Stafrænar matvælaöryggisskrár: Skiptu út pappírs HACCP og SFBB dagbókinni þinni

Geturðu haldið skrár um matvælaöryggi á appi í stað pappírs? Já, í flestum löndum. Lögin kveða á um að þú haldir skrár sem eru sannar, tæmandi og auðvelt að sýna fram á. Þau krefjast ekki pappírs. Í Bretlandi segir Matvælastofnunin (FSA) að þú getir fyllt út dagbókarsíðurnar fyrir öruggari matvæli, betri viðskipti (SFBB) á tæki og geymt þær rafrænt. Í Ástralíu segir Matvælastofnun Ástralíu á Nýja-Sjálandi (FSANZ) að skrá geti verið „á hvaða formi sem er (þar með talið rafræn)“. Það sem skiptir skoðunarmanninn máli er einfalt: eru athuganir gerðar, dagsettar, undirritaðar og lagfærðar þegar eitthvað fór úrskeiðis?

Sérhver veitingastaður, skyndibitastaður, kaffihús, bakarí, krá, veisluþjónusta, matarbíll, hornbúð og skólaeldhús fylla út öryggisskrár fyrir matvæli á hverjum degi. Opnunareftirlit, hitastig ísskápa, eldunarhitastig, þrif, afhendingar, ofnæmisvaldar. Á pappír tekur þetta tíma, blaðsíður týnast eða verða fituga og eyður sjást á skoðunardegi.

Þessi handbók útskýrir hvaða skrár þú verður að halda og hvers vegna, raunveruleg vandamál með pappírsdagbækur, hvernig stafrænar skrár um matvælaöryggi draga úr daglegu starfi og hvernig þær undirbúa þig fyrir eftirlitsmanninn. Í lokin er eins dags áætlun um að skipta úr pappír og gátlisti fyrir eftirlitsdaginn.

Efnisyfirlit

1. Hvaða skrár um matvælaöryggi verða lítil matvælafyrirtæki að halda?
2. Lögin á bak við skjölin: Bretland, Írland og ESB, Bandaríkin, Ástralía
3. Eru eftirlitsmenn viðurkenndir með stafrænum skrám um matvælaöryggi?
4. Skrár og matvælaheilbrigðiseinkunn þín
5. Raunveruleg vandamál með pappírsdagbækur
6. Pappírsdagbók vs. matvælaöryggisapp: samanburðartafla
7. Hvernig stafrænar skrár draga úr daglegu vinnuálagi
8. Dæmigerður dagur: pappír vs. app (dæmi)
9. Hvernig stafræn skjöl undirbúa þig fyrir skoðun
10. Hvernig á að skipta úr pappír yfir í stafrænt efni á einum degi
11. Eftirlitslisti fyrir skoðunardag
12. Hvernig Chef Hygiene heldur utan um skrár þínar
13. Stafrænar skrár um matvælaöryggi Algengar spurningar

1. Hvaða skrár um matvælaöryggi verða lítil matvælafyrirtæki að halda?

Flest lítil matvælafyrirtæki halda daglega skrár yfir matvælaöryggiseftirlit sitt.

Nákvæmur listi fer eftir landi þínu og matargerð. En kjarninn er næstum sá sami alls staðar.

Daglegar skrár

• Opnunareftirlit: ísskápar og frystikistur virka, handlaugar fylltar, engin merki um meindýr, starfsfólk tilbúið til vinnu.
• Hitastig í kæli og frysti: venjulega að minnsta kosti einu sinni á dag, oft tvisvar.
• Eldunarhitastig: kjarnahitastig matvæla sem eru í mikilli áhættu.
• Kæling: hversu hratt eldaður matur fer úr heitum í kaldan.
• Endurhitun: kjarnahitastig þegar matur er hitaður upp.
• Heit geymsla: hitastig matar sem haldið er heitum til framreiðslu.
• Þrif: hvað var þrifið og af hverjum.
• Lokaeftirlit: matvæli þakin, merkt og sett til hliðar, rusl út, búnaður af.
• Undirskrift: Yfirmaður staðfestir að dagskrárskoðunum sé lokið.

