пакет. Направете пакет за всеки обект, за който инспекторът пита.
Колко дни може да покрие една опаковка?
До 731 дни.
Мога ли да дам на инспектора електронна таблица?
Да. Можете да изтеглите CSV файлове с вашите записи, обучение и информация за алергени.
Включени ли са снимки?
Да. Снимките се показват в пакета и на цяла страница, когато ги разпечатвате.
Мога ли да добавя старите си хартиени дневници?
Да. Сканирайте ги с вградения скенер. Всяка сканирана страница е посочена в пакета с код за пръстов отпечатък.
Колко дълго трябва да пазя записи за безопасност на храните?
Зависи от държавата. Нова Зеландия казва 4 години, Унгария и Финландия поне 1 година, а Австралия поне 3 месеца. Много държави не определят число. Вижте раздел 6 и таблицата.
Колко дълго Chef Hygiene пази моите записи?
Запазените записи за чекове не се изтриват с таймер. Те остават, докато не изтриете бизнеса или акаунта.
ЕС определя ли период на съхранение?
Не. Член 5 от Регламент 852/2004 гласи „подходящ период“. Някои държави добавят свой собствен номер.
Колко време ще прекарате в Ирландия?
За повечето ресторанти: 3 месеца след изтичане на срока на годност, 1 година след изтичане на срока на годност или 3 месеца след продажбата за храна, консумирана веднага (SI 369/2006).
Колко време ще има в Англия и Уелс?
Законът не определя брой. Насоките на FSA „По-безопасна храна, по-добър бизнес“ гласят да се пазят страниците от дневника до следващото посещение от служител.
Колко време в САЩ?
Кодексът за храните на FDA няма общ срок за съхранение. Някои записи, като например етикетите на черупкови продукти, се съхраняват 90 дни. Попитайте вашия щат или окръг.
Приемат ли се цифрови записи в Канада?
CFIA приема хартиени или електронни записи съгласно федералните правила. Ресторантите предимно спазват провинциалните правила. Проверете във вашата провинция.
Приемат ли се цифрови записи в Австралия?
Да. FSANZ казва, че записът може да се съхранява във всякаква форма, включително електронна, поне 3 месеца.
Ами ако държавата ми „не е потвърдена“ в таблицата?
Не успяхме да намерим официален отговор, който да проверим. Попитайте местния орган по храните какъв формат и период очакват.
Ще ми донесат ли дигиталните записи по-добра оценка?
Никое приложение не гарантира оценка. Инспекторите преценяват боравенето с храни, помещенията и управлението ви. Ясните записи ви помагат да покажете добро управление.
Какво означава „доверие в мениджмънта“ във Великобритания?
В схемата за оценяване в Обединеното кралство, служителят разглежда как управлявате безопасността на храните, „разглеждайки процесите, обучението и системите“, за да прецени дали стандартите ще бъдат спазени.
Безопасно ли е да се изпращат записи чрез линк?
Връзката е секретна и се съхранява само нейният пръстов отпечатък. Но всеки, който има връзката, може да види записите, докато тя не приключи, така че я изпратете само на човека, който я е поискал.
Мога ли да покажа QR кода отново по-късно?
Само на устройството, което е направило връзката.
Все още ли ми е необходим план за безопасност на храните?
Да. Записите показват, че спазвате плана си. В ЕС член 5 изисква процедури, основани на принципите на HACCP.
Ами ако е пропусната проверка?
Не го попълвайте по-късно, сякаш се е случило навреме. Запишете какво се е случило и какво сте направили. Инспекторите търсят честни и датирани записи.
Може ли персоналът да извършва проверки на собствения си език?
Да. Chef Hygiene работи на много езици и записите остават едни и същи за инспектора.
Мога ли да съхранявам хартиени и дигитални документи едновременно?
Да. Много фирми работят и с двете за кратко време, докато преминат към друг. Просто се уверете, че инспекторът може да види единия пълен комплект.
Къде мога да науча кои записи да водя?
Прочетете нашето ръководство: Цифрови записи за безопасност на храните: пълното ръководство.
10. Официални източници
- ЕС: Регламент (ЕО) № 852/2004, член 5, Известие на Комисията 2022/C 355/01)
- Великобритания: По-безопасни храни, по-добър бизнес, Закон за безопасност на храните от 1990 г., чл. 32, CookSafe (Шотландия), Ръководство на FHRS за бизнеса
- Ирландия: SI 369/2006, SI 22/2020
- Северни страни: Mattilsynet, Fødevarestyrelsen, указ на Финландия 318/2021, Livsmedelsverket
- Европа: Франция DGAL 2024-528, Ръководство за NEBIH на Унгария, Указ № 137/2004 на Чехия, Ръководство за AFSCA на Белгия G-023, Германия LMHV, Испания RD 1021/2022, Турция
- Северна Америка: FDA Food Code 2022, CFIA Record Keeping, Ontario O. Reg. 493/17, Mexico NOM-251
- Океания и Бразилия: Инструмент за данни на FSANZ, Новозеландски регламент за храните от 2015 г., ANVISA RDC 216/2004
Поддържайте документите си готови за печат или споделяне с Chef Hygiene: