Registros de seguridad alimentaria en papel frente a registros digitales: Imprima un PDF o envíe un enlace a su inspector.
¿Registros de seguridad alimentaria en papel o digitales? ¿Qué aceptan 63 países, cuánto tiempo se deben conservar los registros y cómo imprimir un PDF o enviar un enlace seguro al inspector?
· Chef Hygiene
¿Debe imprimir sus registros de seguridad alimentaria o enviar un enlace al inspector? Ambas opciones son válidas en la mayoría de los casos, siempre que el inspector pueda consultar los registros completos y fechados cuando los solicite. La legislación alimentaria en la UE, el Reino Unido y muchos otros países exige conservar los registros y mostrarlos si se solicitan, pero la mayoría de las leyes no especifican que sean en papel. En Chef Hygiene, puede hacer ambas cosas con los mismos registros. Imprímalos o guárdelos como PDF desde la pantalla de impresión de su dispositivo. O bien, envíe un enlace seguro de solo lectura con una validez de 1, 3 o 7 días.
Esta guía se centra en un momento clave: cuando el inspector solicita ver sus registros. Explica las dos formas de entregarlos, la legislación vigente en cada uno de nuestros 63 países, el tiempo de conservación de los registros y las diferencias según el tipo de negocio alimentario. Si desea saber qué registros conservar y cómo digitalizarlos (en lugar de en papel), consulte nuestra guía anterior: Registros digitales de seguridad alimentaria: la guía completa.
Contenido
- La respuesta corta
- Por qué el papel se siente como una carga
- Dos maneras de mostrar sus registros: imprimir o enlazar
- Todos los países de un vistazo (la tabla grande)
- Lo que dice la ley, región por región.
- ¿Cuánto tiempo se deben conservar los registros?
- Por tipo de negocio
- Preparación para la solicitud del inspector
- Preguntas frecuentes
- Fuentes oficiales
1. La respuesta corta
- Los registros deben existir y mostrarse. En la UE, el Reglamento (CE) n.º 852/2004, artículo 5 exige a las empresas alimentarias que mantengan documentos y registros que se ajusten al tamaño y la naturaleza de la empresa, y que proporcionen a la autoridad pruebas de cumplimiento "de la forma que la autoridad competente requiera".
- El formato digital es aceptado en los países que hemos consultado. La propia guía de la Comisión Europea establece que «los registros pueden conservarse electrónicamente siempre que puedan ponerse a disposición de las autoridades competentes que los soliciten». Inglaterra, Escocia, Noruega, Dinamarca, Finlandia, Hungría, República Checa, Francia, Canadá (según la normativa federal), Australia y México afirman lo mismo (véase la tabla).
- Rara vez existe un período de retención fijo. Algunos países establecen un plazo (Nueva Zelanda: 4 años; Finlandia y Hungría: al menos 1 año; Australia: al menos 3 meses). Muchos no establecen ninguno y simplemente indican «un período apropiado». Cuando no pudimos confirmar una norma, así lo indica la tabla. Consulte con su autoridad local.
- El formato es a su elección. La prueba real es la misma en todas partes: el inspector debe poder ver registros completos y fechados cuando los solicite.
2. Por qué el papel se siente como una carga
Pregúntale a cualquier dueño de cocina sobre los registros en papel y escucharás lo mismo. No estamos citando un estudio, sino la experiencia cotidiana:
- La carpeta se guarda en un solo lugar. Cuando llegue el inspector, alguien tendrá que encontrarla, y puede estar en la oficina, en el coche o en la bolsa del gerente.
- Las páginas se llenan. Alguien tiene que imprimir hojas nuevas, perforarlas y archivar las viejas.
- Las cocinas son duras con el papel. El agua, la grasa y el calor no se llevan bien con los portapapeles.
- La letra varía. Un "4" cansado puede parecer un "9" al final de un largo turno.
- Varios sitios significan varias carpetas. Un propietario con dos o tres lugares no puede ver los cheques de hoy sin recorrerlos en coche.
- Mostrar los registros lleva tiempo. El inspector espera mientras usted revisa meses de páginas para encontrar la semana que le pidieron.
Esto no significa que el papel sea ilegal. En la mayoría de los países es legal. Simplemente, su conservación y presentación son más lentas. Si el papel te resulta práctico, manténlo ordenado, fechado y en un solo lugar. Si no, esta guía te muestra la alternativa digital.
3. Dos maneras de mostrar sus registros: imprimir o enlazar
Chef Hygiene te ofrece dos maneras de entregar los mismos registros. Ambas parten del paquete del inspector: eliges las fechas (hasta 731 días en un solo paquete) y la aplicación reúne tus controles en una sola vista.
Opción A: imprimirlo o guardarlo como PDF
- Pulsa "Imprimir o guardar como PDF". Esto abrirá la pantalla de impresión de tu dispositivo. Chef Hygiene no crea un archivo PDF aparte. Tu teléfono, tableta o computadora lo hacen.
- En Android, seleccione "Guardar como PDF". En iPhone, use Compartir y luego "Guardar en Archivos". En una computadora, seleccione una impresora o "Guardar como PDF".
- El diseño de impresión muestra las fotos a página completa e incluye una lista de las páginas escaneadas con su huella digital SHA-256. Este código corto cambia si se modifica el escaneo.
- También puede descargar archivos de hoja de cálculo (CSV) con sus registros, información sobre capacitación y alérgenos.
Ideal para: un inspector que necesita documentación en papel el mismo día, un archivo para enviar por correo electrónico o su propio archivo.
Opción B: enviar al inspector un enlace seguro
- Prepara el paquete para las fechas que el inspector solicita.
- Pulse "Enlace seguro para el inspector" y elija cuánto tiempo dura: 1, 3 o 7 días.
- Si lo desea, puede añadir un nombre (por ejemplo, la oficina del inspector) y, a continuación, pulse "Crear el enlace".
- Muestra el código QR en tu pantalla, toca "Copiar el enlace" o toca "Enviar el enlace" para usar el menú de compartir de tu teléfono.
Lo que obtiene el inspector:
- No se necesita cuenta ni aplicación. El enlace se abre en un navegador normal.
- Solo lectura. Pueden ver, imprimir, guardar como PDF o descargar los archivos CSV, pero no pueden modificar nada.
- El mismo paquete que ves.
De qué mantienes el control:
- Puedes detener el enlace en cualquier momento.
- Puedes ver cuántas veces y cuándo se abrió.
- Cuando se agota el tiempo, el enlace deja de funcionar.
- Cualquier persona que tenga el enlace podrá ver esos registros hasta que finalice, así que envíelo únicamente a la persona que lo solicitó.
- El código QR solo se puede mostrar de nuevo en el dispositivo que lo generó.
Ideal para: un inspector que solicita registros antes o después de la visita, una oficina central que revisa varios sitios o cualquier persona que prefiera no imprimir.
Cosas que debes saber para evitar sorpresas
- Los registros guardados no se pueden editar. Si algo salió mal, se agrega un nuevo registro para corregirlo. Cada registro guarda la hora en que se verificó, la hora en que llegó al servidor y el nombre del miembro del personal que lo realizó.
- La tableta de cocina funciona sin internet. Los informes se guardan en el dispositivo y se envían cuando se restablece la conexión. Se necesita internet para crear el paquete, generar el enlace y para que el inspector pueda abrirlo.
- Puedes llevar contigo los documentos en papel antiguos. Escanéalos con la aplicación y aparecerán en el paquete con su huella digital.
- La aplicación no decide qué acepta el inspector. Te proporciona registros completos y fechados que son fáciles de mostrar. La autoridad de tu país decide el resto.
4. Todos los países de un vistazo
Cómo leer la tabla:
- ¿Se permite el formato digital? ¿Alguna fuente oficial indica que los registros pueden conservarse electrónicamente?
- ¿Se muestran a petición? ¿Es necesario mostrar los registros al inspector?
- ¿Cuánto tiempo conservarlo? El período de retención, si se ha establecido alguno.
- "No confirmado" significa que no hemos encontrado una respuesta oficial. Consulte con su autoridad local.
- Países de la UE: La guía de la Comisión Europea de 2022 acepta registros electrónicos y solicita «un plazo adecuado», y el artículo 5 del Reglamento 852/2004 exige pruebas cuando se soliciten. Estas directrices lo indican incluso cuando no encontramos texto nacional.
| País | ¿Se permite la visualización digital? | ¿Se muestra bajo petición? | ¿Cuánto tiempo conservarlo? |
|---|---|---|---|
| Albania | No confirmado: consulte a su autoridad | No confirmado: consulte a su autoridad | No confirmado: consulte a su autoridad |
| Andorra | No confirmado: consulte a su autoridad | No confirmado: consulte a su autoridad | No confirmado: consulte a su autoridad |
| Australia | Sí | No confirmado: consulte con su autoridad | Al menos 3 meses |
| Austria | Sí (directrices de la UE) | Sí (legislación de la UE, art. 5) | No está establecido por ley; directriz oficial: al menos 1 año para algunos registros |
| Bielorrusia | No confirmado: consulte a su autoridad | No confirmado: consulte a su autoridad | No confirmado: consulte a su autoridad |
| Bélgica | Sí (directrices de la UE) | Sí (legislación de la UE, art. 5) | 6 meses después de la fecha de caducidad del alimento (guía aprobada) |
| Bosnia y Herzegovina | No confirmado: consulte a su autoridad | No confirmado: consulte a su autoridad | No confirmado: consulte a su autoridad |
| Brasil | No confirmado: consulte a su autoridad | No confirmado: consulte a su autoridad | Al menos 30 días (federal) |
| Bulgaria | Sí (directrices de la UE) | Sí (derecho de la UE, art. 5) | No está establecido en el derecho de la UE ("período apropiado"); norma nacional no confirmada |
| Canadá | Sí (normas federales) | No confirmado: consulte con su autoridad | Normas provinciales (Ontario: al menos 1 año para algunos registros) |
| Croacia | Sí (directrices de la UE) | Sí (derecho de la UE, art. 5) | No está establecido en el derecho de la UE ("período apropiado"); norma nacional no confirmada |
| Chipre | Sí (directrices de la UE) | Sí (derecho de la UE, art. 5) | No está establecido en el derecho de la UE ("período apropiado"); norma nacional no confirmada |
| República Checa | Sí | Sí (legislación de la UE, art. 5) | 14 días (seguimiento); 1 año (verificación, cambios) |
| Dinamarca | Sí | Sí | No establecido |
| Estonia | Sí (directrices de la UE) | Sí (derecho de la UE, art. 5) | No está establecido en el derecho de la UE ("período apropiado"); norma nacional no confirmada |
| Finlandia | Sí | Sí | Al menos 1 año después de la fecha de caducidad del alimento |
| Francia | Sí (cualquier formato) | Sí | No está establecido por ley |
| Alemania | Sí (directrices de la UE) | Sí (legislación de la UE, art. 5) | No se ha establecido para récords de cocina |
| Gibraltar | No confirmado: consulte a su autoridad | No confirmado: consulte a su autoridad | No confirmado: consulte a su autoridad |
| Grecia | Sí (directrices de la UE) | Sí (derecho de la UE, art. 5) | No está establecido en el derecho de la UE ("período apropiado"); norma nacional no confirmada |
| Guernsey | No confirmado: consulte con su autoridad | Sí | No establecido ("período apropiado") |
| Hungría | Sí | Sí | Al menos 1 año |
| Islandia | No confirmado: consulte a su autoridad | No confirmado: consulte a su autoridad | No confirmado: consulte a su autoridad |
| India | No confirmado: consulte a su autoridad | No confirmado: consulte a su autoridad | No confirmado: consulte a su autoridad |
| Irlanda | Sí (directrices de la UE) | Sí (legislación de la UE, art. 5) | 3 meses después de la fecha de caducidad; 1 año después de la fecha de consumo preferente; 3 meses después de la venta para alimentos consumidos de una sola vez |
| Isla de Man | No confirmado: consulte a su autoridad | No confirmado: consulte a su autoridad | No confirmado: consulte a su autoridad |
| Italia | Sí (directrices de la UE) | Sí (derecho de la UE, art. 5) | No está establecido en el derecho de la UE ("período apropiado"); norma nacional no confirmada |
| Japón | No confirmado: consulte a su autoridad | No confirmado: consulte a su autoridad | No confirmado: consulte a su autoridad |
| Jersey | No confirmado: consulte a su autoridad | Sí | No confirmado: consulte a su autoridad |
| Kosovo | No confirmado: consulte a su autoridad | No confirmado: consulte a su autoridad | No confirmado: consulte a su autoridad |
| Letonia | Sí (directrices de la UE) | Sí (derecho de la UE, art. 5) | No está establecido en el derecho de la UE ("período apropiado"); norma nacional no confirmada |
| Liechtenstein | No confirmado: consulte a su autoridad | No confirmado: consulte a su autoridad | No confirmado: consulte a su autoridad |
| Lituania | Sí (directrices de la UE) | Sí (derecho de la UE, art. 5) | No está establecido en el derecho de la UE ("período apropiado"); norma nacional no confirmada |
| Luxemburgo | Sí (directrices de la UE) | Sí (derecho de la UE, art. 5) | No está establecido en el derecho de la UE ("período apropiado"); la norma nacional no está confirmada |
| Malasia | No confirmado: consulte a su autoridad | No confirmado: consulte a su autoridad | No confirmado: consulte a su autoridad |
