纸质食品安全记录与电子食品安全记录：打印 PDF 文件还是向检查员发送链接

您应该打印食品安全记录，还是向检查员发送链接？ 大多数情况下，只要检查员在需要时能够查看完整且注明日期的记录，两种方法都可行。欧盟、英国和许多其他国家的食品法都要求您保存记录并在需要时出示，但大多数法律并未明确规定必须使用纸质文件。在 Chef Hygiene 中，您可以利用同一份记录完成这两种操作。您可以打印记录，也可以通过设备的打印功能将其保存为 PDF 文件。或者，您还可以发送一个有效期为 1 天、3 天或 7 天的安全只读链接。

Download on the App Store

Get it on Google Play

Get it from Microsoft

Use it in your browser

本指南着重讲解一个关键时刻：检查员要求查看您的记录。它解释了两种提交记录的方式，涵盖了我们63个国家/地区的法律规定、记录的保存期限，以及不同类型食品企业的具体要求。如果您想了解哪些记录需要保存以及如何将纸质记录转换为电子记录，请阅读我们之前的指南：数字化食品安全记录：完整指南。

＃＃ 内容

1. 简答
2. 为什么纸张会让人感到负担
3. 两种展示记录的方式：打印或链接
4. 各国概览（大表格）
5. 各地区法律的规定
6. 记录需要保存多久
7. 按业务类型
8. 为检查员的要求做好准备
9. 常见问题解答
10. 官方来源

1. 简答

• 记录必须存在并予以出示。 在欧盟，第 852/2004 号条例（EC）第 5 条 要求食品企业保存与其规模和性质相符的文件和记录，并“以主管当局要求的方式”向主管当局提供合规性证据。
• 在我们调查的国家中，数字化记录均被接受。 欧盟委员会的指导意见指出，“只要能够应主管当局的要求提供记录，就可以以电子方式保存记录”。英格兰、苏格兰、挪威、丹麦、芬兰、匈牙利、捷克、法国、加拿大（联邦法规）、澳大利亚和墨西哥也以各自的方式表达了相同观点（见表格）。
• 很少有固定的保存期限。*有些国家规定了具体的保存期限（例如新西兰4年，芬兰和匈牙利至少1年，澳大利亚至少3个月）。许多国家没有规定具体的保存期限，而是采用“适当期限”的方式。对于我们无法确认具体规定的国家，表格中会注明。请咨询您当地的有关部门。
• 格式由您选择。真正的考验在各地都一样：检查员必须能够在要求时看到完整、有日期的记录。

2. 为什么纸张会让人感到负担

随便问问哪个厨房业主关于纸质记录的事，你都会听到同样的说法。我们这里不是在引用什么研究，只是日常经验：

• 文件夹存放在固定的地方。当检查员到达时，必须有人找到它，它可能在办公室里、车里或经理的包里。
• 纸张用完了。 需要有人打印新纸张、打孔并归档旧纸张。
• 厨房环境对纸张要求很高。水、油和高温都不适合用来保存写字板。
• 字迹会有所不同。长时间工作后，疲惫的“4”字可能看起来像“9”。
• 多个地点意味着多个文件夹。拥有两三个地点的业主如果不亲自去一一查看，就无法查看今天的支票记录。
• 出示记录需要时间。 检查员会等你翻阅几个月的记录，才能找到他们要求的那一周的记录。

这并不意味着纸质文件违法。在大多数国家，纸质文件是可以接受的。只是保存和出示起来比较慢。如果纸质文件对您来说很方便，请保持整洁、注明日期并集中存放。如果纸质文件不方便，本指南将为您介绍数字化方案。

3. 两种展示记录的方式：打印或链接

Chef Hygiene 提供两种方式提交相同的记录。两种方式都从检查员包开始：您可以选择日期（一个包最多可包含 731 天），应用程序会将您的检查结果汇总到一个视图中。

选项A：打印出来，或另存为PDF文件

• 点击“打印或另存为 PDF”。这将打开您设备的打印界面。Chef Hygiene 不会生成单独的 PDF 文件，而是由您的手机、平板电脑或电脑生成。
• 在安卓设备上，选择“另存为PDF”。在iPhone上，使用“分享”，然后选择“保存到文件”。在电脑上，选择打印机或“另存为PDF”。
• 打印布局会以全页形式显示照片，并列出所有扫描的纸质页面及其对应的 SHA-256 指纹。这是一个短代码，如果扫描件被篡改，该代码会发生变化。
• 您还可以下载您的记录、培训和过敏原信息的电子表格（CSV）文件。

最适合：需要当天拿到纸质文件的检查员、需要通过电子邮件发送的文件，或者您自己的存档。

方案 B：向检查员发送安全链接

1. 根据检查员要求的日期准备包裹。
2. 点击“检查员安全链接”，然后选择有效期：1 天、3 天或 7 天。
3. 如果需要，可以添加名称（例如，检查员办公室），然后点击“建立链接”。
4. 在屏幕上显示二维码，点击“复制链接”，或点击“发送链接”，使用手机的分享菜单。

检查员会得到：

• 无需注册账号，也无需安装应用程序。 该链接将在普通浏览器中打开。
• 只读。 他们可以查看、打印、另存为 PDF 或下载 CSV 文件，但不能更改任何内容。
• 就是你看到的那款包装。

你能掌控的：

• 您可以随时断开连接。
• 你可以看到它被打开了多少次以及何时。
• 当时间耗尽时，链接将停止工作。
• 任何拥有该链接的人都可以查看这些记录，直到链接失效为止，所以请只将其发送给提出请求的人。
• 该二维码只能在生成它的设备上再次显示。

最适合：在访问前后要求查看记录的检查员、检查多个站点的总部，或任何不喜欢打印的人。

须知事项，以免出现意外

• 已保存的记录无法编辑。 如果出现错误，您可以添加一条新记录进行更正。每条记录都会保留检查时间、到达服务器的时间以及执行检查的员工姓名。
• 厨房平板电脑无需联网即可工作。 检查结果会保存在设备上，并在网络连接恢复后发送。您需要联网才能创建检查包、生成链接，以及让检查员打开链接。
• 旧纸质记录可以随身携带。 将它们扫描到应用程序中，它们就会连同指纹一起出现在包裹里。
• 该应用程序不会决定检查员接受哪些材料。 它提供完整、带有日期且易于出示的记录。其余的由您所在国家/地区的有关部门决定。

4. 各国概览

如何解读表格：

• 允许数字化吗？ 是否有官方消息称记录可以电子化保存？
• 是否应要求出示？ 是否必须向检查员出示记录？
• 保存期限是多久？ 如果设定了保存期限，则为保存期限。
• “未确认”表示我们尚未找到官方答复。请咨询当地政府部门。
• 欧盟国家：欧盟委员会2022年的指导意见接受电子记录，并要求“适当的期限”，而第852/2004号条例第5条规定，应要求提供证据。即使我们没有找到任何国家层面的相关文本，这些规定也同样如此。

本文于2026年10月根据官方渠道核实。规则可能随时变更，请务必向相关机构确认。

5. 各地区法律规定

＃＃＃ 欧洲联盟

• [第852/2004号条例，第5条](https://www.legislation.gov.uk/eur/2004/852/article/5/data.htm?view=plain)要求提供“与食品企业性质和规模相称的文件和记录”。您必须“按照主管机关要求的方式”提供证据。您必须“在适当的期限内”保存记录。没有规定必须以纸质或电子形式保存，也没有规定保存期限（以月为单位）。
• 欧盟委员会公告 2022/C 355/01](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/HTML/?uri=CELEX:52022XC0916(01)) 是关于 HACCP 灵活性的官方指南。该公告指出，记录“可以以电子方式保存，只要能够应主管当局的要求提供即可”，并且“应以任何格式保存适当的时间”。公告还指出，在餐饮业中，食物通常在制作完成后不久就会被食用。

一些欧盟国家做得更多：

• [匈牙利](https://portal.nebih.gov.hu/documents/10182/406632/GHP_press_low.pdf/36f7dfad-0890-4950-b5e6-58bd71418b99): 纸质或电子版；将记录保存在主管部门可以查看的地点，至少保存 1 年。
• [捷克](https://www.psp.cz/sqw/sbirka.sqw?cz=137&r=2004): 以书面或电子形式记录关键点。监控记录保存14天；检查系统运行情况，保存1年。
• [法国](https://info.agriculture.gouv.fr/boagri/instruction-2024-528): 不强制要求填写表格。记录将被保存，以便在官方检查时出示。
• [芬兰](https://www.finlex.fi/fi/lainsaadanto/2021/318): 食品保管单据至少在食品日期后 1 年内保留，并向有关部门提供。
• [丹麦](https://foedevarestyrelsen.dk/kost-og-foedevarer/start-og-drift-af-foedevarevirksomhed/egenkontrol-og-risikoanalyse)：纸质或数字；无固定期限。

英国及其皇家属地

• 英格兰和威尔士： 食品标准局（FSA）的“食品安全，更好经营”指南包中提到，您可以保留电子版记录（电子日记）。根据《1990年食品安全法》第32条，执法人员有权检查“以任何形式保存”的记录。
• 苏格兰：该指南（即 CookSafe）允许以电子方式记录监测情况，并要求将记录保存适当期限。
• 泽西岛和格恩西岛：必须向官员提供记录；我们没有发现固定期限。
• 马恩岛和直布罗陀：尚未确认。

爱尔兰

• 餐馆、咖啡馆和外卖店属于 SI 369/2006，第 5 条规定。
• 记录保存期限：
• 自“使用期限”起3个月
• 自“最佳食用日期”起 1 年
• 售出后3个月内，适用于即食食品
• SI 22/2020 中的 3 年规则适用于根据这些法规注册或批准的企业，但不适用于大多数餐馆。

北欧国家

• 挪威： Mattilsynet 接受活页夹、笔记本、数字文档或应用程序。检查时必须出示记录；企业决定多长时间。
• 丹麦：纸质或电子版（如上图所示）。
• 芬兰：至少 1 年（以上）。
• 瑞典： Livsmedelsverket control wiki 谈到了超出保质期的“相当长的一段时间”。
• 冰岛：尚未确认。

美国和加拿大

• 美国： 这是一个各州可采纳的示范性准则（即FDA食品法典（FDA Food Code））。它并未统一规定具体的保存期限或格式，但要求在监管机构提出要求时，能够提供某些特定记录（例如冷却和冷藏记录）。对于带壳贝类标签（Shellstock tags）及鱼类寄生虫灭活记录，保存期限为90天。您所在的州或县可能会有更严格的附加要求。
• 加拿大： 加拿大食品检验局（CFIA）表示，相关记录可以采用 纸质版或电子版 形式。餐馆主要遵循各省的规定。在安大略省，安大略省法规 493/17 号（O. Reg. 493/17） 要求将虫害防治记录和食品采购记录至少保存 1 年。

澳大利亚和新西兰

• 澳大利亚： FSANZ 指出，记录可以采用“任何形式（包括电子形式）”。根据标准 3.2.2A，记录必须至少保存 3 个月。
• 新西兰： 《2015 年食品法规》要求记录清晰可辨、准确、完整且易于调取，并至少保存 4 年。

＃＃＃ 拉美

• 墨西哥：NOM-251-SSA1-2009 将记录定义为“电子或非电子”信息。其保存和显示规则是针对工厂制定的。我们没有找到针对餐厅的相应规定期限。
• 巴西：ANVISA RDC 216/2004要求记录至少保存30天。各州和城市可能会要求保存更长时间。

土耳其、海湾地区、亚洲、巴尔干半岛和东欧

• 土耳其： 《食品卫生条例》规定要求在收到请求时向主管部门提供记录，并将记录保存“一段适当的期限”。
• 未经证实：阿联酋、卡塔尔、沙特阿拉伯、日本、新加坡、马来西亚、印度、巴尔干半岛、俄罗斯、白俄罗斯、乌克兰和摩尔多瓦。我们未能找到官方确认信息，因此表格中显示“未经证实”。请咨询当地政府部门。

6. 记录需要保存多久

没有统一的世界规则。以下是我们确认的内容：

实用提示：如果您的国家/地区没有规定检查天数，请至少保留上次检查后的所有检查记录，保质期长的食品则应保留更长时间。Chef Hygiene 不会定时删除已保存的检查记录。这些记录会一直保留，直到您删除企业或帐户为止。一个检查员套餐最多可涵盖 731 天。

7. 按业务类型划分

以上规则适用于所有食品企业。不同之处在于检查员最有可能询问的内容，以及哪种分享方式更适合您。

＃＃＃ 餐厅

检查员最关注的内容： 烹饪和冷却温度、冰箱检查和清洁情况。

最佳分享方式：请打印所需日期对应的资料包，或者如果执法人员希望在访问前查看，请发送链接。如果您有多家餐厅，每家餐厅都有各自的记录。

外卖

检查员最关注的是：保温、再加热和过敏原信息，因为订单很快就会从建筑物中发出。

最佳分享方式：例如，一份小包装（例如最近 4 周的包装）通常几分钟就能解答疑问。结账时，只需快速出示二维码即可。

咖啡馆

检查员最关注的内容：牛奶和蛋糕冰箱、三明治的制作和清洁。

最佳共享方式：对于小型团队和短轮班，在平板电脑上查看意味着当负责人不在时，记录都集中在一个地方。

面包店/蛋糕店

检查员最关注的内容：烘焙食品的冷却情况、奶油和馅料的温度、过敏原以及标签上的日期。

最佳分享方式：请在包裹内附上配送信息和过敏原记录。如果您还需与批发客户分享记录，请使用 CSV 文件。

甜品店/甜点

检查员最关注的内容： 冷冻柜和展示柜的温度（冰淇淋、冷藏甜点）以及过敏原。

最佳分享方式：长期温度记录至关重要。制作数据包时，请选择较宽的日期范围。

酒吧/酒馆/俱乐部

检查员最关注的内容： 如果您提供食品，则会进行食品检查；此外，还会检查地窖和洗杯机的清洁情况。

最佳分享方式：如果警官打电话时负责检查的人员不在当班，经理可以通过手机发送链接来保存此次访问记录。

社区礼堂/场地

检查员最关注的内容：每次活动的食物准备人员、活动当天的温度以及活动前后的清洁情况。

最佳分享方式：制作一个仅包含活动日期的压缩包。一个短链接（1 天）通常就足以满足活动组织者或负责人的需求。

街角商店/杂货店

检查员最关注的内容：冷藏展示柜和冰箱的温度、保质期和送货情况。

最佳分享方式： 连续数周或数月每天检查冰箱；打印好的资料包很容易留给警官。

学校/幼儿园厨房

检查员最关注的内容：过敏原和特殊饮食、烹饪温度和员工培训。

最佳分享方式：通过链接，学校财务办公室或地方当局无需前往厨房即可查看记录。请选择最短的分享时间。

餐饮服务商/餐车

检查员最关注的是：运输过程中和活动现场的温度，以及食品的制作地点。

最佳分享方式：** 将记录保存在您的手机或平板电脑上，而不是留在基地的文件夹中，并且厨房平板电脑在没有信号的情况下也能正常工作。请记住，创建文件包或链接需要联网。

8. 为检查员的要求做好准备

1. 了解您所在国家在上表中的位置。
2. 请在事件发生当天填写支票，以便每条记录都有正确的日期和时间。
3. 如实纠正疏漏。 如果漏检了，请记录发生了什么以及你采取了什么措施。在厨师卫生系统中，你需要添加一条更正记录，因为已保存的记录无法更改。
4. 在需要之前练习制作一个包装，这样你就知道按钮在哪里了。
5. 决定谁可以发送链接。 仅限经理或所有者发送。
6. 按照你所在国家的要求保留较早的纸质记录，或者将其扫描存档。
7. 当天：询问检查员他们想要哪些日期，然后打印或发送这些日期的链接。

请记住：任何应用程序或文件夹都不能保证获得评级。检查员会根据您实际处理食品的方式、您的场所以及您的食品安全管理情况进行评判。良好的记录有助于您展现这些方面。

9. 常见问题解答

数字记录和纸质记录一样好吗？

在我们调查的国家，答案是肯定的，只要检查人员在要求时能够查看即可。欧盟指南指出，如果记录能够应要求提供，则可以“以电子方式保存”。

我需要打印我的记录交给检查员吗？

通常不需要，但如果官员要求打印纸质版，请打印出来。在 Chef Hygiene 软件中，“打印或另存为 PDF”会打开设备的打印界面。

厨师卫生用品会生成 PDF 文件吗？

它不会自动打开。它会打开设备的打印屏幕，您可以在其中选择“另存为 PDF”（或在 iPhone 上选择“共享”，然后选择“保存到文件”）。

什么是检查链接？

一个安全的网络链接，可访问您的检查包的只读副本。有效期为 1 天、3 天或 7 天，由您选择。

检查员需要账户还是应用程序？

不，该链接在任何浏览器中都能打开。

检查员可以通过链接更改我的记录吗？

不，该链接为只读链接。他们可以查看、打印、保存为 PDF 文件或下载 CSV 文件。

我可以提前终止链接吗？

是的。您可以随时点击“停止此链接”。

我可以看看检查员是否打开了链接吗？

是的。该应用会显示链接被打开的次数和时间。

链接能持续多久？

1天、3天或7天。没有永久链接。

我可以在没有网络的情况下创建链接吗？

不。创建文件包或链接需要联网，打开链接也需要联网。

厨房平板电脑可以离线使用吗？

是的。支票信息保存在设备上，网络恢复后会发送出去。

保存记录后可以编辑吗？

不，已保存的记录无法更改。您需要添加一条新记录来更正它。

我可以显示来自多个网站的记录吗？

每个地点都有自己的记录和资料包。为检查员询问的每个地点准备一份资料包。

一包可以用多少天？

最多731天。

我可以给检查员一份电子表格吗？

是的。您可以下载包含您的记录、培训信息和过敏原信息的 CSV 文件。

是否包含照片？

是的。照片会包含在照片包中，打印时会显示整页。

我可以添加我以前的纸质日记吗？

是的。用内置扫描仪扫描即可。每张扫描过的页面都会在包装盒上列出，并附有指纹码。

食品安全记录需要保存多久？

这取决于各个国家。新西兰规定4年，匈牙利和芬兰至少1年，澳大利亚至少3个月。许多国家没有规定具体期限。请参阅第6节和表格。

Chef Hygiene 会保留我的记录多久？

已保存的支票记录不会定时删除。它们会一直保留，直到您删除企业或帐户为止。

欧盟是否设定了数据保留期限？

不。第852/2004号条例第5条规定了“适当期限”。一些国家自行规定了期限。

在爱尔兰待多久？

对于大多数餐厅而言：保质期后 3 个月，最佳食用日期后 1 年，或售出后立即食用的食品 3 个月（SI 369/2006）。

在英格兰和威尔士需要多久？

法律没有规定具体的记录数量。英国食品标准局（FSA）发布的《更安全的食品，更好的业务》指南建议保留记录页，直到下次检查人员上门检查为止。

在美国待多久？

美国食品药品监督管理局（FDA）的食品法规没有统一的保存期限。某些记录，例如贝类标签，会保存90天。请咨询您所在州或县的具体规定。

加拿大是否接受电子记录？

加拿大食品检验局 (CFIA) 根据联邦规定接受纸质或电子记录。餐厅大多遵循省级规定。请咨询您所在省份的相关规定。

澳大利亚是否接受电子记录？

是的。FSANZ表示，记录可以采用任何形式，包括电子形式，但至少要保存3个月。

如果表格中我的国家显示为“未确认”怎么办？

我们未能找到可供核实的官方答案。请咨询您当地的食品管理部门，了解他们要求的包装格式和期限。

数字记录能帮我获得更高的评分吗？

没有任何应用程序能保证获得评级。检查员会对您的食品处理、场所和管理进行评判。清晰的记录有助于您展现良好的管理水平。

在英国，“对管理层的信心”意味着什么？

在英国的评级体系中，官员会考察你如何管理食品安全，“考察流程、培训和系统”，以判断标准是否能够保持。

通过链接发送记录安全吗？

链接是保密的，只存储其指纹信息。但任何拥有该链接的人都可以查看记录直至其失效，因此请仅将其发送给请求者。

我可以稍后再次展示二维码吗？

仅在建立连接的设备上。

我还需要食品安全计划吗？

是的。记录显示您执行了计划。欧盟第五条规定，程序必须基于HACCP原则。

如果漏掉了一次支票怎么办？

不要事后补填，假装事情发生得及时。务必记录下发生的事情以及你采取的措施。检查人员会查看真实、日期准确的记录。

员工能否用自己的语言进行核对？

是的。《厨师卫生手册》支持多种语言，而且对检查员来说，记录内容保持不变。

我可以同时保留纸质文件和电子文件吗？

是的。很多企业在切换期间会同时运行这两种设备，但时间不长。只要确保检查员能看到一套完整的设备即可。

我在哪里可以了解到应该保留哪些记录？

阅读我们的指南：数字食品安全记录：完整指南。

10. 官方来源

• 欧盟：第 852/2004 号条例 (EC) 第 5 条，委员会公告 2022/C 355/01)
• 英国：更安全的食品，更好的业务、1990 年食品安全法第 32 条、苏格兰烹饪安全指南、企业食品卫生评级计划指南
• 爱尔兰：SI 369/2006、SI 22/2020
• 北欧：Mattilsynet、Fødevarestyrelsen、芬兰法令318/2021，Livsmedelsverket
• 欧洲：法国 DGAL 2024-528, 匈牙利 NÉBIH 指南, 捷克法令 137/2004, 比利时 AFSCA 指南 G-023, 德国 LMHV, 西班牙 RD 1021/2022, 土耳其
• 北美：FDA 食品法规 2022、加拿大食品检验局记录保存、安大略省法规 493/17、墨西哥 NOM-251
• 大洋洲和巴西：FSANZ 证据工具、2015 年新西兰食品法规、ANVISA RDC 216/2004

请准备好您的记录，以便打印或与厨师卫生部门共享：

Download on the App Store

Get it on Google Play

Get it from Microsoft

Use it in your browser