Cyfrowe rejestry bezpieczeństwa żywności: zastąp papierowy dziennik HACCP i SFBB

Czy można przechowywać dokumentację bezpieczeństwa żywności w aplikacji zamiast w wersji papierowej? Tak, w większości krajów. Prawo wymaga prowadzenia dokumentacji, która jest prawdziwa, kompletna i łatwa do okazania. Nie wymaga jednak wersji papierowej. W Wielkiej Brytanii Agencja ds. Standardów Żywności (FSA) stwierdza, że strony dziennika „Bezpieczniejsza Żywność, Lepszy Biznes” (SFBB) można wypełniać na urządzeniu i przechowywać je elektronicznie. W Australii, Agencja ds. Standardów Żywności Australii i Nowej Zelandii (FSANZ) stwierdza, że dokumentacja może mieć „dowolną formę (w tym elektroniczną)”. Dla inspektora liczy się tylko jedno: czy kontrole zostały przeprowadzone, opatrzone datą, podpisane i naprawione, gdy coś poszło nie tak?

Każda restauracja, punkt gastronomiczny, kawiarnia, piekarnia, pub, firma cateringowa, food truck, sklepik osiedlowy i szkolna kuchnia codziennie wypełniają dzienniki bezpieczeństwa żywności. Kontrole otwarcia, temperatury w lodówce, temperatury gotowania, sprzątanie, dostawy, alergeny. Na papierze zajmuje to dużo czasu, strony gubią się lub są zatłuszczone, a luki ujawniają się w dniu kontroli.

W tym przewodniku wyjaśniono, jakie dokumenty należy przechowywać i dlaczego, jakie są rzeczywiste problemy z papierowymi dziennikami, jak cyfrowe rejestry bezpieczeństwa żywności ułatwiają codzienną pracę i jak przygotowują do wizyty inspektora. Na końcu znajduje się jednodniowy plan przejścia z wersji papierowej oraz lista kontrolna na dzień kontroli.

Spis treści

1. Jakie rejestry bezpieczeństwa żywności musi prowadzić małe przedsiębiorstwo spożywcze?
2. Prawo obowiązujące w przypadku rekordów: Wielka Brytania, Irlandia i UE, USA, Australia
3. Czy inspektorzy akceptują cyfrowe zapisy dotyczące bezpieczeństwa żywności?
4. Zapisy i ocena higieny żywności
5. Prawdziwe problemy z papierowymi kalendarzami
6. Dziennik papierowy kontra aplikacja do monitorowania bezpieczeństwa żywności: tabela porównawcza
7. W jaki sposób cyfrowe zapisy zmniejszają codzienne obciążenie pracą
8. Typowy dzień: papier kontra aplikacja (przykład)
9. W jaki sposób cyfrowe zapisy przygotowują Cię do inspekcji
10. Jak przejść z wersji papierowej na cyfrową w jeden dzień
11. Lista kontrolna dnia inspekcji
12. W jaki sposób Chef Hygiene przechowuje Twoje dane
13. Często zadawane pytania dotyczące cyfrowych rejestrów bezpieczeństwa żywności

1. Jakie rejestry bezpieczeństwa żywności musi prowadzić mała firma spożywcza?

Większość małych przedsiębiorstw spożywczych prowadzi codzienne zapisy kontroli bezpieczeństwa żywności.

Dokładna lista zależy od kraju i rodzaju żywności. Ale rdzeń jest wszędzie prawie taki sam.

Zapisy dzienne

• Kontrola otwarcia: lodówki i zamrażarki sprawne, umywalki zaopatrzone w wodę, brak śladów szkodników, personel gotowy do pracy.
• Temperatury w lodówce i zamrażarce: zwykle co najmniej raz dziennie, często dwa razy.
• Temperatury gotowania: temperatura wewnętrzna żywności wysokiego ryzyka.
• Chłodzenie: szybkość, z jaką ugotowane jedzenie zmienia się z gorącego na zimne.
• Podgrzewanie: temperatura wewnętrzna podczas podgrzewania żywności.
• Utrzymywanie ciepła: temperatura potrawy utrzymywanej w cieple w celu podania.
• Sprzątanie: co zostało posprzątane i przez kogo.
• Kontrola końcowa: żywność jest przykryta, oznaczona i odłożona, śmieci wyniesione, sprzęt wyłączony.
• Podpis: kierownik potwierdza, że kontrole danego dnia zostały wykonane.

Rejestruje, kiedy coś się dzieje

• Dostawy: temperatura i stan towarów chłodzonych i mrożonych.
• Problemy i rozwiązania (działania korygujące): co poszło nie tak i co zrobiłeś.
• Choroba personelu: kto został odesłany do domu i kiedy wrócił.
• Obserwacje szkodników: co zaobserwowano i co zrobiono.

Rekordy tygodniowe, miesięczne i roczne

• Listy do gruntownego czyszczenia.
• Sprawdzenie termometru sondowego (kalibracja).
• Dokumentacja szkoleń personelu.
• Aktualizowane na bieżąco informacje o alergenach dla każdego dania.
• Lista dostawców.
• Przegląd planu bezpieczeństwa żywności, przynajmniej w przypadku zmiany menu lub sposobu pracy.

Dlaczego zapisy są ważne

• Zapisy są twoim dowodem. Inspektor nie może zobaczyć, co działo się w twojej kuchni w zeszły wtorek. Twoje zapisy to pokazują.
• Oni Cię chronią. Jeśli klient zachoruje, dobra dokumentacja pomoże Ci wykazać, że zachowałeś wszelkie niezbędne środki ostrożności.

Download on the App Store (iPhone, iPad)

Download on the Mac App Store (Mac)

Get it on Google Play (Android)

Get it from Microsoft Store (Windows)

2. Prawo dotyczące rekordów: Wielka Brytania, Irlandia i UE, USA, Australia

Wielka Brytania: HACCP i bezpieczniejsza żywność, lepszy biznes

Przedsiębiorstwa zajmujące się produkcją żywności w Wielkiej Brytanii muszą stosować procedury bezpieczeństwa żywności oparte na HACCP (Analiza zagrożeń i krytyczne punkty kontroli).

• Anglia i Walia: pakiet FSA Bezpieczniejsza żywność, lepszy biznes (SFBB) to gotowy sposób dla małych firm. FSA zaleca dzienne zapisy w kalendarzu.
• Irlandia Północna: wskazówki dotyczące bezpiecznego cateringu.
• Szkocja: CookSafe, certyfikat Food Standards Scotland.

Irlandia i UE: Rozporządzenie (WE) nr 852/2004

Głównym prawem UE jest Rozporządzenie (WE) nr 852/2004 w sprawie higieny żywności.

• Artykuł 5: procedury oparte na zasadach HACCP.
• Zapisy: dokumenty i zapisy, które odpowiadają charakterowi i rozmiarowi przedsiębiorstwa.
• Przewodniki krajowe: każdy kraj dodaje swoje własne. W Irlandii FSAI publikuje wytyczne i pakiet „Bezpieczny catering” dla małych firm.

USA: Kodeks żywnościowy FDA

Większość stanów USA i lokalnych departamentów zdrowia korzysta z Kodeksu żywnościowego FDA.

• Codzienne czynności: na przykład chłodzenie i utrzymywanie ciepła, tam gdzie jest to potrzebne.
• Procesy specjalne (takie jak pakowanie próżniowe lub peklowanie): pełny plan HACCP z dokumentacją. Sekcja 8-201.14 stanowi, że plan musi zawierać listę dokumentacji prowadzonej przez osobę odpowiedzialną.
• Szczegóły: decyduje lokalny wydział zdrowia.

Australia: Standard 3.2.2A

Norma 3.2.2A Kodeksu norm żywnościowych dotyczy wielu przedsiębiorstw gastronomicznych i detalicznych, które zajmują się żywnością gotową do spożycia, niepakowaną i potencjalnie niebezpieczną.

• Rejestry: dotyczące kluczowych czynności, takich jak przechowywanie w chłodni, gotowanie, chłodzenie i podgrzewanie lub inny sposób pokazania funkcjonariuszowi, że potrafisz zarządzać tymi ryzykami.
• Przechowuj je: przez co najmniej 3 miesiące (FSANZ).

3. Czy inspektorzy akceptują cyfrowe zapisy dotyczące bezpieczeństwa żywności?

Tak, w krajach, które sprawdziliśmy, prawo wymaga dokumentacji, a nie dokumentów papierowych.

Inspektorzy chcą sprawdzić, czy dokumentacja:

• Ukończone: nie brakuje żadnych dni.
• Oznaczone datą i godziną.
• Podpis: widać, kto wykonał każdą kontrolę.
• Szczerość: napisane w tamtym czasie, nie uzupełnione później.
• Podjęte działania: jeśli sprawdzenie się nie powiedzie, możesz zobaczyć, co zostało zrobione.
• Łatwe do pokazania: możesz szybko znaleźć dowolny dzień.

Dobra aplikacja robi to wszystko lepiej niż papier, ponieważ automatycznie rejestruje czas i osobę.

4. Zapisy i ocena higieny żywności

W brytyjskim systemie oceny higieny żywności (FHRS) inspektor ocenia trzy obszary:

1. Higiena żywności: sposób obchodzenia się z żywnością, jej przechowywania i gotowania.
2. Struktura: stan budynku, sprzątanie i zwalczanie szkodników.
3. Zaufanie do kierownictwa: sposób, w jaki zarządzasz bezpieczeństwem żywności, w tym system bezpieczeństwa żywności, dokumentacja i szkolenia oraz Twoja historia działań.

Każdy obszar otrzymuje ocenę, a suma punktów daje ocenę od 0 do 5. Aby uzyskać ocenę 5, musisz mieć dobry wynik we wszystkich trzech obszarach. Oznacza to, że słabe lub brakujące dane mogą uniemożliwić Ci uzyskanie oceny 5, nawet jeśli Twoja kuchnia wygląda na czystą.

W innych krajach inspektorzy sprawdzają również, czy system bezpieczeństwa żywności jest wdrożony i działa prawidłowo. Najprostszym sposobem na potwierdzenie tego jest prowadzenie dokumentacji.

5. Prawdziwe problemy z papierowymi kalendarzami

Papierkowa robota, ale każdy, kto prowadził kuchnię, w której dużo się dzieje, wie, jakie to problemy.

To zajmuje czas

Znajdź pamiętnik, znajdź długopis, znajdź odpowiednią stronę, zapisz cyfry, podpisz. Wiele razy dziennie. W pośpiechu czeki są pomijane.

Strony gubią się, są mokre lub tłuste

W kuchniach jest gorąco, mokro i tłoczno. Pamiętniki lądują za lodówką, ochlapują się olejem lub są wyrzucane przez pomyłkę.

Brak podpisów i puste dni

Zapracowana zmiana zapomina się podpisać. Dzień wolny pozostawia pustą stronę. Inspektorzy najpierw zauważają puste strony.

Wypełnianie

Kiedy strona jest pusta, kusi, żeby ją później uzupełnić. Wszystkie cyfry w tym samym długopisie, ten sam charakter pisma, wszystko idealne: inspektorzy są szkoleni, żeby to wyłapywać. To bardziej niszczy zaufanie niż uczciwa luka.

Brak ostrzeżenia, gdy coś jest nie tak

Papier nie mówi, że 9°C w lodówce to za ciepło. Nie przypomina, że nikt nie przeprowadził kontroli końcowej.

Więcej niż jedna witryna

Jeśli masz dwa lub trzy sklepy, nie zobaczysz pamiętników bez pojechania tam.

Języki personelu

Wiele zespołów kuchennych posługuje się kilkoma językami. Niektórym pracownikom trudno jest poprawnie wypełnić kalendarz w jednym języku.

6. Dziennik papierowy kontra aplikacja do monitorowania bezpieczeństwa żywności: tabela porównawcza

7. Jak cyfrowe zapisy zmniejszają codzienne obciążenie pracą

Wpisz lub powiedz temperaturę

Otwierasz czek, wpisujesz „4” lub mówisz „cztery stopnie” i jest zapisany. Bez długopisu, bez kartki.

Gotowe listy dzienne

Sprawdzanie otwarcia, sprawdzanie lodówki, gotowanie, chłodzenie, sprzątanie, sprawdzanie zamknięcia: lista jest gotowa na Ciebie każdego dnia. Wystarczy zaznaczyć i wypełnić.

Natychmiastowe zaliczenie lub niezaliczenie

Aplikacja zna limity obowiązujące w Twoim kraju. Jeśli lodówka jest zbyt ciepła lub ugotowane danie nie jest wystarczająco gorące, od razu to widzisz.

Napraw i zatwierdź

Gdy kontrola się nie powiedzie, aplikacja pyta, co zrobiłeś: przeniosłeś jedzenie, zadzwoniłeś do inżyniera, wyrzuciłeś je. Kierownik podpisuje się na koniec dnia.

Przypomnienia i alerty

Jeśli kontrola końcowa nie zostanie przeprowadzona, aplikacja przypomni Ci o tym. Menedżerowie mogą zobaczyć pominięte kontrole, zanim staną się nawykiem.

Zdjęcia jako dowód

Zdjęcie czystej lodówki, list przewozowy lub informacja o naprawionym problemie jest lepszym dowodem niż linia pisma odręcznego.

Własny telefon lub wspólny tablet z PIN-em

Pracownicy mogą korzystać z własnego telefonu lub dzielić się jednym tabletem kuchennym. Każda osoba wpisuje swoje imię i nazwisko oraz kod PIN, dzięki czemu każda kontrola pokazuje, kto ją wykonał.

Działa offline

Dobra aplikacja działa nawet bez dostępu do Internetu w piwnicznej kuchni i wysyła czeki, gdy tylko znów będzie dostępna.

Pracownicy w swoim języku

Każda osoba widzi aplikację w swoim własnym języku, dzięki czemu rozumie każde sprawdzenie.

8. Typowy dzień: papier kontra aplikacja (przykład)

To tylko przykład poglądowy, a nie wynik mierzony. Czas, jaki poświęcisz na przygotowanie, będzie zależał od Twojej kuchni, menu i zespołu.

Główną oszczędnością nie jest liczba minut na kontrolę. To brak szukania, uzupełniania danych i niespodzianek w dniu kontroli.

9. W jaki sposób cyfrowe zapisy przygotowują Cię do inspekcji

Zapisy zawsze kompletne i datowane

Każde sprawdzenie ma datę, godzinę i nazwę. Luki są pokazywane Tobie, a nie znajdowane przez inspektora.

Jedno opakowanie lub bezpieczny link

Zamiast gromadzić wszystkie foldery, możesz pobrać wszystkie dokumenty jako jeden pakiet lub udostępnić je za pomocą bezpiecznego łącza i kodu QR, który inspektor może otworzyć.

Zobacz, na co będzie zwracał uwagę inspektor

Dowiedz się, co sprawdza inspektor i czego jeszcze brakuje, zanim przybędzie na miejsce.

Najpierw poćwicz

Kontrola próbna, czyli obchody jak inspektor, ujawnia słabe punkty, gdy jest jeszcze czas na ich poprawienie.

10. Jak przejść z wersji papierowej na cyfrową w jeden dzień

1. Rano: załóż firmę. Dodaj swoją witrynę, kraj i rodzaj działalności.
2. Dodaj swoje lodówki i zamrażarki. Nadaj każdej z nich nazwę, np. „Przedpokój” lub „Lodówka na desery”.
3. Dodaj swoich pracowników. Każda osoba ma swoje imię i kod PIN lub korzysta z własnego telefonu.
4. Wybierz codzienne kontrole. Zacznij od gotowej listy, a następnie dodaj swoją własną.
5. Przynieś stare papierowe zapiski. Zeskanuj ostatnie strony swojego pamiętnika, aby wszystko znajdowało się w jednym miejscu.
6. Przeszkolenie zespołu w 10 minut. Pokaż jedną kontrolę lodówki i jedną kontrolę czystości. To większość pracy.
7. Uruchom pierwszy dzień. Przeprowadź kontrole przed otwarciem, przed zamknięciem i w lodówce za pomocą aplikacji.
8. Podpis kierownika. Pod koniec dnia sprawdź, co zostało zrobione i podpisz.
9. Zachowaj pakiet SFBB lub plan bezpieczeństwa żywności. Twój pisemny plan („bezpieczne metody”) nadal ma znaczenie. Aplikacja zastępuje codzienne strony z kalendarza, a nie Twoje myślenie o zagrożeniach.

Wskazówka: zachowaj papierowy dziennik jeszcze przez tydzień jako zapas, jeśli dzięki niemu Twój zespół poczuje się bezpiecznie. Potem przestań.

11. Lista kontrolna dnia przeglądu

• [ ] Plan bezpieczeństwa żywności (pakiet SFBB, plan HACCP lub przewodnik krajowy) gotowy do pokazania.
• [ ] Codzienne zapisy za ostatnie tygodnie są kompletne: nie ma pustych dni.
• [ ] Rejestrowano temperatury w lodówkach i zamrażarkach, z poprawkami dotyczącymi zbyt wysokiej temperatury.
• [ ] Rejestrowanie gotowania, chłodzenia, podgrzewania i utrzymywania ciepła, tam gdzie jest to konieczne.
• [ ] Rejestr sprzątania i harmonogram sprzątania.
• [ ] Kontrole dostaw.
• [ ] Aktualizowane informacje o alergenach dla każdej potrawy.
• [ ] Dokumentacja szkoleń personelu.
• [ ] Kartoteki chorobowe pracowników.
• [ ] Dokumentacja lub umowa dotycząca zwalczania szkodników.
• [ ] Rejestry kontroli termometru sondowego.
• [ ] Pakiet nagrań lub bezpieczny link gotowy na Twoim telefonie lub tablecie.
• [ ] Ktoś na zmianie, kto może wyjaśnić system.

12. Jak Chef Hygiene przechowuje Twoje dane

Chef Hygiene przechowuje dokumentację bezpieczeństwa żywności w Twojej kuchni w jednej prostej aplikacji, dzięki czemu będziesz przygotowany na przyjazd inspektora.

• Temperatury w lodówce i zamrażarce w sekundach: wpisz je lub powiedz.
• Codzienne kontrole, pomiary temperatury, alergenów i rejestry sprzątania z natychmiastowym zaliczeniem lub niezaliczeniem zgodnie z przepisami obowiązującymi w Twoim kraju.
• Podziel się jednym tabletem kuchennym: każda osoba dotyka swojego imienia i wpisuje swój kod PIN.
• Zobacz, na co będzie zwracał uwagę inspektor i czego jeszcze brakuje.
• Bezpłatna kontrola praktyczna: przejście się jak inspektor, z prawdopodobną oceną.
• Inspektor AI (opcjonalny, 0,99 GBP za każdym razem): ogląda zdjęcia Twojej kuchni, zadaje pytania Twojemu szefowi kuchni, a następnie pisze raport.
• Pobierz swoje nagrania jako jeden pakiet lub udostępnij je za pomocą bezpiecznego łącza i kodu QR.
• Przynieś swoje stare papierowe dokumenty dzięki wbudowanemu skanerowi.
• Działa w trybie offline i wysyła czeki po ponownym połączeniu z siecią.
• W 40 językach, dzięki czemu każdy może pracować w swoim własnym.

Bezpłatnie przez 14 dni, potem 2,99 GBP miesięcznie za każdą stronę (od 1,99 GBP). Pobierz aplikację na iPhone'a, iPada, Maca, Androida lub Windowsa:

Download on the App Store (iPhone, iPad)

Download on the Mac App Store (Mac)

Get it on Google Play (Android)

Get it from Microsoft Store (Windows)

13. Często zadawane pytania dotyczące cyfrowych zapisów bezpieczeństwa żywności

Czy mogę przechowywać dokumentację bezpieczeństwa żywności w aplikacji?

Tak, w większości krajów. Prawo wymaga kompletnych i dokładnych zapisów, a nie papierowych. W Anglii i Walii FSA stwierdza, że strony dziennika SFBB można wypełniać i przechowywać elektronicznie.

Czy aplikacja dotycząca bezpieczeństwa żywności jest akceptowana przez EHO?

Inspektorzy ochrony środowiska sprawdzają, czy dokumentacja jest kompletna, opatrzona datą, podpisana i czy zostały podjęte odpowiednie działania. Format nie jest problemem. W razie wątpliwości należy skontaktować się z lokalnym urzędem.

Czy mogę zastąpić dziennik SFBB aplikacją?

Tak, aplikacja może zastąpić strony dziennika. Nadal musisz wypełnić swoje bezpieczne metody SFBB (plan bezpieczeństwa żywności).

Jakie dane dotyczące bezpieczeństwa żywności są potrzebne małej restauracji?

Zwykle kontrole otwierania i zamykania, temperatury lodówek i zamrażarek, temperatury gotowania, chłodzenia, podgrzewania i utrzymywania ciepła, czyszczenie, dostawy, problemy i ich rozwiązywanie, alergeny, szkolenie personelu i wykrywanie chorób oraz kontrole pod kątem szkodników.

Jak długo powinienem przechowywać dokumentację bezpieczeństwa żywności?

Zależy to od kraju. W Australii FSANZ zaleca co najmniej 3 miesiące. W Wielkiej Brytanii wiele rad miejskich zaleca przechowywanie ich wystarczająco długo, aby wystarczyły na ostatnią kontrolę i okres przydatności do spożycia żywności. Zapytaj w lokalnym urzędzie.

Czy inspektorzy biorą pod uwagę zapisy dotyczące oceny higieny żywności?

Tak. W brytyjskim systemie FHRS „zaufanie do kierownictwa” obejmuje system bezpieczeństwa żywności, dokumentację i szkolenia. Słaba dokumentacja może uniemożliwić uzyskanie oceny 5.

Co się stanie, jeśli w moich zapisach będą luki?

Inspektor może obniżyć Twoje zaufanie do oceny zarządzania. Szczera luka z notatką jest lepsza niż uzupełnianie danych.

Czy wypełnianie dokumentacji pod koniec dnia jest dopuszczalne?

Protokoły powinny być sporządzane w momencie kontroli. Późniejsze wypełnianie ich z pamięci nie jest wiarygodne, a inspektorzy często to zauważają.

Czy potrzebuję dokumentacji HACCP jako małego dowodu?

Tak, potrzebujesz procedur bezpieczeństwa żywności opartych na HACCP. W Wielkiej Brytanii SFBB to prosty sposób na spełnienie tych wymagań przez małe firmy.

Jakie są wymagania dotyczące dokumentacji w Kodeksie żywnościowym FDA?

Dokumentacja zależy od procesu i lokalnego wydziału zdrowia. Plan HACCP, zgodnie z Kodeksem Żywnościowym, musi zawierać listę przechowywanych dokumentów, aby wykazać jego skuteczność.

Czy prawo UE wymaga dokumentacji papierowej?

Nie. Rozporządzenie (WE) nr 852/2004 wymaga dokumentów i zapisów dostosowanych do wielkości przedsiębiorstwa. Nie mówi o papierze.

Czy pracownicy mogą używać własnych telefonów do kontroli bezpieczeństwa żywności?

Tak, za pomocą aplikacji, do której każdy ma swój własny login. Możesz też udostępnić każdemu tablet kuchenny z kodem PIN.

Czy aplikacja do zarządzania bezpieczeństwem żywności działa bez dostępu do Internetu?

Niektórzy tak. Chef Hygiene działa w trybie offline i wysyła czeki po ponownym uruchomieniu.

Czy mogę dodawać zdjęcia do dokumentacji bezpieczeństwa żywności?

Tak, w większości aplikacji. Zdjęcia sprzątania, dostaw lub naprawionych usterek stanowią dodatkowy, mocny dowód.

Jak pokazać inspektorowi zapisy cyfrowe?

Otwórz je na telefonie lub tablecie, pobierz pakiet lub udostępnij bezpieczny link lub kod QR.

Co zrobić ze starymi papierowymi pamiętnikami?

Przechowuj je tak długo, jak wymagają tego lokalne przepisy. Dzięki Chef Hygiene możesz je zeskanować do aplikacji, aby wszystkie Twoje dane były w jednym miejscu.

Czy pracownicy mogą rejestrować czeki w swoim języku?

Z Chef Hygiene, tak. Każdy może korzystać z aplikacji w swoim własnym języku.

Czy aplikacja do zarządzania bezpieczeństwem żywności jest droga?

Ceny są różne. Chef Hygiene jest bezpłatny przez 14 dni, a następnie kosztuje 2,99 GBP miesięcznie za każdą stronę (od 1,99 GBP).

Jak przygotować się do kontroli higieny żywności?

Upewnij się, że Twój plan i dokumentacja są kompletne, uzupełnij wszelkie luki i przeprowadź inspekcję. Skorzystaj z powyższej listy kontrolnej.