Skrár upp þegar eitthvað gerist

• Afhendingar: hitastig og ástand kældra og frystra vara.
• Vandamál og úrbætur (leiðréttingar): hvað fór úrskeiðis og hvað þú gerðir.
• Veikindi starfsfólks: hverjir voru sendir heim og hvenær þeir komu til baka.
• Meindýraskoðun: hvað sást og hvað var gert.

Vikuleg, mánaðarleg og árleg skráning

• Listar fyrir djúphreinsun.
• Athuganir á hitamæli (kvörðun).
• Þjálfunarskrár starfsfólks.
• Upplýsingar um ofnæmisvalda fyrir hvern rétt, uppfærðar.
• Listi yfir birgja.
• Endurskoðun á matvælaöryggisáætlun þinni, að minnsta kosti þegar matseðill þinn eða vinnubrögð breytast.

Af hverju skrárnar skipta máli

• Skjöl eru þín sönnun. Eftirlitsmaður getur ekki séð hvað gerðist í eldhúsinu þínu síðasta þriðjudag. Skjöl þín sýna það.
• Þau vernda þig. Ef viðskiptavinur veikist, þá hjálpa góðar skrár þér að sýna fram á að þú hafir gætt allrar eðlilegrar varúðar.

Download on the App Store (iPhone, iPad)

Download on the Mac App Store (Mac)

Get it on Google Play (Android)

Get it from Microsoft Store (Windows)

2. Lögin á bak við skjölin: Bretland, Írland og ESB, Bandaríkin, Ástralía

Bretland: HACCP og öruggari matvæli, betri viðskipti

Matvælafyrirtæki í Bretlandi verða að hafa matvælaöryggisferla sem byggjast á HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Points).

• England og Wales: Pakki Matvælaeftirlits Bandaríkjanna (FSA) Öruggari matvæli, betri viðskipti (SFBB) er tilbúin leið fyrir lítil fyrirtæki. FSA segir að dagleg skráning fari í dagbókina.
• Norður-Írland: Leiðbeiningar um örugga veitingar.**
• Skotland: CookSafe, frá Matvælastofnun Skotlands.

Írland og ESB: Reglugerð (EB) nr. 852/2004

Helsta löggjöf ESB er reglugerð (EB) nr. 852/2004 um matvælaheilbrigði.

• 5. grein: verklagsreglur byggðar á HACCP meginreglum.
• Skjöl: skjöl og gögn sem passa við eðli og stærð fyrirtækisins.
• Þjóðarleiðbeiningar: Hvert land bætir við sínum eigin. Á Írlandi gefur FSAI út leiðbeiningar og pakkann Örugg veitingaþjónusta fyrir lítil fyrirtæki.

Bandaríkin: Matvælakóði FDA

Flest fylki og heilbrigðisyfirvöld í Bandaríkjunum nota matvælareglugerð FDA.

• Dagleg logs: til dæmis kæling og heitageymslu, þar sem þeirra er þörf.
• Sérstök ferli (eins og lofttæmd pökkun eða herðing): ítarleg HACCP áætlun með skrám. Í 8. gr. 201.14 segir að í áætluninni verði að vera tilgreind skrár sem ábyrgðaraðilinn heldur.
• Upplýsingarnar: Heilbrigðiseftirlitið á þínu svæði ákveður það.

Ástralía: Staðall 3.2.2A

Staðall 3.2.2A í matvælareglugerðinni nær til margra matvælafyrirtækja og smásölufyrirtækja sem meðhöndla óumbúðaðan, tilbúinan og hugsanlega hættulegan mat.**

• Skráningar: fyrir lykilstarfsemi eins og kæligeymslu, matreiðslu, kælingu og upphitun, eða aðra leið til að sýna starfsmanni að þú stjórnar þessari áhættu.
• Geymið þau: í að minnsta kosti 3 mánuði (FSANZ).

3. Eru eftirlitsmenn viðurkenndir stafrænir matvælaöryggisskrár?

Já, í löndunum sem við skoðuðum krefjast lögin gagna en ekki pappírs.

Eftirlitsmenn vilja sjá að skrár séu:

• Lokið: engir dagar vantar.
• Dagsett og tímasett.
• Undirskrift: þú getur séð hver gerði hverja athugun.
• Heiðarlegt: skrifað á sínum tíma, ekki fyllt út síðar.
• Breytt á: Þegar athugun mistekst er hægt að sjá hvað var gert.
• Auðvelt að sýna: þú getur fundið hvaða dag sem er fljótt.

Gott app gerir allt þetta betur en pappír, því það skráir tímann og einstaklinginn sjálfkrafa.

4. Skrár og matvælaheilbrigðiseinkunn þín

Í breska matvælaheilbrigðismatskerfinu (FHRS) gefur skoðunarmaðurinn einkunn fyrir þrjú svið:

1. Matvælahreinlæti: hvernig matvæli eru meðhöndluð, geymd og elduð.
2. Mannvirki: ástand byggingarinnar, þrif og meindýraeyðing.
3. Traust á stjórnun: hvernig þú stýrir matvælaöryggi, þar með talið matvælaöryggiskerfi þitt, skrár og þjálfun og árangur þinn.

Hvert svæði fær einkunn og saman gefa einkunnirnar einkunn frá 0 upp í 5. Til að fá 5 þarftu góða einkunn á öllum þremur sviðunum. Þetta þýðir að léleg eða vantar skráningar geta komið í veg fyrir að þú fáir 5, jafnvel þótt eldhúsið þitt líti út fyrir að vera hreint.

Í öðrum löndum athuga eftirlitsmenn einnig hvort matvælaöryggiskerfið sé til staðar og virki. Skrár eru auðveldasta leiðin til að sýna það fram á.

5. Raunveruleg vandamál með pappírsdagbækur

Pappír virkar, en allir sem hafa rekið annríkt eldhús þekkja vandamálin.

Það tekur tíma

Finndu dagbókina, finndu pennann, finndu réttu síðuna, skrifaðu tölurnar, skrifaðu undir. Oft á dag. Í flýti eru ávísanir slepptar.

Síður týnast, blautar eða fituga

Eldhús eru heit, blaut og önnum kafin. Dagbækur detta á bak við ísskápa, skvettast á þær með olíu eða eru hent fyrir mistök.

Undirskriftir vantar og auðir dagar

Annríkisvakt gleymir að skrifa undir. Frídagur skilur eftir auða síðu. Eftirlitsmenn taka fyrst eftir auðum síðum.

Bakfylling

Þegar síða er tóm er freistandi að fylla hana út síðar. Allar tölurnar í sama pennanum, sama skriftin, allt fullkomið: eftirlitsmenn eru þjálfaðir til að koma auga á þetta. Það skaðar traust meira en einlægt eyður.

Engin viðvörun þegar eitthvað er að

Pappír segir þér ekki að 9°C í ísskáp sé of heitt. Hann minnir þig ekki á að enginn gerði lokunarathuganir.

Fleiri en ein síða

Ef þú ert með tvær eða þrjár verslanir geturðu ekki séð dagbækurnar án þess að keyra þangað.

Tungumál starfsfólks

Mörg eldhústeymi tala mörg tungumál. Sumir starfsmenn eiga erfitt með að fylla út dagbók á einu tungumáli rétt.

6. Pappírsdagbók vs. matvælaöryggisapp: samanburðartafla

7. Hvernig stafrænar skrár draga úr daglegu vinnuálagi

Sláðu inn eða segðu hitastig

Þú opnar sekkinn, skrifar „4“ eða segir „fjórar gráður“ og hann er vistaður. Enginn penni, engin blaðsíða.

Tilbúnir daglistar

Opnunareftirlit, ísskápaeftirlit, eldun, kæling, þrif, lokunareftirlit: listinn er tilbúinn fyrir þig á hverjum degi. Þú bara hakar við og fyllir út.

Stóðst eða féll samstundis

Appið þekkir mörk landsins þíns. Ef ísskápur er of heitur eða eldaður réttur er ekki nógu heitur sérðu það strax.

Lagfæring og staðfesting

Þegar athugun mistekst spyr appið hvað þú gerðir: færðir matinn, hringdir í tæknifræðinginn, hentir honum. Yfirmaðurinn staðfestir daginn í lokin.

Áminningar og viðvaranir

Ef lokunareftirlitið er ekki lokið minnir appið þig á það. Stjórnendur geta séð gleymdar eftirlitsáætlanir áður en þær verða að vana.

Myndir sem sönnun

Mynd af hreinum ísskáp, afhendingarseðill eða lagfært vandamál er sterkari sönnun en skriftlína.

Eigin sími eða sameiginleg spjaldtölva með PIN-númeri

Starfsfólk getur notað sinn eigin síma eða deilt einni spjaldtölvu í eldhúsinu. Hver einstaklingur pikkar á nafnið sitt og slær inn PIN-númerið sitt, þannig að hver athugun sýnir hver gerði það.

Virkar án nettengingar

Gott app heldur áfram að virka án nettengingar í kjallaraeldhúsi og sendir ávísanirnar þegar það er komið aftur á netið.

Starfsfólk á sínu eigin tungumáli

Hver einstaklingur sér appið á sínu eigin tungumáli, þannig að hann skilur hverja athugun.

8. Dæmigerður dagur: pappír vs. app (dæmi)

Þetta er eingöngu dæmi, ekki mæld niðurstaða. Þínir tímar ráðast af eldhúsinu þínu, matseðlinum og teyminu.

Helsta sparnaðurinn felst ekki í mínútunum á hverri skoðun. Það er engin leit, engin eftirfylgni og engar óvæntar uppákomur á skoðunardegi.

9. Hvernig stafræn skjöl undirbúa þig fyrir skoðun

Skrár alltaf fullkomnar og dagsettar

Hver ávísun hefur dagsetningu, tíma og nafn. Bil eru sýnd þér, ekki fundin af skoðunarmanni.

Einn pakki eða öruggur hlekkur

Í stað þess að hafa haug af möppum geturðu sótt skjölin þín í einum pakka eða deilt þeim með öruggum tengli og QR kóða sem skoðunarmaðurinn getur opnað.

Sjáðu hvað skoðunarmaðurinn mun leita að

Vitaðu hvað skoðunarmaður athugar og hvað vantar enn áður en hann kemur á staðinn.

Æfðu fyrst

Æfingaskoðun, eins og skoðunarmaður gerir, sýnir veikleika þína á meðan enn er tími til að laga þá.

10. Hvernig á að skipta úr pappír yfir í stafrænt efni á einum degi

1. Morgun: stofnaðu fyrirtækið þitt. Bættu við síðunni þinni, landi þínu og tegund fyrirtækis.
2. Bætið við ísskápum og frystikistum. Gefið hverjum og einum nafn, eins og „Innkeyrslukæli“ eða „Eftirréttakæli“.
3. Bætið við starfsfólki. Hver einstaklingur fær sitt eigið nafn og PIN-númer eða notar sinn eigin síma.
4. Veldu daglegar ávísanir þínar. Byrjaðu á tilbúnum lista og bættu síðan við þínum eigin.
5. Komdu með gömlu pappírsgögnin þín. Skannaðu nýjustu dagbókarsíðurnar þínar svo allt sé á einum stað.
6. Þjálfaðu teymið á 10 mínútum. Sýndu eitt ísskápseftirlit og eitt þrifamerki. Það er stærsti hluti verksins.
7. Keyrðu fyrsta daginn. Gerðu opnunarathuganir, ísskápsathuganir og lokunarathuganir í appinu.
8. Undirskrift stjórnanda. Í lok dags skal skoða hvað var gert og undirrita.
9. Geymið SFBB pakkann eða matvælaöryggisáætlunina. Skrifleg áætlun þín („öruggar aðferðir“) skiptir enn máli. Appið kemur í stað dagbókarblaðsíðnanna, ekki hugsana þinna um hættur.

Ráð: Geymið pappírsdagbókina í eina viku í viðbót sem varahlut ef það hjálpar teyminu ykkar að finnast það öruggt. Hættu síðan.

11. Eftirlitslisti fyrir skoðunardag

• [ ] Matvælaöryggisáætlun (SFBB-pakki, HACCP-áætlun eða innlend leiðbeiningar) tilbúin til sýningar.
• [ ] Daglegar skrár síðustu vikur tilbúnar: engir auðir dagar.
• [ ] Hitastig í ísskáp og frysti skráð, með leiðréttingum ef of heitt.
• [ ] Skrár yfir eldun, kælingu, upphitun og heitageymslu eftir þörfum.
• [ ] Þrifaskrár og þrifaáætlun.
• [ ] Afhendingarávísanir.
• [ ] Upplýsingar um ofnæmisvalda fyrir hvern rétt, uppfærðar.
• [ ] Þjálfunarskrár starfsfólks.
• [ ] Veikindaskrár starfsfólks.
• [ ] Skrár eða samningur um meindýraeyðingu.
• [ ] Athugaðu skrár með hitamæli.
• [ ] Skráningarpakki eða öruggur hlekkur tilbúinn í símanum þínum eða spjaldtölvunni.
• [ ] Einhver á vakt sem getur útskýrt kerfið.

12. Hvernig Chef Hygiene heldur utan um skrár þínar

Chef Hygiene heldur utan um matvælaöryggisskrár eldhússins þíns í einu einföldu appi, þannig að þú ert tilbúinn þegar eftirlitsmaðurinn kemur.

• Hitastig ísskáps og frystikistu í sekúndum: skrifaðu þau eða segðu þau.
• Dagleg eftirlit, hitastig, ofnæmisvaka og þrifaskrár með samstundis staðfestingu eða falli samkvæmt reglum lands þíns.
• Deildu einni eldhússpjaldtölvu: hver einstaklingur pikkar á nafnið sitt og slær inn PIN-númerið sitt.
• Sjáðu hvað skoðunarmaðurinn mun leita að og hvað vantar enn.
• Ókeypis æfingaskoðun: gönguferð eins og skoðunarmaður, með líklegri einkunn þinni.
• Eftirlitsmaður gervigreindar (valfrjálst, 0,99 pund í hvert skipti): hann skoðar myndir af eldhúsinu þínu, spyr kokkinn spurninga og skrifar síðan skýrsluna þína.
• Sæktu færslurnar þínar sem eina heild, eða deildu þeim með öruggum tengli og QR kóða.
• Komdu með gömlu pappírsgögnin þín með innbyggða skannanum.
• Virkar án nettengingar og sendir ávísanirnar þegar það er aftur tengt við netið.
• Á 40 tungumálum, svo hver einstaklingur geti unnið á sínu eigin.

Ókeypis í 14 daga, síðan 2,99 pund á mánuði fyrir hverja síðu (frá 1,99 pundum). Sæktu appið fyrir iPhone, iPad, Mac, Android eða Windows:

Download on the App Store (iPhone, iPad)

Download on the Mac App Store (Mac)

Get it on Google Play (Android)

Get it from Microsoft Store (Windows)

13. Stafrænar skrár um matvælaöryggi Algengar spurningar

Get ég geymt matvælaöryggisskrár mínar í appi?

Já, í flestum löndum. Lögin krefjast nákvæmra og fullnægjandi skráa, ekki pappírs. Í Englandi og Wales segir FSA að hægt sé að fylla út dagbókarblöð SFBB og geyma þau rafrænt.

Er matvælaöryggisapp samþykkt af umhverfis- og heilbrigðisviðskiptastofnuninni (EHO)?

Heilbrigðisyfirvöld í umhverfismálum skoða hvort skjöl þín séu tæmandi, dagsett, undirrituð og hvort farið sé eftir þeim. Sniðið skiptir ekki máli. Ef þú ert óviss skaltu spyrja sveitarfélagið þitt.

Get ég skipt út SFBB dagbókinni fyrir app?

Já, app getur komið í stað dagbókarblaðsíðnanna. Þú þarft samt að fylla út öruggar aðferðir þínar frá SFBB (matvælaöryggisáætlun þína).

Hvaða matvælaöryggisskrár þarf lítill veitingastaður að hafa?

Venjulega eru opnunar- og lokunareftirlit, hitastig ísskáps og frystikistu, eldun, kæling, endurhitun og heitgeymsluhiti, þrif, afhendingar, vandamál og lagfæringar, ofnæmisvaldar, þjálfun og veikindi starfsfólks og meindýraeftirlit.

Hversu lengi ætti ég að geyma skrár um matvælaöryggi?

Það fer eftir landi. Í Ástralíu segir FSANZ að minnsta kosti 3 mánuði. Í Bretlandi ráðleggja mörg sveitarfélög að geyma þau nógu lengi til að ná yfir síðustu skoðun og geymsluþol matvælanna. Spyrjið sveitarfélagið ykkar.

Skoða eftirlitsmenn skrár til að meta hollustuhætti matvæla?

Já. Í breska FHRS nær „traust á stjórnun“ yfir matvælaöryggiskerfið þitt, skrár og þjálfun. Léleg skrár geta komið í veg fyrir að þú fáir 5.

Hvað gerist ef ég er með eyður í skrám mínum?

Eftirlitsmaðurinn gæti lækkað traust þitt á stjórnunarstigi. Heiðarlegt bil með athugasemd er betra en bakfylltar skrár.

Er í lagi að fylla út færslur í lok dags?

Skrár ættu að vera gerðar við eftirlit. Það er ekki áreiðanlegt að fylla þær út síðar eftir minni og skoðunarmenn geta oft séð það.

Þarf ég HACCP skrár sem smáatriði til að taka með mér?

Já, þú þarft matvælaöryggisferla byggða á HACCP. Í Bretlandi er SFBB einföld leið til að uppfylla þetta fyrir lítil fyrirtæki.

Hverjar eru kröfur um skráningu samkvæmt matvælareglum Matvæla- og lyfjaeftirlits Bandaríkjanna (FDA)?

Skrár eru háðar ferlinu þínu og heilbrigðiseftirliti þínu. HACCP-áætlun samkvæmt matvælareglugerðinni verður að telja upp skrár sem haldnar eru til að sýna fram á að hún virki.

Krefjast ESB-lög pappírsgagna?

Nei. Reglugerð (EB) nr. 852/2004 krefst þess að skjöl og gögn séu hæf stærð fyrirtækisins. Þar er ekki minnst á pappír.

Getur starfsfólk notað sína eigin síma við matvælaöryggiseftirlit?

Já, með appi þar sem hver einstaklingur hefur sína eigin innskráningu. Eða deila einni eldhússpjaldtölvu með PIN-númeri fyrir hvern einstakling.

Virkar matvælaöryggisapp án nettengingar?

Sumir gera það. Chef Hygiene vinnur án nettengingar og sendir ávísanirnar þegar það er komið aftur á netið.

Get ég bætt myndum við matvælaöryggisskrár?

Já, með flestum öppum. Myndir af þrifum, afhendingum eða lagfærðum vandamálum eru sterk viðbótarsönnun.

Hvernig sýni ég skoðunarmanni stafrænar skrár?

Opnaðu þau í símanum þínum eða spjaldtölvunni, sæktu pakka eða deildu öruggum tengli eða QR kóða.

Hvað geri ég við gömlu pappírsdagbækurnar mínar?

Geymið þau eins lengi og reglur á ykkar svæði kveða á um. Með Chef Hygiene er hægt að skanna þau inn í appið svo öll skjölin ykkar séu á einum stað.

Getur starfsfólk skráð ávísanir á sínu eigin tungumáli?

Með Chef Hygiene, já. Hver og einn getur notað appið á sínu eigin tungumáli.

Er stafrænt matvælaöryggisapp dýrt?

Verð er mismunandi. Chef Hygiene er ókeypis í 14 daga og síðan 2,99 pund á mánuði fyrir hverja staðsetningu (frá 1,99 pundum).

Hvernig bý ég mig undir matvælaeftirlit?

Gakktu úr skugga um að áætlun þín og skrár séu tilbúnar, lagfærðu öll eyður og gerðu æfingarskoðun. Notaðu gátlistann hér að ofan.