Registros de segurança alimentar em papel versus digitais: imprima um PDF ou envie um link para o seu inspetor.
Registros de segurança alimentar em papel ou digitais? Quais são os formatos aceitos em 63 países, por quanto tempo devem ser mantidos e como imprimir um PDF ou enviar um link seguro para o seu inspetor.
· Chef Hygiene
Você deve imprimir seus registros de segurança alimentar ou enviar um link para o inspetor? Ambas as opções funcionam na maioria dos lugares, desde que o inspetor possa ver registros completos e datados quando solicitado. A legislação alimentar na UE, no Reino Unido e em muitos outros países exige que você mantenha registros e os apresente quando solicitado, mas a maioria das leis não menciona "em papel". No Chef Hygiene, você pode fazer as duas coisas a partir dos mesmos registros. Imprima-os ou salve-os como PDF usando a função de impressão da tela do seu dispositivo. Ou envie um link seguro somente leitura que dura 1, 3 ou 7 dias.
Este guia aborda um momento específico: o inspetor solicita seus registros. Ele explica as duas maneiras de entregá-los, o que diz a legislação em cada um dos nossos 63 países, por quanto tempo os registros devem ser mantidos e o que muda para cada tipo de negócio alimentício. Se você quiser saber quais registros devem ser mantidos e como migrar do papel para um aplicativo, leia nosso guia anterior: Registros digitais de segurança alimentar: o guia completo.
Conteúdo
- Resposta curta
- Por que o papel parece um fardo
- Duas maneiras de apresentar seus registros: impressos ou por meio de links.
- Todos os países em um relance (a tabela grande)
- O que diz a lei, região por região
- Por quanto tempo manter os registros?
- Por tipo de negócio
- Preparando-se para o pedido do inspetor
- Perguntas frequentes
- Fontes oficiais
1. Resposta curta
- Os registos devem existir e ser apresentados. Na UE, o Regulamento (CE) n.º 852/2004, artigo 5.º exige que as empresas do setor alimentar mantenham documentos e registos adequados à dimensão e natureza do negócio e que forneçam à autoridade competente provas de conformidade "da forma que a autoridade competente exigir".
- O formato digital é aceito nos países que verificamos.* As próprias diretrizes da Comissão Europeia afirmam que "os registros podem ser mantidos eletronicamente, desde que possam ser disponibilizados às autoridades competentes mediante solicitação". Inglaterra, Escócia, Noruega, Dinamarca, Finlândia, Hungria, República Tcheca, França, Canadá (regras federais), Austrália e México afirmam o mesmo em seus respectivos países (ver tabela).
- Raramente existe um período de retenção fixo. Alguns países definem um período (Nova Zelândia: 4 anos; Finlândia e Hungria: pelo menos 1 ano; Austrália: pelo menos 3 meses). Muitos não definem nenhum período e indicam "um período apropriado". Quando não foi possível confirmar uma regra, a tabela indica isso. Consulte a autoridade local.
- O formato é à sua escolha.* O verdadeiro teste é o mesmo em todos os lugares: o inspetor deve poder ver registros completos e datados quando solicitado.
2. Por que o papel parece um fardo
Pergunte a qualquer dono de cozinha sobre registros em papel e você ouvirá as mesmas coisas. Não estamos citando um estudo, apenas a experiência do dia a dia:
- A pasta fica em um só lugar. Quando o inspetor chegar, alguém terá que encontrá-la, e ela pode estar no escritório, no carro ou na bolsa do gerente.
- As páginas se enchem. Alguém precisa imprimir novas folhas, furá-las e arquivar as antigas.
- A cozinha não tolera bem o papel.* Água, gordura e calor não combinam com pranchetas.
- A caligrafia varia. Um "4" cansado pode parecer um "9" no final de um longo turno.
- Vários locais significam várias pastas. Um proprietário com dois ou três locais não consegue ver os cheques de hoje sem dirigir por todos eles.
- A apresentação dos registros leva tempo.* O inspetor aguarda enquanto você examina meses de páginas para encontrar a semana solicitada.
Nada disso significa que o papel seja ilegal. Na maioria dos países, é permitido. Simplesmente leva mais tempo para guardar e apresentar. Se o papel funciona para você, mantenha-o organizado, datado e em um só lugar. Caso contrário, este guia mostra a alternativa digital.
3. Duas maneiras de exibir seus registros: impressão ou link
O Chef Hygiene oferece duas maneiras de entregar os mesmos registros. Ambas começam com o pacote do inspetor: você escolhe as datas (até 731 dias em um pacote) e o aplicativo reúne suas verificações em uma única visualização.
Opção A: imprimir ou salvar como PDF
- Toque em "Imprimir ou salvar como PDF". Isso abrirá a tela de impressão do seu dispositivo. O Chef Hygiene não cria um arquivo PDF separado. Seu telefone, tablet ou computador faz isso.
- No Android, escolha "Salvar como PDF". No iPhone, use Compartilhar e, em seguida, "Salvar em Arquivos". No computador, escolha uma impressora ou "Salvar como PDF".
- O layout de impressão exibe as fotos em página inteira e lista todas as páginas digitalizadas com uma impressão digital SHA-256. Trata-se de um código curto que muda se a digitalização for alterada.
- Você também pode baixar planilhas (CSV) com seus registros, treinamentos e informações sobre alérgenos.
Ideal para: um inspetor que deseja receber o documento impresso no mesmo dia, um arquivo para enviar por e-mail ou seu próprio arquivo pessoal.
Opção B: enviar ao inspetor um link seguro
- Prepare o pacote de acordo com as datas solicitadas pelo inspetor.
- Toque em "Link seguro para o inspetor" e escolha a duração: 1, 3 ou 7 dias.
- Adicione um nome, se desejar (por exemplo, "escritório do inspetor"), e toque em "Criar o link".
- Mostre o código QR na tela, toque em "Copiar link" ou toque em "Enviar link" para usar o menu de compartilhamento do seu telefone.
O que o inspetor recebe:
- Não é necessário criar uma conta nem usar nenhum aplicativo. O link abre em um navegador normal.
- Somente leitura. Eles podem visualizar, imprimir, salvar como PDF ou baixar os arquivos CSV, mas não podem alterar nada.
- A mesma embalagem que você vê.
Aquilo que você controla:
- Você pode cancelar o link a qualquer momento.
- Você pode ver quantas vezes e quando ele foi aberto.
- Quando o tempo acaba, o link para de funcionar.
- Qualquer pessoa que tenha o link poderá ver esses registros até o término da promoção, portanto, envie-o apenas para a pessoa que solicitou.
- O código QR só pode ser exibido novamente no dispositivo que o gerou.
Ideal para: um inspetor que solicita registros antes ou depois da visita, uma sede que verifica vários locais ou qualquer pessoa que prefira não imprimir.
Coisas a saber para que não haja surpresas
- Os registros salvos não podem ser editados. Se algo estiver errado, você adiciona um novo registro para corrigir o problema. Cada registro armazena a hora em que foi verificado, a hora em que chegou ao servidor e o nome do membro da equipe que o realizou.
- O tablet de cozinha funciona sem internet.* Os comprovantes são salvos no dispositivo e enviados quando a conexão for restabelecida. Você precisa de internet para criar o pacote, gerar um link e para que o inspetor abra o link.
- Documentos antigos em papel podem vir com você. Digitalize-os no aplicativo e eles aparecerão na mochila com sua impressão digital.
- O aplicativo não decide o que o inspetor aceita.* Ele fornece registros completos e datados, fáceis de apresentar. A autoridade do seu país decide o resto.
4. Todos os países em resumo
Como ler a tabela:
- Permitido o formato digital? Existe alguma fonte oficial que confirme que os registros podem ser mantidos eletronicamente?
- Apresentar mediante solicitação? Os registros devem ser mostrados ao inspetor?
- Por quanto tempo devo guardar? O período de retenção, se houver.
- "Não confirmado" significa que não encontramos uma resposta oficial. Consulte a autoridade local.
- Países da UE: as orientações da Comissão Europeia de 2022 aceitam registos eletrónicos e solicitam um "período adequado", e o artigo 5.º do Regulamento 852/2004 exige comprovação mediante pedido. Essas diretrizes afirmam isso mesmo onde não encontramos nenhum texto nacional.
| País | Permitido digital? | Exibido mediante solicitação? | Por quanto tempo devo guardar? |
|---|---|---|---|
| Albânia | Não confirmado: consulte as autoridades competentes | Não confirmado: consulte as autoridades competentes | Não confirmado: consulte as autoridades competentes |
| Andorra | Não confirmado: consulte a sua autoridade | Não confirmado: consulte a sua autoridade | Não confirmado: consulte a sua autoridade |
| Austrália | Sim | Não confirmado: consulte a sua autoridade | Pelo menos 3 meses |
| Áustria | Sim (orientação da UE) | Sim (legislação da UE, Artigo 5.º) | Não previsto em lei; orientação oficial: pelo menos 1 ano para alguns registos |
| Bielorrússia | Não confirmado: consulte a sua autoridade | Não confirmado: consulte a sua autoridade | Não confirmado: consulte a sua autoridade |
| Bélgica | Sim (orientação da UE) | Sim (legislação da UE, Artigo 5.º) | 6 meses após a data de validade do alimento (guia aprovado) |
| Bósnia e Herzegovina | Não confirmado: consulte a sua autoridade | Não confirmado: consulte a sua autoridade | Não confirmado: consulte a sua autoridade |
| Brasil | Não confirmado: consulte sua autoridade | Não confirmado: consulte sua autoridade | Pelo menos 30 dias (federal) |
| Bulgária | Sim (orientação da UE) | Sim (legislação da UE, Artigo 5.º) | Não definido na legislação da UE ("período adequado"); norma nacional não confirmada |
| Canadá | Sim (regras federais) | Não confirmado: consulte a sua autoridade | Regras provinciais (Ontário: pelo menos 1 ano para alguns registros) |
| Croácia | Sim (orientação da UE) | Sim (legislação da UE, Artigo 5.º) | Não definido na legislação da UE ("período adequado"); norma nacional não confirmada |
| Chipre | Sim (orientação da UE) | Sim (legislação da UE, Artigo 5.º) | Não definido na legislação da UE ("período adequado"); norma nacional não confirmada |
| República Tcheca | Sim | Sim (Legislação da UE, Artigo 5º) | 14 dias (monitoramento); 1 ano (verificação, alterações) |
| Dinamarca | Sim | Sim | Não definido |
| Estônia | Sim (orientação da UE) | Sim (legislação da UE, Artigo 5º) | Não definido na legislação da UE ("período apropriado"); norma nacional não confirmada |
| Finlândia | Sim | Sim | Pelo menos 1 ano após a data de validade do alimento |
| França | Sim (qualquer formato) | Sim | Não definido em lei |
| Alemanha | Sim (orientação da UE) | Sim (legislação da UE, Artigo 5.º) | Não definido para registos de cozinha |
| Gibraltar | Não confirmado: consulte a sua autoridade | Não confirmado: consulte a sua autoridade | Não confirmado: consulte a sua autoridade |
| Grécia | Sim (orientação da UE) | Sim (legislação da UE, Artigo 5.º) | Não definido na legislação da UE ("período adequado"); norma nacional não confirmada |
| Guernsey | Não confirmado: consulte a sua autoridade | Sim | Não definido ("período apropriado") |
| Hungria | Sim | Sim | Pelo menos 1 ano |
| Islândia | Não confirmado: consulte as autoridades competentes | Não confirmado: consulte as autoridades competentes | Não confirmado: consulte as autoridades competentes |
| Índia | Não confirmado: consulte sua autoridade | Não confirmado: consulte sua autoridade | Não confirmado: consulte sua autoridade |
| Irlanda | Sim (orientação da UE) | Sim (legislação da UE, Artigo 5.º) | 3 meses após a data de validade; 1 ano após a data de consumo preferencial; 3 meses após a venda para alimentos consumidos de uma só vez |
| Ilha de Man | Não confirmado: consulte as autoridades competentes | Não confirmado: consulte as autoridades competentes | Não confirmado: consulte as autoridades competentes |
| Itália | Sim (orientação da UE) | Sim (legislação da UE, Artigo 5.º) | Não definido na legislação da UE ("período adequado"); norma nacional não confirmada |
| Japão | Não confirmado: consulte sua autoridade | Não confirmado: consulte sua autoridade | Não confirmado: consulte sua autoridade |
| Jersey | Não confirmado: consulte a sua autoridade | Sim | Não confirmado: consulte a sua autoridade |
| Kosovo | Não confirmado: consulte a sua autoridade | Não confirmado: consulte a sua autoridade | Não confirmado: consulte a sua autoridade |
| Letônia | Sim (orientação da UE) | Sim (legislação da UE, Artigo 5.º) | Não definido na legislação da UE ("período adequado"); norma nacional não confirmada |
| Liechtenstein | Não confirmado: consulte a sua autoridade | Não confirmado: consulte a sua autoridade | Não confirmado: consulte a sua autoridade |
| Lituânia | Sim (orientação da UE) | Sim (legislação da UE, Artigo 5.º) | Não definido na legislação da UE ("período adequado"); norma nacional não confirmada |
| Luxemburgo | Sim (orientação da UE) | Sim (legislação da UE, Artigo 5.º) | Não definido na legislação da UE ("período adequado"); norma nacional não confirmada |
| Malásia | Não confirmado: consulte as autoridades competentes | Não confirmado: consulte as autoridades competentes | Não confirmado: consulte as autoridades competentes |
| Malta | Sim (orientação da UE) | Sim (legislação da UE, Artigo 5.º) | Não definido na legislação da UE ("período adequado"); norma nacional não confirmada |
| México | Sim | Não confirmado para restaurantes | Não definido para restaurantes |
| Moldávia | Não confirmado: consulte as autoridades competentes | Não confirmado: consulte as autoridades competentes | Não confirmado: consulte as autoridades competentes |
| Mônaco | Não confirmado: consulte as autoridades competentes | Não confirmado: consulte as autoridades competentes | Não confirmado: consulte as autoridades competentes |
| Montenegro | Não confirmado: consulte as autoridades competentes | Não confirmado: consulte as autoridades competentes | Não confirmado: consulte as autoridades competentes |
| Países Baixos | Sim (orientação da UE) | Sim (legislação da UE, Artigo 5.º) | Não definido na legislação da UE ("período adequado"); norma nacional não confirmada |
| Nova Zelândia | Não especificado (os registros devem estar acessíveis) | Sim | Pelo menos 4 anos |
| Macedônia do Norte | Não confirmado: consulte sua autoridade | Não confirmado: consulte sua autoridade | Não confirmado: consulte sua autoridade |
| Noruega | Sim | Sim | Não definido (a empresa decide) |
| Polônia | Sim (orientação da UE) | Sim (legislação da UE, Artigo 5º) | Não definido na legislação da UE ("período apropriado"); norma nacional não confirmada |
| Portugal | Sim (orientação da UE) | Sim (legislação da UE, Artigo 5.º) | Não confirmado (registos de temperatura de alimentos congelados: pelo menos 1 ano) |
| Catar | Não confirmado: consulte as autoridades competentes | Não confirmado: consulte as autoridades competentes | Não confirmado: consulte as autoridades competentes |
| Romênia | Sim (orientação da UE) | Sim (legislação da UE, Artigo 5º) | Não definido na legislação da UE ("período apropriado"); norma nacional não confirmada |
| Rússia | Não confirmado: consulte sua autoridade | Não confirmado: consulte sua autoridade | Não confirmado: consulte sua autoridade |
| San Marino | Não confirmado: consulte a sua autoridade | Não confirmado: consulte a sua autoridade | Não confirmado: consulte a sua autoridade |
| Arábia Saudita | Não confirmado: consulte sua autoridade | Não confirmado: consulte sua autoridade | Não confirmado: consulte sua autoridade |
| Sérvia | Não confirmado: consulte a sua autoridade | Não confirmado: consulte a sua autoridade | Não confirmado: consulte a sua autoridade |
| Singapura | Não confirmado: consulte as autoridades competentes | Não confirmado: consulte as autoridades competentes | Não confirmado: consulte as autoridades competentes |
| Eslováquia | Sim (orientação da UE) | Sim (legislação da UE, Artigo 5.º) | Não definido na legislação da UE ("período adequado"); norma nacional não confirmada |
| Eslovênia | Sim (orientação da UE) | Sim | Pelo menos 3 meses (guia aprovado) |
| Espanha | Sim (orientação da UE) | Sim (legislação da UE, Artigo 5.º) | Não previsto na legislação nacional |
| Suécia | Sim (orientação da UE) | Sim (legislação da UE, Artigo 5.º) | Não definido: "um período razoavelmente longo" além do prazo de validade |
| Suíça | Não confirmado: consulte a sua autoridade | Não confirmado: consulte a sua autoridade | Não previsto na Portaria de Higiene |
| Turquia | Não confirmado: consulte a sua autoridade | Sim | Não definido ("um período adequado") |
| Ucrânia | Não confirmado: consulte as autoridades competentes | Não confirmado: consulte as autoridades competentes | Não confirmado: consulte as autoridades competentes |
| Emirados Árabes Unidos | Não confirmado: consulte as autoridades competentes | Não confirmado: consulte as autoridades competentes | Não confirmado: consulte as autoridades competentes |
| Reino Unido | Sim | Sim | Não definido (Orientação para Inglaterra/País de Gales: até a próxima visita do agente) |
| Estados Unidos | Não definido (aplicam-se as regras estaduais) | Alguns registros disponíveis mediante solicitação | Sem período geral (alguns registros com prazo de 90 dias) |
Verificado em fontes oficiais em outubro de 2026. As regras mudam, portanto, sempre confirme com a sua própria autoridade.
5. O que diz a lei, região por região
União Europeia
- [O Regulamento 852/2004, Artigo 5](https://www.legislation.gov.uk/eur/2004/852/article/5/data.htm?view=plain) exige "documentos e registos compatíveis com a natureza e dimensão da empresa alimentar". Deve fornecer provas "da forma que a autoridade competente exigir". Deve conservar os registos "por um período adequado". Não existe qualquer regra quanto ao formato (papel ou digital), nem um número específico de meses.
- O [Comunicação da Comissão 2022/C 355/01](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/HTML/?uri=CELEX:52022XC0916(01)) constitui uma orientação oficial sobre a flexibilidade na aplicação do HACCP. O documento estabelece que os registros "podem ser mantidos em formato eletrônico, desde que possam ser disponibilizados às autoridades competentes mediante solicitação" e que "devem ser conservados por um período de tempo adequado, em qualquer formato". Ressalta-se, ainda, que, no setor de serviços de alimentação (catering), os alimentos são consumidos logo após o seu preparo.
Alguns países da UE vão mais longe:
- [Hungria](https://portal.nebih.gov.hu/documents/10182/406632/GHP_press_low.pdf/36f7dfad-0890-4950-b5e6-58bd71418b99): em papel ou eletrônico; manter registros no local onde a autoridade possa vê-los, por pelo menos 1 ano.
- [República Tcheca](https://www.psp.cz/sqw/sbirka.sqw?cz=137&r=2004): pontos críticos em formato escrito ou eletrônico. Registros de monitoramento a cada 14 dias; verificações de funcionamento do sistema a cada 1 ano.
- [França](https://info.agriculture.gouv.fr/boagri/instruction-2024-528): Não é exigido nenhum formulário. Os registros são mantidos para que possam ser apresentados em um controle oficial.
- [Finlândia](https://www.finlex.fi/fi/lainsaadanto/2021/318): manter registros de verificação própria por pelo menos 1 ano após a data do alimento, disponíveis para a autoridade.
- [Dinamarca](https://foedevarestyrelsen.dk/kost-og-foedevarer/start-og-drift-af-foedevarevirksomhed/egenkontrol-og-risikoanalyse): papel ou digital; sem período fixo.
Reino Unido e dependências da Coroa
- Inglaterra e País de Gales: o pacote Alimentos Mais Seguros, Melhores Negócios da FSA afirma que você pode manter um diário eletrônico. A Lei de Segurança Alimentar de 1990, seção 32 permite que os fiscais inspecionem registros "em qualquer formato em que estejam armazenados".
- Escócia: o guia CookSafe permite que o monitoramento seja registrado eletronicamente e solicita que os registros sejam mantidos por um período apropriado.
- Jersey e Guernsey: os registros devem ser apresentados aos agentes; não encontramos um período fixo.
- Ilha de Man e Gibraltar: não confirmado.
Irlanda
- Restaurantes, cafés e estabelecimentos de comida para levar estão abrangidos pelo SI 369/2006, regulamento 5.
- Por quanto tempo devo guardar os registros:
- 3 meses após a data de validade
- 1 ano após a data de validade
- 3 meses após a venda, para alimentos destinados ao consumo imediato.
- A regra dos 3 anos prevista no SI 22/2020 aplica-se a empresas registadas ou aprovadas ao abrigo desse Regulamento, e não à maioria dos restaurantes.
Países nórdicos
- Noruega: Mattilsynet aceita um fichário, um caderno, um documento digital ou um aplicativo. Os registros deverão ser apresentados na inspeção; a empresa decide por quanto tempo.
- Dinamarca: em papel ou digital (acima).
- Finlândia: pelo menos 1 ano (acima).
- Suécia: a wiki de controle do Livsmedelsverket fala de um "período razoavelmente longo" além da vida útil.
- Islândia: não confirmado.
EUA e Canadá
- EUA: o Código Alimentar da FDA é um modelo adotado pelos estados. Ele não define um período ou formato geral. Exige que alguns registros específicos, como registros de refrigeração e armazenamento a frio, estejam disponíveis para o órgão regulador mediante solicitação. Etiquetas de moluscos e registros de destruição de parasitas em peixes: 90 dias. Seu estado ou condado pode adicionar mais prazos.
- Canadá: a CFIA afirma que os registros podem ser em papel ou eletrônicos. Os restaurantes geralmente seguem as normas provinciais. Em Ontário, o Regulamento 493/17 exige que os registros de controle de pragas e de compra de alimentos sejam mantidos por pelo menos 1 ano.
Austrália e Nova Zelândia
- Austrália: FSANZ afirma que um registro pode estar "em qualquer formato (incluindo eletrônico)". De acordo com o Padrão 3.2.2A, os registros devem ser mantidos por pelo menos 3 meses.
- Nova Zelândia: o Regulamento Alimentar de 2015 exige que os registros sejam legíveis, precisos, completos e acessíveis, e mantidos por pelo menos 4 anos.
América latina
- México: NOM-251-SSA1-2009 define um registro como informação "eletrônica ou não". As regras para sua guarda e exibição são específicas para fábricas. Para restaurantes, não encontramos um período definido.
- Brasil: ANVISA RDC 216/2004 exige que os registros sejam mantidos por pelo menos 30 dias. Estados e municípios podem exigir um período maior.
Turquia, Golfo, Ásia, Balcãs e Europa Oriental
- Turquia: o Regulamento de Higiene Alimentar exige que os registos sejam entregues ao Ministério mediante pedido e conservados por "um período apropriado".
- Não confirmado: Emirados Árabes Unidos, Catar, Arábia Saudita, Japão, Singapura, Malásia, Índia, Balcãs, Rússia, Bielorrússia, Ucrânia e Moldávia. Não encontramos uma resposta oficial que pudéssemos confirmar, portanto, a tabela indica "não confirmado". Consulte a autoridade local.
6. Por quanto tempo manter os registros?
Não existe uma única regra mundial. Eis o que confirmamos:
| País | Período | Tipo |
|---|---|---|
| Nova Zelândia | Pelo menos 4 anos | Direito |
| Hungria | Pelo menos 1 ano | Direito |
| Finlândia | Pelo menos 1 ano após a data de validade do alimento | Lei |
| Irlanda | Validade: 3 meses após o prazo de validade; 1 ano após a data de consumo preferencial; 3 meses após a venda para alimentos consumidos de uma só vez | Legislação |
| República Tcheca | 14 dias para monitoramento; 1 ano para verificação e alterações | Legislação |
| Ontário (Canadá) | Pelo menos 1 ano (controle de pragas, compras de alimentos) | Legislação |
| Austrália | Pelo menos 3 meses | Direito (Padrão 3.2.2A) |
| Brasil | Pelo menos 30 dias | Lei (federal) |
| Bélgica | 6 meses após a data de validade | Guia setorial aprovado |
| Eslovênia | Mínimo de 3 meses, recomendado 1 ano | Guia setorial aprovado |
| Inglaterra / País de Gales | Não definido; mantenha as páginas do diário até a próxima visita do agente | Orientações da FSA |
| UE, Noruega, Dinamarca, Alemanha, Espanha, França, Turquia | Não definido; "um período apropriado" | Legislação/orientação |
Dica prática: se o seu país não define um prazo, guarde pelo menos tudo o que foi verificado desde a última inspeção e, para alimentos com longa validade, guarde por mais tempo. O Chef Hygiene não exclui os registros de verificação salvos automaticamente. Eles permanecem até que você exclua a empresa ou a conta. Um pacote de inspeção pode cobrir até 731 dias.
7. Por tipo de negócio
As regras acima se aplicam a todos os estabelecimentos alimentícios. O que muda é o que o inspetor provavelmente perguntará e qual forma de compartilhamento lhe convém.
Restaurante
O que o inspetor observa com mais atenção: temperaturas de cozimento e resfriamento, verificação e limpeza da geladeira.
Melhor forma de compartilhar: imprima o pacote para as datas solicitadas ou envie o link caso o agente queira consultar antes da visita. Se você tiver mais de um restaurante, cada estabelecimento terá seus próprios registros.
Remover
O que o inspetor observa com mais atenção: informações sobre manutenção da temperatura, reaquecimento e alérgenos, pois os pedidos saem do estabelecimento rapidamente.
Melhor forma de compartilhar: um pacote curto, por exemplo, das últimas 4 semanas, geralmente responde à pergunta em minutos. O código QR é rápido de mostrar no caixa.
Café
O que o inspetor observa com mais atenção: geladeiras de leite e bolos, preparação de sanduíches e limpeza.
Melhor forma de compartilhar: em equipes pequenas e turnos curtos, as verificações em um tablet garantem que os registros fiquem em um só lugar quando o responsável não estiver presente.
Padaria / confeitaria
O que o inspetor observa com mais atenção: o resfriamento dos produtos assados, a temperatura do creme e do recheio, a presença de alérgenos e as datas de validade nos rótulos.
Melhor forma de compartilhar: inclua os registros de entrega e de alérgenos na embalagem. Use os arquivos CSV se você também compartilhar os registros com um cliente atacadista.
Loja de sobremesas / doces
O que o inspetor observa com mais atenção: as temperaturas do congelador e da vitrine (sorvetes, sobremesas refrigeradas) e os alérgenos.
Melhor forma de compartilhar: registros de temperatura ao longo de um longo período são importantes neste caso. Escolha um intervalo de datas amplo ao criar o pacote.
Pub / bar / clube
O que o inspetor observa com mais atenção: a qualidade dos alimentos, caso você sirva comida, além da limpeza da adega e da máquina de lavar copos.
Melhor forma de compartilhar: se a pessoa que realiza as verificações não estiver de plantão quando o agente ligar, um link enviado do celular do gerente salva a visita.
Salão comunitário / espaço para eventos
O que o inspetor observa com mais atenção: quem preparou a comida para cada evento, as temperaturas nos dias do evento e a limpeza antes e depois.
Melhor forma de compartilhar: crie um pacote contendo apenas as datas do evento. Um link curto (1 dia) geralmente é suficiente para um organizador ou responsável pelo evento.
Mercadinho/mercearia
O que o inspetor observa com mais atenção: temperaturas dos produtos refrigerados em exposição e dentro da geladeira, datas de validade e datas de entrega.
Melhor forma de compartilhar: verificações diárias na geladeira ao longo de semanas ou meses; um pacote impresso é fácil de deixar com o agente.
Cozinha escolar/creche
O que o inspetor observa com mais atenção: alérgenos e dietas especiais, temperaturas de cozimento e treinamento da equipe.
Melhor forma de compartilhar: o link permite que a secretaria da escola ou a autoridade local vejam os registros sem precisar ir até a cozinha. Escolha o menor período de tempo possível.
Fornecedor de alimentos / food truck
O que o inspetor observa com mais atenção: as temperaturas durante o transporte e no evento, e o local onde os alimentos foram preparados.
Melhor forma de compartilhar: as gravações ficam armazenadas no seu celular ou tablet, não em uma pasta deixada na base, e o tablet da cozinha continua funcionando mesmo sem sinal. Lembre-se que criar um pacote ou link requer internet.
8. Preparando-se para o pedido do inspetor
- Conheça a linha do seu país na tabela acima.
- Preencha os cheques no dia em que ocorrerem, para que cada registro tenha a data e a hora corretas.
- Corrija as falhas com honestidade. Se uma verificação foi esquecida, anote o que aconteceu e o que você fez. No Chef Hygiene, você adiciona um registro de correção, pois os registros salvos não podem ser alterados.
- Pratique a montagem de um pacote antes de precisar de um, para saber onde fica o botão.
- Decida quem pode enviar o link. Limite isso ao gerente ou proprietário.
- Guarde os registros antigos em papel pelo tempo exigido pelo seu país ou digitalize-os.
- No dia: pergunte ao inspetor quais datas ele deseja e, em seguida, imprima ou envie o link exatamente para essas datas.
Lembre-se: nenhum aplicativo ou pasta garante uma classificação. Os inspetores avaliam como você realmente manipula os alimentos, suas instalações e como você gerencia a segurança alimentar. Bons registros ajudam você a demonstrar isso.
9. Perguntas Frequentes
Um registro digital é tão bom quanto um registro em papel?
Nos países que verificamos, sim, desde que o inspetor possa ver os registros quando solicitado. As diretrizes da UE afirmam que os registros "podem ser mantidos eletronicamente" se forem disponibilizados mediante solicitação.
Preciso imprimir meus documentos para o inspetor?
Geralmente não, mas se o agente solicitar papel, imprima o pacote. No Chef Hygiene, a opção "Imprimir ou salvar como PDF" abre a tela de impressão do seu dispositivo.
O Chef Hygiene gera um arquivo PDF?
Não sozinho. Ele abre a tela de impressão do seu dispositivo, onde você pode escolher "Salvar como PDF" (ou Compartilhar e, em seguida, "Salvar em Arquivos" no iPhone).
O que é o link do inspetor?
Um link seguro para uma cópia somente leitura do seu pacote de inspeção. Ele funciona por 1, 3 ou 7 dias, à sua escolha.
O inspetor precisa de uma conta ou do aplicativo?
Não. O link abre em qualquer navegador.
O inspetor pode alterar meus registros através do link?
Não. O link é somente para leitura. Eles podem visualizar, imprimir, salvar como PDF ou baixar arquivos CSV.
Posso interromper um link antes do término?
Sim. Toque em "Parar este link" a qualquer momento.
Posso verificar se o inspetor abriu o link?
Sim. O aplicativo mostra quantas vezes o link foi aberto e quando.
Quanto tempo um link pode durar?
1, 3 ou 7 dias. Não existe vínculo permanente.
Posso criar um link sem internet?
Não. Criar um pacote ou um link requer internet, assim como abrir o link.
O tablet de cozinha funciona offline?
Sim. Os cheques são salvos no dispositivo e enviados quando a internet volta a funcionar.
Posso editar um registro depois de salvá-lo?
Não. Os registros salvos não podem ser alterados. Você adiciona um novo registro que corrige o anterior.
Posso exibir registros de vários sites?
Cada local possui seus próprios registros e seu próprio pacote de documentos. Prepare um pacote para cada local sobre o qual o inspetor perguntar.
Quantos dias um pacote de suplementos dura?
Até 731 dias.
Posso entregar uma planilha ao inspetor?
Sim. Você pode baixar arquivos CSV com seus registros, treinamentos e informações sobre alérgenos.
As fotos estão incluídas?
Sim. As fotos aparecem no pacote e em página inteira quando você imprime.
Posso adicionar meus diários antigos em papel?
Sim. Digitalize-as com o leitor integrado. Cada página digitalizada é listada na embalagem com um código de impressão digital.
Por quanto tempo devo guardar os registros de segurança alimentar?
Depende do país. A Nova Zelândia exige 4 anos, a Hungria e a Finlândia pelo menos 1 ano, e a Austrália pelo menos 3 meses. Muitos países não definem um prazo. Consulte a seção 6 e a tabela.
Por quanto tempo a Chef Hygiene guarda meus registros?
Os registros de cheques salvos não são excluídos automaticamente. Eles permanecem até que você exclua a empresa ou a conta.
A UE estabelece um período de retenção?
Não. O artigo 5.º do Regulamento 852/2004 diz "um período adequado". Alguns países acrescentam o seu próprio número.
Quanto tempo na Irlanda?
Para a maioria dos restaurantes: 3 meses após a data de validade, 1 ano após a data de consumo preferencial ou 3 meses após a venda para alimentos consumidos imediatamente (SI 369/2006).
Quanto tempo na Inglaterra e no País de Gales?
A lei não estipula um número. As diretrizes "Alimentos Mais Seguros, Melhores Negócios" da FSA recomendam manter um diário com as anotações até a próxima visita de um agente fiscal.
Quanto tempo nos EUA?
O Código de Alimentos da FDA não possui um prazo geral. Alguns registros, como etiquetas de estoque de conchas, são mantidos por 90 dias. Consulte as normas do seu estado ou município.
Registros digitais são aceitos no Canadá?
A CFIA aceita registros em papel ou eletrônicos de acordo com as normas federais. Os restaurantes geralmente seguem as normas provinciais. Consulte as normas da sua província.
Registros digitais são aceitos na Austrália?
Sim. A FSANZ afirma que um registro pode estar em qualquer formato, inclusive eletrônico, e deve ser mantido por pelo menos 3 meses.
E se meu país "não estiver confirmado" na tabela?
Não encontramos uma resposta oficial que pudéssemos verificar. Consulte a autoridade sanitária local para saber qual o formato e o período esperados.
Registros digitais me darão uma classificação melhor?
Nenhum aplicativo garante uma classificação. Os inspetores avaliam o manuseio dos alimentos, as instalações e a gestão. Registros claros ajudam a demonstrar uma boa gestão.
O que significa "confiança na gestão" no Reino Unido?
No sistema de classificação do Reino Unido, o fiscal analisa como você gerencia a segurança alimentar, "observando processos, treinamento e sistemas", para avaliar se os padrões serão mantidos.
É seguro enviar registros por link?
O link é secreto e apenas a sua impressão digital é armazenada. Mas qualquer pessoa que possua o link poderá ver os registros até o seu término, portanto, envie-o apenas para a pessoa que o solicitou.
Posso mostrar o código QR novamente mais tarde?
Somente no dispositivo que estabeleceu a conexão.
Ainda preciso de um plano de segurança alimentar?
Sim. Os registros mostram que você está seguindo o seu plano. Na UE, o Artigo 5 exige procedimentos baseados nos princípios do HACCP.
E se um cheque não for entregue?
Não preencha o formulário posteriormente como se o evento tivesse ocorrido na hora. Registre o que aconteceu e o que você fez. Os inspetores procuram registros honestos e datados.
Os funcionários podem fazer verificações em seu próprio idioma?
Sim. A Chef Hygiene trabalha em vários idiomas, e os registros permanecem os mesmos para o inspetor.
Posso manter arquivos em papel e digitais ao mesmo tempo?
Sim. Muitas empresas usam ambos os sistemas por um curto período enquanto fazem a transição. Apenas certifique-se de que o inspetor possa ver um conjunto completo.
Onde posso aprender quais registros devo guardar?
Leia nosso guia: Registros digitais de segurança alimentar: o guia completo.
10. Fontes oficiais
- UE: Regulamento (CE) n.º 852/2004, artigo 5.º, Aviso da Comissão 2022/C 355/01)
- Reino Unido: Alimentos Mais Seguros, Melhores Negócios, Lei de Segurança Alimentar de 1990, seção 32, CookSafe (Escócia), Orientações do FHRS para empresas
- Irlanda: SI 369/2006, SI 22/2020
- Nórdicos: Mattilsynet, Fødevarestyrelsen, decreto da Finlândia 318/2021, Livsmedelsverket
- Europa: França: DGAL 2024-528, Hungria: Guia da NÉBIH, Chéquia: Decreto 137/2004, Bélgica: Guia G-023 da AFSCA, Alemanha: LMHV, Espanha: RD 1021/2022, Turquia
- América do Norte: Código Alimentar da FDA 2022, Manutenção de registros da CFIA, Regulamento de Ontário 493/17, Norma Oficial do México NOM-251
- Oceania e Brasil: Ferramenta de evidências da FSANZ, Regulamentos Alimentares da Nova Zelândia de 2015, ANVISA RDC 216/2004
Mantenha seus registros prontos para imprimir ou compartilhar com a Chef Hygiene: