Papieren versus digitale voedselveiligheidsdocumenten: print een pdf of stuur uw inspecteur een link?

Moet u uw voedselveiligheidsdocumenten afdrukken of de inspecteur een link sturen? Beide opties zijn in de meeste gevallen mogelijk, zolang de inspecteur maar volledige, gedateerde documenten kan inzien wanneer daarom wordt gevraagd. De voedselwetgeving in de EU, het VK en veel andere landen vereist dat u documenten bijhoudt en deze op verzoek kunt tonen, maar de meeste wetten schrijven niet voor dat ze op papier moeten worden aangeleverd. In Chef Hygiene kunt u beide doen met dezelfde documenten. U kunt ze afdrukken of opslaan als PDF via de printscreen-functie van uw apparaat. Of u kunt een beveiligde link met alleen-lezen toegang versturen die 1, 3 of 7 dagen geldig is.

Download on the App Store

Get it on Google Play

Get it from Microsoft

Use it in your browser

Deze handleiding gaat over één moment: de inspecteur vraagt om uw administratie te zien. Het legt de twee manieren uit waarop u deze kunt overhandigen, wat de wetgeving in elk van onze 63 landen zegt, hoe lang u de administratie moet bewaren en wat er verschilt per type voedselbedrijf. Wilt u weten welke administratie u moet bewaren en hoe u van papier naar een app kunt overstappen? Lees dan onze eerdere handleiding: Digitale voedselveiligheidsadministratie: de complete handleiding.

Inhoud

1. Het korte antwoord
2. Waarom papier als een last aanvoelt.
3. Twee manieren om uw gegevens te tonen: afdrukken of linken.
4. Elk land in één oogopslag (de grote tabel)
5. Wat de wet zegt, per regio.
6. Hoe lang moeten records bewaard worden?
7. Per type bedrijf
8. Voorbereiding op het verzoek van de inspecteur
9. Veelgestelde vragen
10. Officiële bronnen

1. Het korte antwoord

• Er moeten documenten en gegevens aanwezig zijn en getoond worden. In de EU Verordening (EG) nr. 852/2004, artikel 5 worden voedingsmiddelenbedrijven verplicht om documenten en gegevens bij te houden die passen bij de omvang en aard van het bedrijf, en om de bevoegde autoriteit bewijs van naleving te leveren "op de wijze die de bevoegde autoriteit vereist".
• Digitale archivering wordt geaccepteerd in de landen die we hebben gecontroleerd. De richtlijnen van de Europese Commissie zelf stellen dat "gegevens elektronisch bewaard kunnen worden, zolang ze op verzoek van de bevoegde autoriteiten beschikbaar kunnen worden gesteld". Engeland, Schotland, Noorwegen, Denemarken, Finland, Hongarije, Tsjechië, Frankrijk, Canada (federale regels), Australië en Mexico zeggen hetzelfde (zie de tabel).
• Er is zelden één vaste bewaartermijn. Sommige landen hanteren een termijn (Nieuw-Zeeland 4 jaar, Finland en Hongarije minimaal 1 jaar, Australië minimaal 3 maanden). Veel landen hanteren geen termijn en spreken van "een passende termijn". Waar we geen regel konden bevestigen, staat dit in de tabel vermeld. Neem contact op met uw lokale autoriteit.
• U mag zelf het formaat kiezen. De eigenlijke toets is overal hetzelfde: de inspecteur moet complete, gedateerde documenten kunnen inzien wanneer daarom wordt gevraagd.

2. Waarom papier als een last aanvoelt

Vraag het aan een willekeurige keukeneigenaar over papieren administratie en je hoort steeds hetzelfde. We citeren hier geen onderzoek, maar gewoon de dagelijkse ervaring:

• De map bevindt zich op één vaste plek. Wanneer de inspecteur arriveert, moet iemand hem vinden, en dat kan in het kantoor, de auto of de tas van de manager zijn.
• De pagina's raken vol. Iemand moet nieuwe vellen printen, gaatjes erin maken en de oude archiveren.
• In de keuken is papier niet geschikt. Water, vet en hitte gaan niet goed samen met klemborden.
• Het handschrift varieert. Een vermoeide "4" kan er aan het einde van een lange werkdag uitzien als een "9".
• Meerdere locaties betekenen meerdere mappen. Een eigenaar met twee of drie locaties kan de cheques van vandaag niet inzien zonder er rond te rijden.
• Het tonen van de documenten kost tijd. De inspecteur wacht terwijl u door maandenlange pagina's bladert om de week te vinden waar ze naar vragen.

Dit alles betekent niet dat papier illegaal is. In de meeste landen is het prima. Het duurt alleen langer om papieren documenten te bewaren en te tonen. Als papier voor u werkt, bewaar het dan netjes, gedateerd en op één plek. Zo niet, dan laat deze handleiding de digitale route zien.

3. Twee manieren om uw gegevens te tonen: afdrukken of linken.

Chef Hygiene biedt twee manieren om dezelfde gegevens aan te leveren. Beide beginnen met het inspecteurspakket: u kiest de datums (tot 731 dagen in één pakket) en de app verzamelt uw controles in één overzicht.

Optie A: print het uit of sla het op als PDF

• Tik op "Afdrukken of opslaan als PDF". Hiermee wordt een schermafbeelding van uw apparaat geopend. Chef Hygiene maakt geen apart PDF-bestand aan. Uw telefoon, tablet of computer doet dat.
• Op Android kies je 'Opslaan als PDF'. Op een iPhone gebruik je 'Delen' en vervolgens 'Opslaan in bestanden'. Op een computer kies je een printer of 'Opslaan als PDF'.
• De afdrukweergave toont foto's paginavullend en geeft een lijst van alle gescande papieren pagina's met een SHA-256-vingerafdruk. Dit is een korte code die verandert als de scan wordt gewijzigd.
• U kunt ook spreadsheetbestanden (CSV) van uw gegevens, trainingen en allergeninformatie downloaden.

Ideaal voor: een inspecteur die ter plekke een document nodig heeft, een bestand om te e-mailen, of voor je eigen archief.

Optie B: stuur de inspecteur een beveiligde link

1. Maak het pakket klaar voor de data die de inspecteur wenst.
2. Tik op "Beveiligde link voor de inspecteur" en kies hoe lang deze geldig is: 1, 3 of 7 dagen.
3. Voeg eventueel een naam toe (bijvoorbeeld het kantoor van de inspecteur) en tik vervolgens op "De koppeling maken".
4. Toon de QR-code op je scherm en tik op "Link kopiëren" of tik op "Link verzenden" om het deelmenu van je telefoon te gebruiken.

Wat de inspecteur krijgt:

• Geen account en geen app nodig. De link opent in een gewone browser.
• Alleen lezen. Gebruikers kunnen de bestanden bekijken, afdrukken, opslaan als PDF of downloaden als CSV-bestand, maar ze kunnen niets wijzigen.
• Hetzelfde pakket als je ziet.

Waar je de controle over behoudt:

• Je kunt de link op elk moment sluiten.
• Je kunt zien hoe vaak en wanneer het geopend is.
• Wanneer de tijd verstreken is, werkt de link niet meer.
• Iedereen die de link heeft, kan die gegevens bekijken tot het einde van de geldigheidsperiode. Stuur de link daarom alleen door naar de persoon die erom gevraagd heeft.
• De QR-code kan alleen opnieuw worden weergegeven op het apparaat waarmee de code is aangemaakt.

Ideaal voor: een inspecteur die voor of na het bezoek om documenten vraagt, een hoofdkantoor dat meerdere locaties controleert, of iedereen die liever niet print.

Dingen die je moet weten, zodat je niet voor verrassingen komt te staan

• Opgeslagen records kunnen niet worden bewerkt. Als er iets mis was, voegt u een nieuw record toe om het te corrigeren. Elk record bevat de tijd waarop het is gecontroleerd, het tijdstip waarop het de server bereikte en de naam van de medewerker die het heeft gedaan.
• De keukentablet werkt zonder internet. Controles worden op het apparaat opgeslagen en verzonden zodra de verbinding hersteld is. U hebt wel internet nodig om het pakket te maken, een link te creëren en om de inspecteur de link te laten openen.
• Oude papieren documenten kunt u meenemen. Scan ze in de app en ze verschijnen in het pakket met hun vingerafdruk.
• De app bepaalt niet wat de inspecteur accepteert. De app levert complete, gedateerde documenten die gemakkelijk te overleggen zijn. De autoriteiten van uw land beslissen over de rest.