| Malta | Sí (directrices de la UE) | Sí (derecho de la UE, art. 5) | No está establecido en el derecho de la UE ("período apropiado"); norma nacional no confirmada |
| México | Sí | No confirmado para restaurantes | No establecido para restaurantes |
| Moldavia | No confirmado: consulte a su autoridad | No confirmado: consulte a su autoridad | No confirmado: consulte a su autoridad |
| Mónaco | No confirmado: consulte a su autoridad | No confirmado: consulte a su autoridad | No confirmado: consulte a su autoridad |
| Montenegro | No confirmado: consulte a su autoridad | No confirmado: consulte a su autoridad | No confirmado: consulte a su autoridad |
| Países Bajos | Sí (directrices de la UE) | Sí (derecho de la UE, art. 5) | No está establecido en el derecho de la UE ("período apropiado"); la norma nacional no está confirmada |
| Nueva Zelanda | No especificado (los registros deben ser accesibles) | Sí | Al menos 4 años |
| Macedonia del Norte | No confirmado: consulte a su autoridad | No confirmado: consulte a su autoridad | No confirmado: consulte a su autoridad |
| Noruega | Sí | Sí | No establecido (la empresa decide) |
| Polonia | Sí (directrices de la UE) | Sí (derecho de la UE, art. 5) | No está establecido en el derecho de la UE ("período apropiado"); norma nacional no confirmada |
| Portugal | Sí (directrices de la UE) | Sí (legislación de la UE, art. 5) | No confirmado (registros de temperatura de alimentos congelados: al menos 1 año) |
| Qatar | No confirmado: consulte a su autoridad | No confirmado: consulte a su autoridad | No confirmado: consulte a su autoridad |
| Rumanía | Sí (directrices de la UE) | Sí (derecho de la UE, art. 5) | No está establecido en el derecho de la UE ("período apropiado"); norma nacional no confirmada |
| Rusia | No confirmado: consulte a su autoridad | No confirmado: consulte a su autoridad | No confirmado: consulte a su autoridad |
| San Marino | No confirmado: consulte a su autoridad | No confirmado: consulte a su autoridad | No confirmado: consulte a su autoridad |
| Arabia Saudita | No confirmado: consulte a su autoridad | No confirmado: consulte a su autoridad | No confirmado: consulte a su autoridad |
| Serbia | No confirmado: consulte a su autoridad | No confirmado: consulte a su autoridad | No confirmado: consulte a su autoridad |
| Singapur | No confirmado: consulte a su autoridad | No confirmado: consulte a su autoridad | No confirmado: consulte a su autoridad |
| Eslovaquia | Sí (directrices de la UE) | Sí (derecho de la UE, art. 5) | No está establecido en el derecho de la UE ("período apropiado"); norma nacional no confirmada |
| Eslovenia | Sí (directrices de la UE) | Sí | Al menos 3 meses (guía aprobada) |
| España | Sí (directrices de la UE) | Sí (derecho de la UE, art. 5) | No está recogido en la legislación nacional |
| Suecia | Sí (directrices de la UE) | Sí (legislación de la UE, art. 5) | No establecido: "un período razonablemente largo" más allá de la vida útil |
| Suiza | No confirmado: consulte a su autoridad | No confirmado: consulte a su autoridad | No está establecido en la Ordenanza de Higiene |
| Turquía | No confirmado: consulte a su autoridad | Sí | No establecido ("un período apropiado") |
| Ucrania | No confirmado: consulte a su autoridad | No confirmado: consulte a su autoridad | No confirmado: consulte a su autoridad |
| Emiratos Árabes Unidos | No confirmado: consulte a su autoridad | No confirmado: consulte a su autoridad | No confirmado: consulte a su autoridad |
| Reino Unido | Sí | Sí | No establecido (Orientación para Inglaterra/Gales: hasta la próxima visita del funcionario) |
| Estados Unidos | No establecido (se aplican las normas estatales) | Algunos registros, previa solicitud | Sin período general (algunos registros 90 días) |
Verificado en fuentes oficiales en octubre de 2026. Las normas cambian, así que confirme siempre con su propia fuente.
5. Lo que dice la ley, región por región
Unión Europea
- [Reglamento 852/2004, artículo 5](https://www.legislation.gov.uk/eur/2004/852/article/5/data.htm?view=plain) exige «documentos y registros acordes con la naturaleza y el tamaño de la empresa alimentaria». Debe aportar pruebas «de la forma que la autoridad competente requiera». Debe conservar los registros «durante un período adecuado». No se especifica si deben ser en papel o en formato digital, ni un número determinado de meses.
- La [Comunicación de la Comisión 2022/C 355/01](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/HTML/?uri=CELEX:52022XC0916(01)) es una guía oficial sobre la flexibilidad del sistema HACCP. Indica que los registros «pueden conservarse electrónicamente siempre que puedan ponerse a disposición de las autoridades competentes cuando estas lo soliciten» y «deben conservarse durante un período de tiempo adecuado en cualquier formato». También señala que, en la restauración, los alimentos se consumen poco después de su preparación.
