Digitálne záznamy o bezpečnosti potravín: Nahraďte svoj papierový denník HACCP a SFBB

Môžete uchovávať záznamy o bezpečnosti potravín v aplikácii namiesto papiera? Áno, vo väčšine krajín. Zákon vyžaduje, aby ste viedli záznamy, ktoré sú pravdivé, úplné a ľahko preukázateľné. Nevyžaduje papier. V Spojenom kráľovstve Agentúra pre potravinové štandardy (FSA) uvádza, že môžete vyplniť stránky denníka Bezpečnejšie potraviny, lepšie podnikanie (SFBB) na zariadení a uložiť ich elektronicky. V Austrálii Agentúra pre potravinové štandardy Austrálie a Nového Zélandu (FSANZ) uvádza, že záznam môže byť „v akejkoľvek forme (vrátane elektronickej)“. Pre inšpektora je dôležité jednoduché: sú kontroly vykonané, datované, podpísané a opravené, keď sa niečo pokazilo?

Každá reštaurácia, jedlo so sebou, kaviareň, pekáreň, krčma, cateringová spoločnosť, stánok s občerstvením, obchodík na rohu a školská kuchyňa denne vypĺňajú záznamy o bezpečnosti potravín. Kontroly otvárania, teploty chladničky, teploty varenia, čistenie, donášky, alergény. Na papieri to trvá dlho, stránky sa strácajú alebo sú mastné a medzery sa objavia v deň kontroly.

Táto príručka vysvetľuje, ktoré záznamy si musíte viesť a prečo, skutočné problémy s papierovými denníkmi, ako digitálne záznamy o bezpečnosti potravín znižujú dennú prácu a ako vás pripravia na inšpektora. Na konci nájdete jednodňový plán prechodu z papierových záznamov a kontrolný zoznam na deň inšpekcie.

Obsah

1. Ktoré záznamy o bezpečnosti potravín musí viesť malý potravinársky podnik?
2. Právo, na ktorom sa zakladajú záznamy: Spojené kráľovstvo, Írsko a EÚ, USA, Austrália
3. