Έγγραφα vs Ψηφιακά Αρχεία Ασφάλειας Τροφίμων: Εκτυπώστε ένα PDF ή στείλτε στον Επιθεωρητή σας έναν σύνδεσμο

Πρέπει να εκτυπώσετε τα αρχεία ασφάλειας τροφίμων σας ή να στείλετε έναν σύνδεσμο στον επιθεωρητή; Και τα δύο λειτουργούν στα περισσότερα μέρη, αρκεί ο επιθεωρητής να μπορεί να δει πλήρη, χρονολογημένα αρχεία όταν τα ζητήσει. Η νομοθεσία περί τροφίμων στην ΕΕ, το Ηνωμένο Βασίλειο και πολλές άλλες χώρες σάς ζητά να διατηρείτε αρχεία και να τα επιδεικνύετε κατόπιν αιτήματος, αλλά οι περισσότεροι νόμοι δεν αναφέρουν "έντυπα". Στο Chef Hygiene μπορείτε να κάνετε και τα δύο από τα ίδια αρχεία. Εκτυπώστε τα ή αποθηκεύστε τα ως PDF από την οθόνη εκτύπωσης της συσκευής σας. Ή στείλτε έναν ασφαλή σύνδεσμο μόνο για ανάγνωση που διαρκεί 1, 3 ή 7 ημέρες.

Download on the App Store

Get it on Google Play

Get it from Microsoft

Use it in your browser

Αυτός ο οδηγός αφορά περίπου ένα λεπτό: ο επιθεωρητής ζητά να δει τα αρχεία σας. Εξηγεί τους δύο τρόπους παράδοσής τους, τι ορίζει ο νόμος σε καθεμία από τις 63 χώρες μας, πόσο καιρό πρέπει να τηρούνται τα αρχεία και τι αλλάζει για κάθε τύπο επιχείρησης τροφίμων. Αν θέλετε να μάθετε ποια αρχεία πρέπει να τηρείτε και πώς να μεταβείτε από χαρτί σε εφαρμογή, διαβάστε τον προηγούμενο οδηγό μας: Ψηφιακά αρχεία ασφάλειας τροφίμων: ο πλήρης οδηγός.

Περιεχόμενα

1. Η σύντομη απάντηση
2. Γιατί το χαρτί μοιάζει με βάρος
3. Δύο τρόποι για να εμφανίσετε τα αρχεία σας: εκτύπωση ή σύνδεση
4. Κάθε χώρα με μια ματιά (ο μεγάλος πίνακας)
5. Τι ορίζει ο νόμος, ανά περιοχή
6. Πόσο καιρό πρέπει να διατηρούνται τα αρχεία
7. Ανά είδος επιχείρησης
8. Προετοιμασία για το αίτημα του επιθεωρητή
9. Συχνές ερωτήσεις
10. Επίσημες πηγές

1. Η σύντομη απάντηση

• Πρέπει να υπάρχουν και να εμφανίζονται αρχεία. Στην ΕΕ, ο κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 852/2004, άρθρο 5 απαιτεί από τις επιχειρήσεις τροφίμων να τηρούν έγγραφα και αρχεία που να ταιριάζουν στο μέγεθος και τη φύση της επιχείρησης και να παρέχουν στην αρχή αποδεικτικά στοιχεία συμμόρφωσης «με τον τρόπο που απαιτεί η αρμόδια αρχή».
• Η ψηφιακή μορφή γίνεται δεκτή στις χώρες που ελέγξαμε. Οι οδηγίες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής αναφέρουν ότι «τα αρχεία μπορούν να τηρούνται ηλεκτρονικά, εφόσον μπορούν να τεθούν στη διάθεση των αρμόδιων αρχών κατόπιν αιτήματός τους». Η Αγγλία, η Σκωτία, η Νορβηγία, η Δανία, η Φινλανδία, η Ουγγαρία, η Τσεχία, η Γαλλία, ο Καναδάς (ομοσπονδιακοί κανόνες), η Αυστραλία και το Μεξικό αναφέρουν το ίδιο με δικά τους λόγια (βλ. τον πίνακα).
• Σπάνια υπάρχει μία σταθερή περίοδος διατήρησης. Ορισμένες χώρες ορίζουν έναν αριθμό (Νέα Ζηλανδία 4 έτη, Φινλανδία και Ουγγαρία τουλάχιστον 1 έτος, Αυστραλία τουλάχιστον 3 μήνες). Πολλές δεν ορίζουν κανέναν και αναφέρουν «κατάλληλη περίοδο». Όπου δεν μπορέσαμε να επιβεβαιώσουμε έναν κανόνα, ο πίνακας το αναφέρει. Επικοινωνήστε με την τοπική σας αρχή.
• Η μορφή είναι δική σας επιλογή. Το πραγματικό τεστ είναι το ίδιο παντού: ο επιθεωρητής πρέπει να είναι σε θέση να δει πλήρη, χρονολογημένα αρχεία όταν το ζητήσει.

2. Γιατί το χαρτί μοιάζει με βάρος

Ρωτήστε οποιονδήποτε ιδιοκτήτη κουζίνας για τα έντυπα αρχεία και θα ακούσετε τα ίδια πράγματα. Δεν παραθέτουμε μια μελέτη εδώ, απλώς καθημερινή εμπειρία:

• Ο φάκελος βρίσκεται σε ένα μέρος. Όταν φτάσει ο επιθεωρητής, κάποιος πρέπει να τον βρει και μπορεί να βρίσκεται στο γραφείο, στο αυτοκίνητο ή στην τσάντα του διευθυντή.
• Οι σελίδες γεμίζουν. Κάποιος πρέπει να εκτυπώσει νέα φύλλα, να ανοίξει τρύπες και να λιμάρει τα παλιά.
• Οι κουζίνες είναι σκληρές με το χαρτί. Το νερό, το λίπος και η θερμότητα δεν αναμειγνύονται καλά με τα πρόχειρα.
• Το χειρόγραφο ποικίλλει. Ένα κουρασμένο "4" μπορεί να μοιάζει με "9" στο τέλος μιας μεγάλης βάρδιας.
• Πολλές τοποθεσίες σημαίνουν αρκετούς φακέλους. Ένας κάτοχος με δύο ή τρεις τοποθεσίες δεν μπορεί να δει τις σημερινές επιταγές χωρίς να κάνει μια βόλτα.
• Η εμφάνιση των αρχείων απαιτεί χρόνο. Ο επιθεωρητής περιμένει όσο εσείς διαβάζετε σελίδες μηνών για να βρείτε την εβδομάδα που ζήτησε.

Τίποτα από αυτά δεν σημαίνει ότι το χαρτί είναι παράνομο. Στις περισσότερες χώρες είναι εντάξει. Απλώς είναι πιο αργό να διατηρηθεί και πιο αργό να εμφανιστεί. Αν το χαρτί σας ταιριάζει, διατηρήστε το τακτοποιημένο, με ημερομηνία κυκλοφορίας και σε ένα μέρος. Αν όχι, αυτός ο οδηγός δείχνει την ψηφιακή οδό.

3. Δύο τρόποι για να εμφανίσετε τα αρχεία σας: εκτύπωση ή σύνδεση

Το Chef Hygiene σας προσφέρει δύο τρόπους για να παραδώσετε τα ίδια αρχεία. Και οι δύο ξεκινούν από το πακέτο επιθεωρητών: εσείς επιλέγετε τις ημερομηνίες (έως 731 ημέρες σε ένα πακέτο) και η εφαρμογή συγκεντρώνει τις επιταγές σας σε μία προβολή.

Επιλογή Α: εκτυπώστε το ή αποθηκεύστε το ως PDF

• Πατήστε "Εκτύπωση ή αποθήκευση ως PDF". Αυτό ανοίγει την οθόνη εκτύπωσης της συσκευής σας. Το Chef Hygiene δεν δημιουργεί ξεχωριστό αρχείο PDF. Αυτό γίνεται από το τηλέφωνο, το tablet ή τον υπολογιστή σας.
• Σε Android, επιλέξτε "Αποθήκευση ως PDF". Σε iPhone, χρησιμοποιήστε την επιλογή "Κοινή χρήση" και, στη συνέχεια, την επιλογή "Αποθήκευση σε αρχεία". Σε υπολογιστή, επιλέξτε έναν εκτυπωτή ή την επιλογή "Αποθήκευση ως PDF".
• Η διάταξη εκτύπωσης εμφανίζει φωτογραφίες σε ολόκληρη τη σελίδα και παραθέτει τυχόν σαρωμένες σελίδες χαρτιού με δακτυλικό αποτύπωμα SHA-256. Αυτός είναι ένας σύντομος κωδικός που αλλάζει εάν τροποποιηθεί η σάρωση.
• Μπορείτε επίσης να κατεβάσετε αρχεία υπολογιστικών φύλλων (CSV) με τα αρχεία σας, την εκπαίδευσή σας και πληροφορίες για τα αλλεργιογόνα.

Ιδανικό για: έναν επιθεωρητή που θέλει χαρτί την ημέρα της εργασίας, ένα αρχείο για να στείλει μέσω email ή το δικό του αρχείο.

Επιλογή Β: αποστολή ασφαλούς συνδέσμου στον επιθεωρητή

1. Φτιάξτε το πακέτο για τις ημερομηνίες που θέλει ο επιθεωρητής.
2. Πατήστε "Ασφαλής σύνδεσμος για τον επιθεωρητή" και επιλέξτε τη διάρκεια: 1, 3 ή 7 ημέρες.
3. Προσθέστε ένα όνομα, αν θέλετε (για παράδειγμα, το γραφείο του επιθεωρητή) και, στη συνέχεια, πατήστε "Δημιουργία συνδέσμου".
4. Εμφανίστε τον κωδικό QR στην οθόνη σας, πατήστε "Αντιγραφή του συνδέσμου" ή πατήστε "Αποστολή του συνδέσμου" για να χρησιμοποιήσετε το μενού κοινής χρήσης του τηλεφώνου σας.

Τι λαμβάνει ο επιθεωρητής:

• Δεν απαιτείται λογαριασμός και εφαρμογή. Ο σύνδεσμος ανοίγει σε ένα κανονικό πρόγραμμα περιήγησης.
• Μόνο για ανάγνωση. Μπορούν να δουν, να εκτυπώσουν, να αποθηκεύσουν ως PDF ή να κατεβάσουν τα αρχεία CSV, αλλά δεν μπορούν να αλλάξουν τίποτα.
• Το ίδιο πακέτο που βλέπεις.

Τι διατηρείτε υπό τον έλεγχό σας:

• Μπορείτε να διακόψετε τον σύνδεσμο ανά πάσα στιγμή.
• Μπορείτε να δείτε πόσες φορές και πότε άνοιξε.
• Όταν ο χρόνος λήξει, ο σύνδεσμος σταματά να λειτουργεί.
• Όποιος έχει τον σύνδεσμο μπορεί να δει αυτά τα αρχεία μέχρι να λήξει, επομένως στείλτε το μόνο στο άτομο που το ζήτησε.
• Ο κωδικός QR μπορεί να εμφανιστεί ξανά μόνο στη συσκευή που τον δημιούργησε.

Ιδανικό για: έναν επιθεωρητή που ζητά αρχεία πριν ή μετά την επίσκεψη, ένα κεντρικό γραφείο που ελέγχει αρκετές τοποθεσίες ή οποιονδήποτε προτιμά να μην εκτυπώνει.

Πράγματα που πρέπει να γνωρίζετε, για να μην υπάρχουν εκπλήξεις

• Δεν είναι δυνατή η επεξεργασία των αποθηκευμένων εγγραφών. Εάν κάτι ήταν λάθος, προσθέτετε μια νέα εγγραφή που το διορθώνει. Κάθε εγγραφή διατηρεί την ώρα που ελέγχθηκε, την ώρα που έφτασε στον διακομιστή και το όνομα του μέλους του προσωπικού που το έκανε.
• Το tablet της κουζίνας λειτουργεί χωρίς internet. Οι έλεγχοι αποθηκεύονται στη συσκευή και αποστέλλονται όταν αποκατασταθεί η σύνδεση. Χρειάζεστε internet για να δημιουργήσετε το πακέτο, να δημιουργήσετε έναν σύνδεσμο και για να ανοίξει ο επιθεωρητής τον σύνδεσμο.
• Μπορείτε να έχετε μαζί σας παλιά έντυπα αρχεία. Σαρώστε τα στην εφαρμογή και θα εμφανιστούν στη συσκευασία μαζί με το δακτυλικό τους αποτύπωμα.
• Η εφαρμογή δεν αποφασίζει τι δέχεται ο επιθεωρητής. Σας παρέχει πλήρη, χρονολογημένα αρχεία που είναι εύκολο να εμφανιστούν. Τα υπόλοιπα αποφασίζονται από την αρχή της χώρας σας.

4. Κάθε χώρα με μια ματιά

Πώς να διαβάσετε τον πίνακα:

• Επιτρέπεται η ψηφιακή αποθήκευση; Υπάρχει επίσημη πηγή που αναφέρει ότι τα αρχεία μπορούν να τηρούνται ηλεκτρονικά;
• Εμφάνιση κατόπιν αιτήματος; Πρέπει να επιδειχθούν τα αρχεία στον επιθεωρητή;
• Για πόσο καιρό διατηρούνται; Η περίοδος διατήρησης, εάν έχει οριστεί.
• «Δεν έχει επιβεβαιωθεί» σημαίνει ότι δεν βρήκαμε επίσημη απάντηση. Ρωτήστε την τοπική αρχή.
• Χώρες της ΕΕ: οι οδηγίες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής του 2022 δέχονται ηλεκτρονικά αρχεία και ζητούν «κατάλληλη χρονική περίοδο», και το άρθρο 5 του κανονισμού 852/2004 απαιτεί αποδεικτικά στοιχεία κατόπιν αιτήματος. Αυτές οι γραμμές το αναφέρουν ακόμη και όταν δεν βρήκαμε εθνικό κείμενο.

Ελέγχθηκε σε επίσημες πηγές τον Οκτώβριο του 2026. Οι κανόνες αλλάζουν, επομένως να επιβεβαιώνετε πάντα με δική σας εξουσιοδότηση.

5. Τι ορίζει ο νόμος, ανά περιοχή

Ευρωπαϊκή Ένωση

• [Κανονισμός 852/2004, Άρθρο 5](https://www.legislation.gov.uk/eur/2004/852/article/5/data.htm?view=plain) ζητά «έγγραφα και αρχεία ανάλογα με τη φύση και το μέγεθος της επιχείρησης τροφίμων». Πρέπει να προσκομίσετε αποδεικτικά στοιχεία «με τον τρόπο που απαιτεί η αρμόδια αρχή». Πρέπει να τηρείτε αρχεία «για κατάλληλη χρονική περίοδο». Δεν υπάρχει κανόνας για έντυπη ή ψηφιακή μορφή, ούτε αριθμός μηνών.
• Η [Ανακοίνωση της Επιτροπής 2022/C 355/01](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/HTML/?uri=CELEX:52022XC0916(01)) αποτελεί επίσημη καθοδήγηση σχετικά με την ευελιξία του HACCP. Αναφέρει ότι τα αρχεία «μπορούν να τηρούνται ηλεκτρονικά, εφόσον μπορούν να διατεθούν στις αρμόδιες αρχές κατόπιν αιτήματός τους» και «θα πρέπει να φυλάσσονται για κατάλληλο χρονικό διάστημα σε οποιαδήποτε μορφή». Σημειώνει επίσης ότι στην εστίαση, τα τρόφιμα καταναλώνονται λίγο μετά την παρασκευή τους.

Ορισμένες χώρες της ΕΕ προχωρούν περαιτέρω:

• [Ουγγαρία](https://portal.nebih.gov.hu/documents/10182/406632/GHP_press_low.pdf/36f7dfad-0890-4950-b5e6-58bd71418b99): σε έντυπη ή ηλεκτρονική μορφή· φυλάξτε τα αρχεία στις εγκαταστάσεις σας, όπου η αρχή μπορεί να τα δει, για τουλάχιστον 1 έτος.
• [Τσεχία](https://www.psp.cz/sqw/sbirka.sqw?cz=137&r=2004): κρίσιμα σημεία σε γραπτή ή ηλεκτρονική μορφή. Αρχεία παρακολούθησης 14 ημέρες· έλεγχοι λειτουργίας του συστήματος, 1 έτος.
• [Γαλλία](https://info.agriculture.gouv.fr/boagri/instruction-2024-528): Δεν επιβάλλεται καμία φόρμα. Τηρούνται αρχεία ώστε να μπορούν να επιδειχθούν σε επίσημο έλεγχο.
• [Φινλανδία](https://www.finlex.fi/fi/lainsaadanto/2021/318): τηρεί αρχεία αυτοελέγχου τουλάχιστον 1 έτος μετά την ημερομηνία του τροφίμου, τα οποία είναι διαθέσιμα στην αρχή.
• [Δανία](https://foedevarestyrelsen.dk/kost-og-foedevarer/start-og-drift-af-foedevarevirksomhed/egenkontrol-og-risikoanalyse): χαρτί ή ψηφιακό; χωρίς καθορισμένη περίοδο.

Ηνωμένο Βασίλειο και εξαρτήσεις από το Στέμμα

• Αγγλία και Ουαλία: Το πακέτο Ασφαλέστερα Τρόφιμα, Καλύτερες Επιχειρήσεις της FSA αναφέρει ότι μπορείτε να τηρείτε ηλεκτρονικό ημερολόγιο. Ο Νόμος περί Ασφάλειας Τροφίμων του 1990, άρθρο 32 επιτρέπει στους υπαλλήλους να επιθεωρούν τα αρχεία «σε οποιαδήποτε μορφή τηρούνται».
• Σκωτία: Ο οδηγός CookSafe επιτρέπει την ηλεκτρονική καταγραφή της παρακολούθησης και ζητά τη διατήρηση των αρχείων για το κατάλληλο χρονικό διάστημα.
• Τζέρσεϊ και Γκέρνσεϊ: Τα αρχεία πρέπει να παρουσιάζονται στους αξιωματικούς· δεν διαπιστώσαμε συγκεκριμένη χρονική περίοδο.
• Νήσος Μαν και Γιβραλτάρ: δεν έχει επιβεβαιωθεί.

Ιρλανδία

• Τα εστιατόρια, οι καφετέριες και τα καταστήματα takeaway εμπίπτουν στον SI 369/2006, κανονισμός 5.
• Πόσο καιρό διατηρούνται τα αρχεία:
• 3 μήνες μετά την ημερομηνία λήξης
• 1 έτος μετά την ημερομηνία «ανάλωση κατά προτίμηση πριν από»
• 3 μήνες μετά την πώληση, για τρόφιμα για άμεση κατανάλωση
• Ο κανόνας των 3 ετών στο SI 22/2020 ισχύει για επιχειρήσεις που έχουν εγγραφεί ή εγκριθεί βάσει αυτών των Κανονισμών, όχι για τα περισσότερα εστιατόρια.

Σκανδιναβικές χώρες

• Νορβηγία: Mattilsynet δέχεται ένα βιβλιοδετικό, ένα σημειωματάριο, ένα ψηφιακό έγγραφο ή μια εφαρμογή. Τα αρχεία πρέπει να παρουσιάζονται κατά την επιθεώρηση. η επιχείρηση αποφασίζει για πόσο καιρό.
• Δανία: έντυπη ή ψηφιακή μορφή (παραπάνω).
• Φινλανδία: τουλάχιστον 1 έτος (ανωτέρω).
• Σουηδία: το Livsmedelsverket control wiki κάνει λόγο για "εύλογα μεγάλη περίοδο" πέρα από τη διάρκεια ζωής.
• Ισλανδία: δεν έχει επιβεβαιωθεί.

ΗΠΑ και Καναδάς

• ΗΠΑ: Ο Κώδικας Τροφίμων του FDA είναι ένα μοντέλο που υιοθετούν τα κράτη. Δεν ορίζει μια γενική περίοδο ή μορφή. Ζητά ορισμένα συγκεκριμένα αρχεία, όπως ορισμένα αρχεία ψύξης και ψυχρής διατήρησης, να είναι διαθέσιμα στη ρυθμιστική αρχή κατόπιν αιτήματος. Ετικέτες αποθεμάτων οστράκων και αρχεία καταστροφής παρασίτων ψαριών: 90 ημέρες. Η πολιτεία ή η κομητεία σας μπορεί να προσθέσει περισσότερα.
• Καναδάς: Η CFIA ορίζει ότι τα αρχεία μπορούν να είναι σε έντυπη ή ηλεκτρονική μορφή. Τα εστιατόρια ακολουθούν ως επί το πλείστον τους επαρχιακούς κανόνες. Στο Οντάριο, ο O. Reg. 493/17 απαιτεί τη διατήρηση των αρχείων ελέγχου παρασίτων και των αρχείων αγοράς τροφίμων για τουλάχιστον 1 έτος.

Αυστραλία και Νέα Ζηλανδία

• Αυστραλία: FSANZ αναφέρει ότι ένα αρχείο μπορεί να είναι «σε οποιαδήποτε μορφή (συμπεριλαμβανομένης της ηλεκτρονικής)». Σύμφωνα με το Πρότυπο 3.2.2A, τα αρχεία πρέπει να φυλάσσονται για τουλάχιστον 3 μήνες.
• Νέα Ζηλανδία: Οι Κανονισμοί Τροφίμων του 2015 απαιτούν τα αρχεία να είναι ευανάγνωστα, ακριβή, πλήρη και προσβάσιμα, καθώς και να φυλάσσονται για τουλάχιστον 4 χρόνια.

Λατινική Αμερική

• Μεξικό: NOM-251-SSA1-2009 ορίζει ένα αρχείο ως πληροφορίες "ηλεκτρονικές ή μη" (ηλεκτρονικές ή μη). Οι κανόνες διατήρησης και εμφάνισής του έχουν συνταχθεί για εργοστάσια. Για τα εστιατόρια δεν βρήκαμε καθορισμένη περίοδο.
• Βραζιλία: ANVISA RDC 216/2004 ζητά τη διατήρηση των αρχείων για τουλάχιστον 30 ημέρες. Οι πολιτείες και οι πόλεις ενδέχεται να ζητήσουν περισσότερες.

Τουρκία, Κόλπος, Ασία, Βαλκάνια και Ανατολική Ευρώπη

• Τουρκία: ο Κανονισμός για την Υγιεινή των Τροφίμων ζητά την παροχή αρχείων στο Υπουργείο κατόπιν αιτήματος και τη διατήρησή τους για «εύλογο χρονικό διάστημα».
• Δεν έχει επιβεβαιωθεί: ΗΑΕ, Κατάρ, Σαουδική Αραβία, Ιαπωνία, Σιγκαπούρη, Μαλαισία, Ινδία, Βαλκάνια, Ρωσία, Λευκορωσία, Ουκρανία και Μολδαβία. Δεν βρήκαμε κάποια επίσημη απάντηση που θα μπορούσαμε να επιβεβαιώσουμε, επομένως ο πίνακας αναφέρει «δεν έχει επιβεβαιωθεί». Ρωτήστε την τοπική αρχή.

6. Πόσο καιρό πρέπει να διατηρούνται τα αρχεία

Δεν υπάρχει ένας ενιαίος παγκόσμιος κανόνας. Δείτε τι επιβεβαιώσαμε:

Πρακτική συμβουλή: Εάν η χώρα σας δεν ορίζει αριθμό, κρατήστε τουλάχιστον όλα τα στοιχεία από την τελευταία επιθεώρηση και διατηρήστε τα για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα για τρόφιμα με μεγάλη διάρκεια ζωής. Η Chef Hygiene δεν διαγράφει τα αποθηκευμένα αρχεία ελέγχου με χρονοδιακόπτη. Αυτά παραμένουν μέχρι να διαγράψετε την επιχείρηση ή τον λογαριασμό. Ένα πακέτο επιθεωρητών μπορεί να καλύψει έως και 731 ημέρες.

7. Ανά τύπο επιχείρησης

Οι παραπάνω κανόνες ισχύουν για κάθε επιχείρηση τροφίμων. Οι αλλαγές είναι αυτό που πιθανότατα θα ζητήσει ο επιθεωρητής και ποιος τρόπος μοιράσματος σας ταιριάζει.

Εστιατόριο

Τι εξετάζει περισσότερο ο επιθεωρητής: θερμοκρασίες μαγειρέματος και ψύξης, έλεγχοι ψυγείου και καθάρισμα.

Καλύτερος τρόπος κοινοποίησης: Εκτυπώστε το πακέτο για τις ημερομηνίες που ζητούνται ή στείλτε τον σύνδεσμο εάν ο υπεύθυνος θέλει να το δει πριν από την επίσκεψη. Εάν έχετε περισσότερα από ένα εστιατόρια, κάθε ιστότοπος έχει τα δικά του αρχεία.

Πακέτο

Τι εξετάζει περισσότερο ο επιθεωρητής: πληροφορίες για τη διατήρηση της θερμότητας, την αναθέρμανση και τα αλλεργιογόνα, επειδή οι παραγγελίες φεύγουν γρήγορα από το κτίριο.

Καλύτερος τρόπος για να μοιραστείτε: ένα μικρό πακέτο, για παράδειγμα των τελευταίων 4 εβδομάδων, συχνά απαντά στην ερώτηση μέσα σε λίγα λεπτά. Ο κωδικός QR εμφανίζεται γρήγορα στο ταμείο.

Καφέ

Τι κοιτάζει περισσότερο ο επιθεωρητής: ψυγεία γάλακτος και κέικ, προετοιμασία και καθάρισμα σάντουιτς.

Καλύτερος τρόπος κοινής χρήσης: με μικρές ομάδες και σύντομες βάρδιες, οι έλεγχοι σε tablet σημαίνουν ότι τα αρχεία βρίσκονται σε ένα μέρος όταν ο κάτοχος δεν είναι εκεί.

Αρτοποιείο / ζαχαροπλαστείο

Τι εξετάζει περισσότερο ο επιθεωρητής: ψύξη των ψημένων προϊόντων, θερμοκρασίες κρέμας και γέμισης, αλλεργιογόνα και ημερομηνίες στις ετικέτες.

Καλύτερος τρόπος κοινής χρήσης: συμπεριλάβετε αρχεία παράδοσης και αλλεργιογόνων στη συσκευασία. Χρησιμοποιήστε τα αρχεία CSV εάν κοινοποιείτε αρχεία και σε έναν πελάτη χονδρικής.

Κατάστημα με γλυκά / γλυκά

Τι εξετάζει περισσότερο ο επιθεωρητής: θερμοκρασίες κατάψυξης και βιτρίνας (παγωτό, κρύα επιδόρπια) και αλλεργιογόνα.

Καλύτερος τρόπος κοινοποίησης: Τα αρχεία θερμοκρασίας για μεγάλο χρονικό διάστημα έχουν σημασία εδώ. Επιλέξτε ένα ευρύ εύρος ημερομηνιών όταν δημιουργείτε τη συσκευασία.

Παμπ / μπαρ / κλαμπ

Τι εξετάζει περισσότερο ο επιθεωρητής: έλεγχοι τροφίμων αν σερβίρετε φαγητό, καθώς και καθαρισμός του κελαριού και του πλυντηρίου ποτηριών.

Καλύτερος τρόπος κοινοποίησης: Εάν το άτομο που κάνει τους ελέγχους δεν βρίσκεται σε βάρδια όταν καλεί ο υπάλληλος, ένας σύνδεσμος που αποστέλλεται από το τηλέφωνο του διευθυντή αποθηκεύει την επίσκεψη.

Κοινοτική αίθουσα / χώρος

Τι εξετάζει περισσότερο ο επιθεωρητής: ποιος ετοίμασε το φαγητό για κάθε εκδήλωση, τις θερμοκρασίες τις ημέρες της εκδήλωσης και τον καθαρισμό πριν και μετά.

Καλύτερος τρόπος κοινοποίησης: δημιουργήστε ένα πακέτο μόνο για τις ημερομηνίες της εκδήλωσης. Ένας σύντομος σύνδεσμος (1 ημέρας) είναι συχνά αρκετός για έναν διοργανωτή ή υπεύθυνο εκδήλωσης.

Γωνιακό κατάστημα / παντοπωλείο

Τι εξετάζει περισσότερο ο επιθεωρητής: θερμοκρασίες ψυγείου και βιτρίνας, ημερομηνίες λήξης και παραδόσεις.

Καλύτερος τρόπος για να μοιραστείτε: Καθημερινοί έλεγχοι ψυγείου για εβδομάδες ή μήνες. Ένα τυπωμένο πακέτο είναι εύκολο να αφήσετε στον υπάλληλο.

Σχολική / παιδική κουζίνα

Τι εξετάζει περισσότερο ο επιθεωρητής: αλλεργιογόνα και ειδικές δίαιτες, θερμοκρασίες μαγειρέματος και εκπαίδευση προσωπικού.

Καλύτερος τρόπος κοινοποίησης: Ο σύνδεσμος επιτρέπει σε ένα γραφείο σχολικής επιχείρησης ή σε μια τοπική αρχή να βλέπει αρχεία χωρίς να επισκέπτεται την κουζίνα. Επιλέξτε τον συντομότερο δυνατό χρόνο.

Κέτερινγκ / βαν τροφίμων

Τι εξετάζει περισσότερο ο επιθεωρητής: θερμοκρασίες κατά τη μεταφορά και στην εκδήλωση, και πού παρασκευάστηκε το φαγητό.

Καλύτερος τρόπος κοινής χρήσης: ηχογραφείται ζωντανά στο τηλέφωνο ή το tablet σας, όχι σε φάκελο που αφήνεται στη βάση, και το tablet της κουζίνας συνεχίζει να λειτουργεί χωρίς σήμα. Να θυμάστε ότι η δημιουργία ενός πακέτου ή συνδέσμου απαιτεί internet.

8. Προετοιμασία για το αίτημα του επιθεωρητή

1. Γνωρίστε τη σειρά της χώρας σας στον παραπάνω πίνακα.
2. Συμπληρώστε τους ελέγχους την ημέρα που συμβαίνουν, ώστε κάθε εγγραφή να έχει τη σωστή ημερομηνία και ώρα.
3. Διορθώστε τα κενά με ειλικρίνεια. Εάν ένας έλεγχος δεν έγινε, γράψτε τι συνέβη και τι κάνατε. Στην ενότητα Υγιεινή του Σεφ προσθέτετε μια διορθωτική εγγραφή, επειδή τα αποθηκευμένα αρχεία δεν μπορούν να τροποποιηθούν.
4. Εξασκηθείτε στη δημιουργία ενός πακέτου πριν το χρειαστείτε, ώστε να ξέρετε πού βρίσκεται το κουμπί.
5. Αποφασίστε ποιος μπορεί να στείλει έναν σύνδεσμο. Κρατήστε τον για τον διαχειριστή ή τον κάτοχο.
6. Διατηρήστε τα παλαιότερα έντυπα αρχεία για όσο χρονικό διάστημα ζητηθεί από τη χώρα σας ή σαρώστε τα.
7. Την ημέρα: ρωτήστε τον επιθεωρητή ποιες ημερομηνίες θέλει και, στη συνέχεια, εκτυπώστε ή στείλτε τον σύνδεσμο για ακριβώς αυτές τις ημερομηνίες.

Να θυμάστε: καμία εφαρμογή ή φάκελος δεν εγγυάται αξιολόγηση. Οι επιθεωρητές κρίνουν τον τρόπο με τον οποίο χειρίζεστε στην πραγματικότητα τα τρόφιμα, τις εγκαταστάσεις σας και τον τρόπο με τον οποίο διαχειρίζεστε την ασφάλεια των τροφίμων. Τα καλά αρχεία σας βοηθούν να το αποδείξετε αυτό.

9. Συχνές ερωτήσεις

Είναι ένα ψηφιακό αρχείο τόσο καλό όσο ένα έντυπο;

Στις χώρες που ελέγξαμε, ναι, εφόσον ο επιθεωρητής μπορεί να το δει όταν το ζητήσει. Οι οδηγίες της ΕΕ αναφέρουν ότι τα αρχεία «μπορούν να τηρούνται ηλεκτρονικά» εάν διατίθενται κατόπιν αιτήματος.

Πρέπει να εκτυπώσω τα αρχεία μου για τον επιθεωρητή;

Συνήθως όχι, αλλά αν ο υπάλληλος ζητήσει χαρτί, εκτυπώστε το πακέτο. Στο Chef Hygiene, η επιλογή "Εκτύπωση ή αποθήκευση ως PDF" ανοίγει την οθόνη εκτύπωσης της συσκευής σας.

Δημιουργεί το Chef Hygiene αρχείο PDF;

Όχι από μόνο του. Ανοίγει την οθόνη εκτύπωσης της συσκευής σας, όπου μπορείτε να επιλέξετε "Αποθήκευση ως PDF" (ή Κοινή χρήση και, στη συνέχεια, "Αποθήκευση σε αρχεία" στο iPhone).

Τι είναι ο σύνδεσμος επιθεωρητή;

Ένας ασφαλής σύνδεσμος ιστού προς ένα αντίγραφο μόνο για ανάγνωση του πακέτου επιθεωρητών σας. Λειτουργεί για 1, 3 ή 7 ημέρες και εσείς επιλέγετε ποια.

Χρειάζεται ο επιθεωρητής λογαριασμό ή την εφαρμογή;

Όχι. Ο σύνδεσμος ανοίγει σε οποιοδήποτε πρόγραμμα περιήγησης.

Μπορεί ο επιθεωρητής να αλλάξει τα αρχεία μου μέσω του συνδέσμου;

Όχι. Ο σύνδεσμος είναι μόνο για ανάγνωση. Μπορούν να προβάλουν, να εκτυπώσουν, να αποθηκεύσουν ως PDF ή να κατεβάσουν αρχεία CSV.

Μπορώ να διακόψω έναν σύνδεσμο πρόωρα;

Ναι. Πατήστε "Διακοπή αυτού του συνδέσμου" οποιαδήποτε στιγμή.

Μπορώ να δω αν ο επιθεωρητής άνοιξε τον σύνδεσμο;

Ναι. Η εφαρμογή δείχνει πόσες φορές ανοίχτηκε ο σύνδεσμος και πότε.

Πόσο μπορεί να διαρκέσει ένας σύνδεσμος;

1, 3 ή 7 ημέρες. Δεν υπάρχει μόνιμη σύνδεση.

Μπορώ να δημιουργήσω σύνδεσμο χωρίς διαδίκτυο;

Όχι. Η δημιουργία ενός πακέτου ή ενός συνδέσμου απαιτεί διαδίκτυο, όπως και το άνοιγμα του συνδέσμου.

Λειτουργεί το tablet της κουζίνας εκτός σύνδεσης;

Ναι. Οι επιταγές αποθηκεύονται στη συσκευή και αποστέλλονται όταν επανέλθει η σύνδεση στο διαδίκτυο.

Μπορώ να επεξεργαστώ μια εγγραφή αφού την αποθηκεύσω;

Όχι. Οι αποθηκευμένες εγγραφές δεν μπορούν να τροποποιηθούν. Προσθέτετε μια νέα εγγραφή που τη διορθώνει.

Μπορώ να εμφανίσω εγγραφές από διάφορους ιστότοπους;

Κάθε τοποθεσία έχει τα δικά της αρχεία και το δικό της πακέτο. Δημιουργήστε ένα πακέτο για κάθε τοποθεσία για την οποία ρωτάει ο επιθεωρητής.

Πόσες ημέρες μπορεί να καλύψει ένα πακέτο;

Έως 731 ημέρες.

Μπορώ να δώσω στον επιθεωρητή ένα υπολογιστικό φύλλο;

Ναι. Μπορείτε να κατεβάσετε αρχεία CSV με τα αρχεία σας, την εκπαίδευσή σας και πληροφορίες για τα αλλεργιογόνα.

Περιλαμβάνονται φωτογραφίες;

Ναι. Οι φωτογραφίες εμφανίζονται στη συσκευασία και σε ολόκληρη τη σελίδα όταν τις εκτυπώνετε.

Μπορώ να προσθέσω τα παλιά μου χάρτινα ημερολόγια;

Ναι. Σαρώστε τα με τον ενσωματωμένο σαρωτή. Κάθε σαρωμένη σελίδα παρατίθεται στη συσκευασία με έναν κωδικό δακτυλικού αποτυπώματος.

Για πόσο καιρό πρέπει να τηρώ αρχεία ασφάλειας τροφίμων;

Εξαρτάται από τη χώρα. Η Νέα Ζηλανδία λέει 4 χρόνια, η Ουγγαρία και η Φινλανδία τουλάχιστον 1 έτος και η Αυστραλία τουλάχιστον 3 μήνες. Πολλές χώρες δεν ορίζουν αριθμό. Δείτε την ενότητα 6 και τον πίνακα.

Για πόσο καιρό διατηρεί τα αρχεία μου η Chef Hygiene;

Τα αποθηκευμένα αρχεία επιταγών δεν διαγράφονται με χρονοδιακόπτη. Παραμένουν μέχρι να διαγράψετε την επιχείρηση ή τον λογαριασμό.

Ορίζει η ΕΕ περίοδο διατήρησης;

Όχι. Το άρθρο 5 του κανονισμού 852/2004 αναφέρει «κατάλληλη περίοδο». Ορισμένες χώρες προσθέτουν τον δικό τους αριθμό.

Πόσο καιρό στην Ιρλανδία;

Για τα περισσότερα εστιατόρια: 3 μήνες μετά την ημερομηνία λήξης, 1 έτος μετά την ημερομηνία λήξης ή 3 μήνες μετά την πώληση για τρόφιμα που καταναλώνονται αμέσως (SI 369/2006).

Πόσο καιρό στην Αγγλία και την Ουαλία;

Ο νόμος δεν ορίζει αριθμό. Οι οδηγίες του FSA για Ασφαλέστερα Τρόφιμα, Καλύτερες Επιχειρήσεις ορίζουν ότι πρέπει να φυλάσσονται οι σελίδες του ημερολογίου μέχρι την επόμενη επίσκεψη από έναν υπάλληλο.

Πόσο καιρό στις ΗΠΑ;

Ο Κώδικας Τροφίμων του FDA δεν έχει γενική περίοδο. Ορισμένα αρχεία, όπως οι ετικέτες των οστρακοειδών, διατηρούνται για 90 ημέρες. Ρωτήστε την πολιτεία ή την κομητεία σας.

Γίνονται δεκτά τα ψηφιακά αρχεία στον Καναδά;

Το CFIA δέχεται έντυπα ή ηλεκτρονικά αρχεία σύμφωνα με τους ομοσπονδιακούς κανόνες. Τα εστιατόρια ακολουθούν ως επί το πλείστον τους επαρχιακούς κανόνες. Επικοινωνήστε με την επαρχία σας.

Γίνονται δεκτά τα ψηφιακά αρχεία στην Αυστραλία;

Ναι. Η FSANZ αναφέρει ότι ένα αρχείο μπορεί να διατηρείται σε οποιαδήποτε μορφή, συμπεριλαμβανομένης της ηλεκτρονικής, για τουλάχιστον 3 μήνες.

Τι γίνεται αν η χώρα μου «δεν έχει επιβεβαιωθεί» στον πίνακα;

Δεν μπορέσαμε να βρούμε μια επίσημη απάντηση που θα μπορούσαμε να ελέγξουμε. Ρωτήστε την τοπική αρχή τροφίμων ποια μορφή και περίοδο αναμένουν.

Θα μου εξασφαλίσουν καλύτερη βαθμολογία τα ψηφιακά αρχεία;

Καμία εφαρμογή δεν εγγυάται αξιολόγηση. Οι επιθεωρητές κρίνουν τον χειρισμό των τροφίμων σας, τις εγκαταστάσεις σας και τη διαχείριση. Τα σαφή αρχεία σας βοηθούν να δείχνετε καλή διαχείριση.

Τι σημαίνει «εμπιστοσύνη στη διοίκηση» στο Ηνωμένο Βασίλειο;

Στο σύστημα αξιολόγησης του Ηνωμένου Βασιλείου, ο υπεύθυνος εξετάζει τον τρόπο με τον οποίο διαχειρίζεστε την ασφάλεια των τροφίμων, «εξετάζοντας τις διαδικασίες, την εκπαίδευση και τα συστήματα», για να κρίνει εάν τα πρότυπα θα τηρηθούν.

Είναι ασφαλής η αποστολή εγγραφών μέσω συνδέσμου;

Ο σύνδεσμος είναι μυστικός και αποθηκεύεται μόνο το δακτυλικό του αποτύπωμα. Ωστόσο, όποιος έχει τον σύνδεσμο μπορεί να δει τα αρχεία μέχρι να λήξει, επομένως στείλτε τον μόνο στο άτομο που τον ζήτησε.

Μπορώ να εμφανίσω ξανά τον κωδικό QR αργότερα;

Μόνο στη συσκευή που έκανε τον σύνδεσμο.

Χρειάζομαι ακόμα ένα σχέδιο ασφάλειας τροφίμων;

Ναι. Τα αρχεία δείχνουν ότι ακολουθείτε το σχέδιό σας. Στην ΕΕ, το Άρθρο 5 απαιτεί διαδικασίες που βασίζονται στις αρχές HACCP.

Τι γίνεται αν χαθεί μια επιταγή;

Μην το συμπληρώσετε αργότερα σαν να συνέβη στην ώρα του. Καταγράψτε τι συνέβη και τι κάνατε. Οι επιθεωρητές αναζητούν ειλικρινή, χρονολογημένα αρχεία.

Μπορεί το προσωπικό να κάνει ελέγχους στη δική του γλώσσα;

Ναι. Το Chef Hygiene λειτουργεί σε πολλές γλώσσες και τα αρχεία παραμένουν τα ίδια για τον επιθεωρητή.

Μπορώ να διατηρήσω ταυτόχρονα έντυπη και ψηφιακή μορφή;

Ναι. Πολλές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν και τα δύο για μικρό χρονικό διάστημα κατά την αλλαγή. Απλώς βεβαιωθείτε ότι ο επιθεωρητής μπορεί να δει ένα πλήρες σετ.

Πού μπορώ να μάθω ποια αρχεία πρέπει να τηρώ;

Διαβάστε τον οδηγό μας: Ψηφιακά αρχεία ασφάλειας τροφίμων: ο πλήρης οδηγός.

10. Επίσημες πηγές

• ΕΕ: Κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 852/2004, Άρθρο 5, Ανακοίνωση της Επιτροπής 2022/C 355/01)
• Ηνωμένο Βασίλειο: Ασφαλέστερα τρόφιμα, καλύτερες επιχειρήσεις, Νόμος περί Ασφάλειας Τροφίμων του 1990, άρθρο 32, CookSafe (Σκωτία), Οδηγίες FHRS για επιχειρήσεις
• Ιρλανδία: SI 369/2006, SI 22/2020
• Σκανδιναβικοί: Mattilsynet, Fødevarestyrelsen, Φινλανδικό διάταγμα 318/2021, Livsmedelsverket
• Ευρώπη: Γαλλία DGAL 2024-528, Οδηγός NÉBIH Ουγγαρίας, Διάταγμα 137/2004 Τσεχίας, Οδηγός AFSCA Βελγίου G-023, Γερμανία LMHV, Ισπανία RD 1021/2022, Τουρκία
• Βόρεια Αμερική: Κώδικας Τροφίμων FDA 2022, Τήρηση αρχείων CFIA, Ontario O. Reg. 493/17, Μεξικό NOM-251
• Ωκεανία και Βραζιλία: Εργαλείο αποδεικτικών στοιχείων FSANZ, Κανονισμοί Τροφίμων της Νέας Ζηλανδίας 2015, ANVISA RDC 216/2004

Κρατήστε τα αρχεία σας έτοιμα για εκτύπωση ή κοινοποίηση στον Chef Hygiene:

Download on the App Store

Get it on Google Play

Get it from Microsoft

Use it in your browser