4. Elk land in één oogopslag

Hoe lees je de tabel:

• Digitale opslag toegestaan? Zegt een officiële bron dat documenten elektronisch bewaard mogen worden?
• Op verzoek te tonen? Moeten de documenten aan de inspecteur worden getoond?
• Hoe lang bewaren? De bewaartermijn, indien van toepassing.
• "Niet bevestigd" betekent dat we geen officieel antwoord hebben gevonden. Neem contact op met uw lokale autoriteit.
• EU-landen: De richtlijnen van de Europese Commissie uit 2022 accepteren elektronische documenten en vragen om "een passende termijn", en artikel 5 van Verordening 852/2004 vereist bewijs op verzoek. Deze regels vermelden dit zelfs waar we geen nationale tekst hebben gevonden.

Gecontroleerd aan de hand van officiële bronnen in oktober 2026. Regels kunnen veranderen, dus controleer dit altijd bij uw eigen autoriteit.

5. Wat de wet zegt, per regio

Europese Unie

• [Verordening 852/2004, Artikel 5](https://www.legislation.gov.uk/eur/2004/852/article/5/data.htm?view=plain) vraagt om "documenten en gegevens die overeenkomen met de aard en omvang van het voedingsbedrijf". U moet bewijs leveren "op de wijze die de bevoegde autoriteit vereist". U moet gegevens bewaren "gedurende een passende periode". Er is geen regel met betrekking tot papier of digitaal, en er is geen vast aantal maanden.
• De [Commissiemededeling 2022/C 355/01](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/HTML/?uri=CELEX:52022XC0916(01)) is de officiële richtlijn over de flexibiliteit van HACCP. Hierin staat dat gegevens "elektronisch bewaard kunnen worden, zolang ze op verzoek van de bevoegde autoriteiten beschikbaar gesteld kunnen worden" en "gedurende een passende periode in elk formaat bewaard moeten worden". Er wordt ook opgemerkt dat in de horeca voedsel kort na de bereiding wordt gegeten.

Sommige EU-landen gaan nog verder:

• [Hongarije](https://portal.nebih.gov.hu/documents/10182/406632/GHP_press_low.pdf/36f7dfad-0890-4950-b5e6-58bd71418b99): op papier of elektronisch; bewaar de documenten op een plek waar de autoriteit ze kan inzien, gedurende ten minste 1 jaar.
• [Tsjechië](https://www.psp.cz/sqw/sbirka.sqw?cz=137&r=2004): kritieke punten in schriftelijke of elektronische vorm. Monitoringverslagen gedurende 14 dagen; controles of het systeem werkt, gedurende 1 jaar.
• [Frankrijk](https://info.agriculture.gouv.fr/boagri/instruction-2024-528): Er wordt geen formulier voorgeschreven. Gegevens worden bewaard zodat ze bij een officiële controle kunnen worden getoond.
• [Finland](https://www.finlex.fi/fi/lainsaadanto/2021/318): bewaar de kassabonnen minstens 1 jaar na de datum van het voedsel en stel ze beschikbaar aan de autoriteiten.
• [Denemarken](https://foedevarestyrelsen.dk/kost-og-foedevarer/start-og-drift-af-foedevarevirksomhed/egenkontrol-og-risikoanalyse): papier of digitaal; geen vaste periode.

Verenigd Koninkrijk en de Kroonafhankelijkheden

• Engeland en Wales: Het pakket Safer Food, Better Business van de FSA stelt dat je een elektronisch dagboek mag bijhouden. Artikel 32 van de Food Safety Act 1990 staat ambtenaren toe om gegevens te inspecteren "in welke vorm ze ook worden bewaard".
• Schotland: de CookSafe richtlijn staat toe dat monitoring elektronisch wordt vastgelegd en vraagt om de gegevens gedurende een passende periode te bewaren.
• Jersey en Guernsey: documenten moeten aan ambtenaren worden overgelegd; we hebben geen vaste periode gevonden.
• Isle of Man en Gibraltar: niet bevestigd.

Ierland

• Restaurants, cafés en afhaalrestaurants vallen onder SI 369/2006, verordening 5.
• Hoe lang moeten documenten bewaard worden?
• 3 maanden na de houdbaarheidsdatum
• 1 jaar na de houdbaarheidsdatum
• 3 maanden na verkoop, voor consumptie ter plaatse
• De driejarige regel in SI 22/2020 geldt voor bedrijven die geregistreerd of goedgekeurd zijn onder die regelgeving, niet voor de meeste restaurants.

Noordse landen

• Noorwegen: Mattilsynet accepteert een map, een notitieboekje, een digitaal document of een app. Bij inspectie moeten gegevens worden getoond; het bedrijf bepaalt hoe lang.
• Denemarken: op papier of digitaal (zie hierboven).
• Finland: minimaal 1 jaar (zie boven).
• Zweden: de Livsmedelsverket control wiki spreekt van een "redelijk lange periode" na houdbaarheid.
• IJsland: niet bevestigd.

Verenigde Staten en Canada

• VS: De FDA Food Code is een model dat staten overnemen. Het stelt geen algemene periode of format vast. Het vereist dat bepaalde specifieke gegevens, zoals gegevens over koeling en koude opslag, op verzoek van de toezichthouder beschikbaar zijn. Etiketten voor schelpdieren en gegevens over de vernietiging van visparasieten: 90 dagen. Uw staat of provincie kan een langere termijn hanteren.
• Canada: de CFIA zegt dat de gegevens in papieren of elektronische vorm kunnen worden bewaard. Restaurants volgen over het algemeen de provinciale regels. In Ontario vereist O. Reg. 493/17 dat gegevens over ongediertebestrijding en aankoop van voedsel minimaal 1 jaar worden bewaard.

Australië en Nieuw-Zeeland

• Australië: FSANZ stelt dat een registratie "in elke vorm (inclusief elektronisch)" kan zijn. Volgens Standaard 3.2.2A moeten registraties minimaal 3 maanden bewaard worden.
• Nieuw-Zeeland: de Voedselregelgeving 2015 vereist dat gegevens leesbaar, nauwkeurig, volledig en toegankelijk zijn en minimaal 4 jaar worden bewaard.

Latijns-Amerika

• Mexico: NOM-251-SSA1-2009 definieert een document als informatie "electrónica o no" (elektronisch of niet). De regels voor het bewaren en tonen ervan zijn opgesteld voor fabrieken. Voor restaurants hebben we geen vastgestelde periode gevonden.
• Brazilië: ANVISA RDC 216/2004 vereist dat gegevens minimaal 30 dagen worden bewaard. Staten en steden kunnen een langere bewaartermijn eisen.

Turkije, Golfregio, Azië, Balkan en Oost-Europa

• Turkije: de Voedselhygiëneverordening vereist dat gegevens op verzoek aan het ministerie worden verstrekt en gedurende "een passende periode" worden bewaard.
• Niet bevestigd: de VAE, Qatar, Saoedi-Arabië, Japan, Singapore, Maleisië, India, de Balkan, Rusland, Wit-Rusland, Oekraïne en Moldavië. We hebben geen officieel antwoord gevonden dat we konden bevestigen, daarom staat er in de tabel "niet bevestigd". Neem contact op met uw lokale autoriteiten.

6. Hoe lang moeten records bewaard worden?

Er bestaat geen universele regel. Dit is wat we hebben bevestigd:

Praktische tip: als uw land geen inspectienummer hanteert, bewaar dan in ieder geval alle gegevens sinds de laatste inspectie. Bewaar voedsel met een lange houdbaarheid langer. Chef Hygiene verwijdert opgeslagen inspectiegegevens niet automatisch. Ze blijven bewaard totdat u het bedrijf of het account verwijdert. Eén inspectiepakket dekt maximaal 731 dagen.

7. Per type bedrijf

Bovenstaande regels gelden voor elk voedingsbedrijf. Wat wel verandert, is waar de inspecteur waarschijnlijk naar zal vragen en welke manier van delen het beste bij u past.

Restaurant

Waar de inspecteur vooral op let: kook- en koeltemperaturen, controle en reiniging van de koelkast.

Beste manier om te delen: print het pakket voor de gevraagde data, of stuur de link als de agent het vóór het bezoek wil bekijken. Als u meerdere restaurants heeft, heeft elke locatie zijn eigen gegevens.

Afhaalmaaltijd

Waar de inspecteur vooral op let: warmhouden, opnieuw opwarmen en allergeneninformatie, omdat bestellingen het gebouw snel verlaten.

Beste manier om te delen: een kort pakket, bijvoorbeeld van de laatste 4 weken, beantwoordt de vraag vaak binnen enkele minuten. De QR-code is snel te tonen aan de kassa.

Café

Waar de inspecteur vooral op let: de koelkasten voor melk en gebak, de bereiding van sandwiches en de schoonmaak.

Beste manier om te delen: bij kleine teams en korte diensten zorgen controles op een tablet ervoor dat de gegevens op één plek bewaard blijven, ook wanneer de eigenaar er niet is.

Bakkerij / taartenwinkel

Waar de inspecteur vooral op let: het afkoelen van gebak, de temperatuur van room en vulling, allergenen en de datums op de etiketten.

Beste manier om te delen: voeg leverings- en allergengegevens toe aan het pakket. Gebruik de CSV-bestanden als u de gegevens ook met een groothandelklant deelt.

Dessertwinkel / zoetwaren

Waar de inspecteur vooral op let: de temperatuur van de vriezer en de vitrine (ijs, gekoelde desserts) en de aanwezigheid van allergenen.

Beste manier om te delen: Temperatuurgegevens over een langere periode zijn hier belangrijk. Kies een breed datumbereik bij het samenstellen van het pakket.

Kroeg / bar / club

Waar de inspecteur vooral op let: voedselcontrole (indien u eten serveert), en de reiniging van de wijnkelder en de vaatwasser.

Beste manier om te delen: als de persoon die de controles uitvoert niet aan het werk is wanneer de agent belt, kan een link die vanaf de telefoon van de manager wordt verzonden, het bezoek opslaan.

Gemeenschapszaal / locatie

Waar de inspecteur vooral op let: wie het eten voor elk evenement heeft bereid, de temperaturen op de dagen van het evenement en de schoonmaak voor en na afloop.

Beste manier om te delen: maak een pakket met alleen de evenementdata. Een korte link (1 dag) is vaak voldoende voor een evenementorganisator of -functionaris.

Buurtwinkel / kruidenierswinkel

Waar de inspecteur vooral op let: de temperatuur van de gekoelde vitrines en koelkasten, de houdbaarheidsdata en de leveringen.

Beste manier om te delen: dagelijkse controles van de koelkast gedurende weken of maanden; een geprint pakket is gemakkelijk achter te laten bij de agent.

Keuken van de school/peuterspeelzaal

Waar de inspecteur vooral op let: allergenen en speciale diëten, kooktemperaturen en personeelstraining.

Beste manier om te delen: via de link kan de administratie van een school of een gemeente de gegevens inzien zonder de keuken te hoeven bezoeken. Kies de kortst mogelijke tijd die werkt.

Cateraar / foodtruck

Waar de inspecteur vooral op let: de temperaturen tijdens het transport en op het evenement, en waar het eten is bereid.

Beste manier om te delen: de opnames staan live op je telefoon of tablet, niet in een map die op de basis is achtergebleven, en de tablet in de keuken blijft werken zonder signaal. Vergeet niet dat je internet nodig hebt om een pakket of link te maken.

8. Voorbereiding op het verzoek van de inspecteur

1. Ken in welke rij van uw land u staat in de bovenstaande tabel.
2. Vul de cheques in op de dag dat ze plaatsvinden, zodat elke registratie de juiste datum en tijd bevat.
3. Corrigeer eventuele hiaten eerlijk. Als er een controle is gemist, beschrijf dan wat er is gebeurd en wat u hebt gedaan. In Chef Hygiene voegt u een correctie toe, omdat opgeslagen gegevens niet kunnen worden gewijzigd.
4. Oefen met het maken van een pakket voordat je er een nodig hebt, zodat je weet waar de knop zit.
5. Bepaal wie een link mag versturen. Laat dit toe aan de manager of eigenaar.
6. Bewaar oudere papieren documenten zolang uw land daarom vraagt, of scan ze in.
7. Op de dag zelf: vraag de inspecteur welke data hij/zij wil, en print of verstuur vervolgens de link voor precies die data.

Onthoud: geen enkele app of map garandeert een beoordeling. Inspecteurs beoordelen hoe u daadwerkelijk met voedsel omgaat, uw bedrijfsruimte en hoe u de voedselveiligheid waarborgt. Goede documentatie helpt u dat aan te tonen.

9. Veelgestelde vragen

Is een digitaal document net zo goed als een papieren document?

In de landen die we hebben gecontroleerd, ja, zolang de inspecteur het kan inzien wanneer hij erom vraagt. Volgens de EU-richtlijnen kunnen gegevens "elektronisch worden bewaard" als ze op verzoek beschikbaar worden gesteld.

Moet ik mijn documenten afdrukken voor de inspecteur?

Meestal niet, maar als de ambtenaar om papier vraagt, print dan het pakket uit. In Chef Hygiene opent "Afdrukken of opslaan als PDF" het afdrukscherm van uw apparaat.

Maakt Chef Hygiene een PDF-bestand aan?

Niet vanzelf. Het opent het afdrukscherm van je apparaat, waar je 'Opslaan als PDF' kunt kiezen (of 'Delen' en vervolgens 'Opslaan in bestanden' op een iPhone).

Wat is de link naar de inspecteur?

Een beveiligde weblink naar een alleen-lezen kopie van uw inspectiepakket. Deze is 1, 3 of 7 dagen geldig, u kiest zelf de gewenste periode.

Heeft de inspecteur een account of de app nodig?

Nee. De link opent in elke browser.

Kan de inspecteur mijn gegevens via de link wijzigen?

Nee. De link is alleen-lezen. Ze kunnen de bestanden bekijken, afdrukken, opslaan als PDF of downloaden als CSV-bestand.

Kan ik een link voortijdig stoppen?

Ja. Tik op elk gewenst moment op "Deze link stoppen".

Kan ik zien of de inspecteur de link heeft geopend?

Ja. De app laat zien hoe vaak de link is geopend en wanneer.

Hoe lang kan een link geldig blijven?

1, 3 of 7 dagen. Er is geen permanente link.

Kan ik een link maken zonder internet?

Nee. Voor het maken van een pakket of een link is een internetverbinding nodig, en ook voor het openen van de link.

Werkt de keukentablet ook offline?

Ja. De controles worden op het apparaat opgeslagen en verzonden zodra de internetverbinding hersteld is.

Kan ik een record bewerken nadat ik het heb opgeslagen?

Nee. Opgeslagen records kunnen niet worden gewijzigd. U voegt een nieuw record toe om het te corrigeren.

Kan ik gegevens van meerdere websites weergeven?

Elke locatie heeft zijn eigen administratie en een eigen dossier. Maak voor elke locatie waar de inspecteur naar vraagt een dossier.

Hoeveel dagen is één verpakking voldoende?

Tot 731 dagen.

Kan ik de inspecteur een spreadsheet geven?

Ja. U kunt CSV-bestanden downloaden met uw gegevens, trainingen en allergeninformatie.

Zijn er foto's inbegrepen?

Ja. De foto's zitten in het pakket en worden paginagroot afgedrukt.

Kan ik mijn oude papieren dagboeken toevoegen?

Ja. Scan ze met de ingebouwde scanner. Elke gescande pagina wordt in de verpakking vermeld met een vingerafdrukcode.

Hoe lang moet ik voedselveiligheidsgegevens bewaren?

Het verschilt per land. Nieuw-Zeeland hanteert een termijn van 4 jaar, Hongarije en Finland minimaal 1 jaar, en Australië minimaal 3 maanden. Veel landen hebben geen vaste termijn. Zie paragraaf 6 en de tabel.

Hoe lang bewaart Chef Hygiene mijn gegevens?

Opgeslagen betaalgegevens worden niet automatisch verwijderd. Ze blijven bewaard totdat u het bedrijf of de rekening verwijdert.

Hanteert de EU een bewaartermijn?

Nee. Artikel 5 van Verordening 852/2004 spreekt van "een passende periode". Sommige landen voegen daar hun eigen getal aan toe.

Hoe lang verblijf je in Ierland?

Voor de meeste restaurants geldt: 3 maanden na de uiterste consumptiedatum, 1 jaar na de datum waarop het product het beste te gebruiken is, of 3 maanden na verkoop voor voedsel dat direct wordt geconsumeerd (SI 369/2006).

Hoe lang in Engeland en Wales?

De wet schrijft geen vast aantal pagina's voor. De richtlijnen van de FSA (Food Standards Agency) voor 'Safer Food, Better Business' adviseren om dagboekpagina's bij te houden tot het volgende bezoek van een inspecteur.

Hoe lang in de VS?

De FDA Food Code hanteert geen algemene bewaartermijn. Sommige documenten, zoals etiketten op schelpdieren, worden 90 dagen bewaard. Informeer bij uw staat of provincie.

Worden digitale documenten in Canada geaccepteerd?

De CFIA accepteert papieren of elektronische documenten volgens de federale regelgeving. Restaurants volgen meestal de provinciale regels. Neem contact op met uw provincie voor meer informatie.

Worden digitale documenten in Australië geaccepteerd?

Ja. Volgens FSANZ mag een dossier in elke vorm bestaan, ook elektronisch, en moet het minimaal 3 maanden bewaard worden.

Wat als mijn land "niet bevestigd" is in de tabel?

We hebben geen officieel antwoord kunnen vinden dat we konden controleren. Vraag bij uw lokale voedselautoriteit na welk formaat en welke periode zij verwachten.

Krijg ik een betere beoordeling als ik digitale opnames maak?

Geen enkele app garandeert een beoordeling. Inspecteurs beoordelen uw voedselverwerking, uw bedrijfsruimte en uw management. Duidelijke documentatie helpt u om goed management aan te tonen.

Wat betekent "vertrouwen in het management" in het Verenigd Koninkrijk?

In het Britse beoordelingssysteem kijkt de inspecteur naar hoe u de voedselveiligheid waarborgt, "waarbij hij kijkt naar processen, training en systemen", om te beoordelen of de normen worden gehandhaafd.

Is het veilig om gegevens via een link te versturen?

De link is geheim en alleen de vingerafdruk ervan wordt opgeslagen. Iedereen die de link heeft, kan echter de gegevens inzien tot het moment dat de link verloopt. Stuur de link daarom alleen door naar de persoon die erom gevraagd heeft.

Kan ik de QR-code later nogmaals laten zien?

Alleen op het apparaat dat de verbinding tot stand heeft gebracht.

Heb ik nog steeds een voedselveiligheidsplan nodig?

Ja. Uit de gegevens blijkt dat u uw plan volgt. In de EU vereist artikel 5 procedures die gebaseerd zijn op de HACCP-principes.

Wat als een cheque niet is betaald?

Vul het niet later in alsof het op dat moment is gebeurd. Noteer wat er is gebeurd en wat u hebt gedaan. Inspecteurs hechten waarde aan eerlijke, gedateerde verslagen.

Kunnen medewerkers controles in hun eigen taal uitvoeren?

Ja. Chef Hygiene werkt in meerdere talen en de gegevens blijven hetzelfde voor de inspecteur.

Kan ik papieren en digitale documenten tegelijkertijd bewaren?

Ja. Veel bedrijven gebruiken beide systemen een korte tijd, totdat ze overstappen. Zorg er wel voor dat de inspecteur één complete set kan zien.

Waar kan ik leren welke documenten ik moet bewaren?

Lees onze handleiding: Digitale voedselveiligheidsregistratie: de complete handleiding.

10. Officiële bronnen

• EU: Verordening (EG) nr. 852/2004, artikel 5, Mededeling van de Commissie 2022/C 355/01)
• VK: Safer Food, Better Business, Food Safety Act 1990 art. 32, CookSafe (Schotland), FHRS-richtlijnen voor bedrijven
• Ierland: SI 369/2006, SI 22/2020
• Scandinavië: Mattilsynet, Fødevarestyrelsen, Finlands decreet 318/2021, Livsmedelsverket
• Europa: Frankrijk DGAL 2024-528, Hongarije NÉBIH-richtlijn, Tsjechië decreet 137/2004, [België AFSCA-richtlijn] G-023](https://favv-afsca.be/sites/default/files/autocontrole/g-023/G-023_v2_fr_11-01-2024.pdf), Duitsland LMHV, Spanje RD 1021/2022, Turkije
• Noord-Amerika: FDA Food Code 2022, CFIA-registratie, Ontario O. Reg. 493/17, Mexico NOM-251
• Oceanië en Brazilië: FSANZ-bewijstool, Nieuw-Zeelandse voedselregelgeving 2015, ANVISA RDC 216/2004

Zorg dat u uw gegevens klaar heeft om af te drukken of te delen met Chef Hygiene:

Download on the App Store

Get it on Google Play

Get it from Microsoft

Use it in your browser