Algunos países de la UE van más allá:
- [Hungría](https://portal.nebih.gov.hu/documents/10182/406632/GHP_press_low.pdf/36f7dfad-0890-4950-b5e6-58bd71418b99): en papel o electrónico; mantener los registros en el lugar donde la autoridad pueda verlos, durante al menos 1 año.
- [República Checa](https://www.psp.cz/sqw/sbirka.sqw?cz=137&r=2004): puntos críticos en formato escrito o electrónico. Registros de monitoreo durante 14 días; comprobaciones de que el sistema funciona, 1 año.
- [Francia](https://info.agriculture.gouv.fr/boagri/instruction-2024-528): no se exige ningún formulario. Se conservan registros que pueden mostrarse en un control oficial.
- [Finlandia](https://www.finlex.fi/fi/lainsaadanto/2021/318): mantenga registros de autocontrol durante al menos 1 año después de la fecha de los alimentos, disponibles para la autoridad.
- [Dinamarca](https://foedevarestyrelsen.dk/kost-og-foedevarer/start-og-drift-af-foedevarevirksomhed/egenkontrol-og-risikoanalyse): en papel o digital; sin periodo fijo.
Reino Unido y las dependencias de la Corona
- Inglaterra y Gales: el paquete Alimentos más seguros, mejores negocios de la FSA dice que puede llevar un diario electrónico. La Ley de Seguridad Alimentaria de 1990, sección 32 permite a los funcionarios inspeccionar los registros "en cualquier formato en que se conserven".
- Escocia: la guía CookSafe permite que el monitoreo se registre electrónicamente y solicita que los registros se conserven durante un período apropiado.
- Jersey y Guernsey: los registros deben presentarse a los funcionarios; no encontramos un plazo fijo.
- Isla de Man y Gibraltar: no confirmado.
Irlanda
- Los restaurantes, cafeterías y establecimientos de comida para llevar se rigen por el SI 369/2006, reglamento 5.
- ¿Cuánto tiempo se deben conservar los registros?
- 3 meses después de la fecha de caducidad
- 1 año después de la fecha de caducidad
- 3 meses después de la venta, para alimentos de consumo inmediato.
- La norma de 3 años del SI 22/2020 se aplica a los negocios registrados o aprobados conforme a dicho Reglamento, no a la mayoría de los restaurantes.
Países nórdicos
- Noruega: Mattilsynet acepta una carpeta, un cuaderno, un documento digital o una aplicación. Los registros deben mostrarse en la inspección; la empresa decide cuánto tiempo.
- Dinamarca: papel o digital (arriba).
- Finlandia: al menos 1 año (arriba).
- Suecia: el wiki de control de Livsmedelsverket habla de un "período razonablemente largo" más allá de la vida útil.
- Islandia: no confirmado.
Estados Unidos y Canadá
- EE. UU.: El Código Alimentario de la FDA es un modelo que los estados adoptan. No establece un período ni un formato general. Solicita que ciertos registros específicos, como los de refrigeración y conservación en frío, estén disponibles para el organismo regulador cuando se le soliciten. Etiquetas de mariscos y registros de eliminación de parásitos en peces: 90 días. Su estado o condado puede añadir más.
- Canadá: la CFIA indica que los registros pueden ser en papel o electrónicos. Los restaurantes suelen seguir las normas provinciales. En Ontario, O. Reg. 493/17 exige que los registros de control de plagas y de compra de alimentos se conserven durante al menos 1 año.
Australia y Nueva Zelanda
- Australia: FSANZ indica que un registro puede estar "en cualquier formato (incluido el electrónico)". Según la Norma 3.2.2A, los registros deben conservarse durante al menos 3 meses.
- Nueva Zelanda: el Reglamento Alimentario de 2015 exige que los registros sean legibles, precisos, completos y accesibles, y que se conserven durante al menos 4 años.
América Latina
- México: NOM-251-SSA1-2009 define un registro como información "electrónica o no". Las reglas para su conservación y visualización están escritas para fábricas. Para restaurantes no encontramos un período establecido.
- Brasil: ANVISA RDC 216/2004 exige que los registros se conserven durante al menos 30 días. Los estados y las ciudades pueden solicitar un plazo mayor.
Turquía, Golfo Pérsico, Asia, Balcanes y Europa del Este
- Turquía: el Reglamento de Higiene Alimentaria exige que los registros se entreguen al Ministerio cuando se le soliciten y se conserven durante "un período apropiado".
- No confirmado: Emiratos Árabes Unidos, Catar, Arabia Saudita, Japón, Singapur, Malasia, India, los Balcanes, Rusia, Bielorrusia, Ucrania y Moldavia. No encontramos una respuesta oficial que pudiéramos confirmar, por lo que la tabla indica "no confirmado". Consulte con su autoridad local.
6. ¿Cuánto tiempo se deben conservar los registros?
No existe una única regla mundial. Esto es lo que hemos confirmado:
| País | Periodo | Tipo |
|---|---|---|
| Nueva Zelanda | Al menos 4 años | Derecho |
| Hungría | Al menos 1 año | Derecho |
| Finlandia | Al menos 1 año después de la fecha de caducidad del alimento | Ley |
| Irlanda | 3 meses después de la fecha de caducidad; 1 año después de la fecha de consumo preferente; 3 meses después de la venta para alimentos consumidos de una sola vez | Ley |
| República Checa | 14 días para el seguimiento; 1 año para la verificación y los cambios | Ley |
| Ontario (Canadá) | Al menos 1 año (control de plagas, compras de alimentos) | Ley |
| Australia | Al menos 3 meses | Ley (Estándar 3.2.2A) |
| Brasil | Al menos 30 días | Ley (federal) |
| Bélgica | 6 meses después de la fecha de caducidad del alimento | Guía sectorial aprobada |
| Eslovenia | Mínimo 3 meses, se recomienda 1 año | Guía sectorial aprobada |
| Inglaterra / Gales | No establecido; conserve las páginas del diario hasta la próxima visita del funcionario | Guía de la FSA |
| UE, Noruega, Dinamarca, Alemania, España, Francia, Turquía | No establecido; "un período apropiado" | Legislación / directrices |
Consejo práctico: Si su país no establece un número fijo de días, conserve al menos todo lo registrado desde la última inspección, y durante más tiempo los alimentos con una larga vida útil. Chef Hygiene no elimina los registros de control guardados automáticamente. Estos permanecen hasta que elimine el negocio o la cuenta. Un paquete de inspección cubre hasta 731 días.
7. Por tipo de negocio
Las normas anteriores se aplican a todos los negocios de alimentación. Lo que cambia es lo que probablemente te pida el inspector y qué forma de compartir la información te conviene más.
Restaurante
Lo que el inspector revisa principalmente: las temperaturas de cocción y enfriamiento, la revisión y limpieza del refrigerador.
Mejor manera de compartir: Imprima el paquete para las fechas solicitadas o envíe el enlace si el funcionario desea consultarlo antes de la visita. Si tiene más de un restaurante, cada establecimiento tiene sus propios registros.
Llevar
Lo que más revisa el inspector: información sobre el mantenimiento de la temperatura, el recalentamiento y los alérgenos, porque los pedidos salen del edificio rápidamente.
La mejor manera de compartir: un resumen breve, por ejemplo, de las últimas 4 semanas, suele responder a la pregunta en minutos. El código QR se muestra rápidamente en el mostrador.
Café
Lo que más revisa el inspector: refrigeradores de leche y pasteles, preparación de sándwiches y limpieza.
La mejor manera de compartir: con equipos pequeños y turnos cortos, las comprobaciones en una tableta permiten que los registros estén en un solo lugar cuando el propietario no está presente.
Panadería / pastelería
Lo que más revisa el inspector: el enfriamiento de los productos horneados, las temperaturas de la crema y el relleno, los alérgenos y las fechas en las etiquetas.
Mejor manera de compartir: Incluya los registros de entrega y alérgenos en el paquete. Utilice los archivos CSV si también comparte registros con un cliente mayorista.
Tienda de postres / dulces
Lo que más observa el inspector: las temperaturas de los congeladores y las vitrinas (helados, postres refrigerados) y los alérgenos.
Mejor manera de compartir: Los registros de temperatura durante un período prolongado son importantes. Elija un amplio rango de fechas al crear el paquete.
Pub / bar / club
Lo que más revisa el inspector: controles de alimentos si se sirven comidas, además de la limpieza de la bodega y del lavavasos.
Mejor manera de compartir: si la persona que realiza las verificaciones no está de turno cuando llama el oficial, un enlace enviado desde el teléfono del gerente evita la visita.
Salón comunitario / lugar
Lo que más observa el inspector: quién preparó la comida para cada evento, las temperaturas los días del evento y la limpieza antes y después.
La mejor manera de compartir: crea un paquete solo con las fechas del evento. Un enlace corto (de un día) suele ser suficiente para el organizador o responsable del evento.
Tienda de barrio / tienda de comestibles
Lo que más observa el inspector: las temperaturas de las vitrinas refrigeradas y de los refrigeradores, las fechas de caducidad y las entregas.
La mejor manera de compartir: revisiones diarias del refrigerador durante semanas o meses; es fácil dejar un paquete impreso con el oficial.
Cocina de la escuela/guardería
Lo que más revisa el inspector: alérgenos y dietas especiales, temperaturas de cocción y capacitación del personal.
Mejor manera de compartir: El enlace permite que la oficina administrativa de la escuela o la autoridad local vean los registros sin tener que ir a la cocina. Elija el tiempo más corto que funcione.
Servicio de catering / furgoneta de comida
Lo que más observa el inspector: las temperaturas durante el transporte y en el evento, y el lugar donde se prepararon los alimentos.
Mejor manera de compartir: graba directamente en tu teléfono o tableta, no en una carpeta en la base, y la tableta de la cocina seguirá funcionando sin señal. Recuerda que para crear un paquete o enlace necesitas conexión a internet.
8. Preparación para la solicitud del inspector
- Conoce la fila de tu país en la tabla anterior.
- Rellene las comprobaciones el mismo día en que se produzcan, para que cada registro tenga la fecha y hora correctas.
- Corrige las discrepancias con honestidad. Si se omitió una verificación, anota qué sucedió y qué hiciste. En Chef Hygiene, agrega un registro correctivo, ya que los registros guardados no se pueden modificar.
- Practica haciendo un paquete antes de que lo necesites, para que sepas dónde está el botón.
- Decide quién puede enviar un enlace. Limita el envío al gerente o propietario.
- Conserve los registros en papel antiguos durante el tiempo que su país lo exija, o escanéelos.
- El día de la cita: pregúntele al inspector qué fechas prefiere y, a continuación, imprima o envíe el enlace con esas fechas exactas.
Recuerda: ninguna aplicación ni carpeta garantiza una calificación. Los inspectores evalúan cómo manipulas los alimentos, tus instalaciones y cómo gestionas la seguridad alimentaria. Unos buenos registros te ayudarán a demostrarlo.
9. Preguntas frecuentes
¿Un registro digital es tan bueno como uno en papel?
En los países que hemos consultado, sí, siempre y cuando el inspector pueda consultarlo cuando lo solicite. Las directrices de la UE establecen que los registros «pueden conservarse electrónicamente» si se facilitan a petición del interesado.
¿Tengo que imprimir mis registros para el inspector?
Normalmente no, pero si el agente pide papel, imprima el paquete. En Chef Hygiene, "Imprimir o guardar como PDF" abre la pantalla de impresión de su dispositivo.
¿Chef Hygiene genera un archivo PDF?
No por sí solo. Abre la pantalla de impresión de tu dispositivo, donde puedes elegir "Guardar como PDF" (o Compartir y luego "Guardar en Archivos" en iPhone).
¿Cuál es el enlace del inspector?
Un enlace web seguro a una copia de solo lectura de su paquete de inspector. Funciona durante 1, 3 o 7 días, usted elige.
¿El inspector necesita una cuenta o la aplicación?
No. El enlace se abre en cualquier navegador.
¿Puede el inspector modificar mis registros a través del enlace?
No. El enlace es de solo lectura. Pueden ver, imprimir, guardar como PDF o descargar archivos CSV.
¿Puedo detener un enlace antes de tiempo?
Sí. Puedes pulsar "Cerrar este enlace" en cualquier momento.
¿Puedo ver si el inspector abrió el enlace?
Sí. La aplicación muestra cuántas veces se abrió el enlace y cuándo.
¿Cuánto tiempo puede durar un enlace?
1, 3 o 7 días. No hay enlace permanente.
¿Puedo crear un enlace sin internet?
No. Para crear un paquete o un enlace se necesita internet, al igual que para abrir el enlace.
¿La tableta de cocina funciona sin conexión a internet?
Sí. Los cheques se guardan en el dispositivo y se envían cuando se restablece la conexión a internet.
¿Puedo editar un registro después de guardarlo?
No. Los registros guardados no se pueden modificar. Debes añadir un nuevo registro para corregirlo.
¿Puedo mostrar registros de varios sitios?
Cada sitio tiene sus propios registros y su propio paquete de documentación. Prepare un paquete para cada sitio sobre el que pregunte el inspector.
¿Para cuántos días sirve un paquete?
Hasta 731 días.
¿Puedo entregarle una hoja de cálculo al inspector?
Sí. Puedes descargar archivos CSV con tus registros, información sobre formación y alérgenos.
¿Se incluyen fotos?
Sí. Las fotos aparecen en el paquete y ocupan la página completa al imprimir.
¿Puedo añadir mis antiguas agendas de papel?
Sí. Escanéelas con el escáner incorporado. Cada página escaneada aparece en el paquete con un código de huella digital.
¿Cuánto tiempo debo conservar los registros de seguridad alimentaria?
Depende del país. Nueva Zelanda recomienda 4 años, Hungría y Finlandia al menos 1 año, y Australia al menos 3 meses. Muchos países no especifican un número. Véase la sección 6 y la tabla.
¿Cuánto tiempo conserva Chef Hygiene mis registros?
Los registros de cheques guardados no se eliminan automáticamente. Permanecen hasta que elimines la empresa o la cuenta.
¿Establece la UE un período de retención?
No. El artículo 5 del Reglamento 852/2004 dice "un período apropiado". Algunos países añaden su propio número.
¿Cuánto tiempo en Irlanda?
Para la mayoría de los restaurantes: 3 meses después de la fecha de caducidad, 1 año después de la fecha de consumo preferente, o 3 meses después de la venta para alimentos consumidos inmediatamente (SI 369/2006).
¿Cuánto tiempo en Inglaterra y Gales?
La ley no establece ninguna cifra. La guía "Alimentos más seguros, mejores negocios" de la FSA recomienda conservar las páginas del diario hasta la próxima visita de un inspector.
¿Cuánto tiempo en los EE. UU.?
El Código Alimentario de la FDA no establece un plazo general. Algunos registros, como las etiquetas de los mariscos, se conservan durante 90 días. Consulte con su estado o condado.
¿Se aceptan los registros digitales en Canadá?
La CFIA acepta registros en papel o electrónicos según las normas federales. Los restaurantes suelen seguir las normas provinciales. Consulte con su provincia.
¿Se aceptan los registros digitales en Australia?
Sí. FSANZ dice que un registro puede estar en cualquier formato, incluido el electrónico, y debe conservarse durante al menos 3 meses.
¿Qué sucede si mi país no está confirmado en la tabla?
No pudimos encontrar una respuesta oficial que pudiéramos verificar. Consulte con su autoridad alimentaria local qué formato y plazo esperan.
¿Los discos digitales me darán una mejor calificación?
Ninguna aplicación garantiza una calificación. Los inspectores evalúan la manipulación de alimentos, las instalaciones y la gestión. Un registro claro ayuda a demostrar una buena gestión.
¿Qué significa "confianza en la dirección" en el Reino Unido?
En el sistema de calificación del Reino Unido, el inspector analiza cómo se gestiona la seguridad alimentaria, "examinando los procesos, la formación y los sistemas", para determinar si se mantendrán los estándares.
¿Es seguro enviar registros mediante un enlace?
El enlace es secreto y solo se almacena su huella digital. Sin embargo, cualquiera que tenga el enlace puede ver los registros hasta que caduque, así que envíelo únicamente a la persona que lo solicitó.
¿Puedo mostrar el código QR de nuevo más tarde?
Solo en el dispositivo que realizó la conexión.
¿Aún necesito un plan de seguridad alimentaria?
Sí. Los registros demuestran que usted sigue su plan. En la UE, el artículo 5 exige procedimientos basados en los principios HACCP.
¿Qué ocurre si se omite una comprobación?
No lo rellenes después como si hubiera ocurrido a la hora prevista. Anota lo que pasó y lo que hiciste. Los inspectores buscan registros honestos y fechados.
¿Puede el personal realizar las comprobaciones en su propio idioma?
Sí. Chef Hygiene trabaja en muchos idiomas, y los registros siguen siendo los mismos para el inspector.
¿Puedo usar papel y formato digital al mismo tiempo?
Sí. Muchas empresas utilizan ambos sistemas durante un breve período mientras realizan el cambio. Solo asegúrese de que el inspector pueda ver un juego completo.
¿Dónde puedo aprender qué registros debo conservar?
Lea nuestra guía: Registros digitales de seguridad alimentaria: la guía completa.
10. Fuentes oficiales
- UE: Reglamento (CE) n.º 852/2004, artículo 5, Comunicado de la Comisión 2022/C 355/01)
- Reino Unido: Alimentos más seguros, mejores negocios, Ley de Seguridad Alimentaria de 1990, art. 32, CookSafe (Escocia), Guía FHRS para empresas
- Irlanda: SI 369/2006, SI 22/2020
- Nórdicos: Mattilsynet, Fødevarestyrelsen, decreto de Finlandia 318/2021, Livsmedelsverket
- Europa: Francia DGAL 2024-528, Hungría Guía NÉBIH, República Checa Decreto 137/2004, Bélgica Guía AFSCA G-023, Alemania LMHV, España RD 1021/2022, Turquía
- América del Norte: Código Alimentario de la FDA 2022, Mantenimiento de registros de la CFIA, Reglamento de Ontario 493/17, Norma Oficial de México 251
- Oceanía y Brasil: Herramienta de evidencia de FSANZ, Reglamento Alimentario de Nueva Zelanda 2015, ANVISA RDC 216/2004
Tenga sus registros listos para imprimir o compartir con el departamento de Higiene del Chef: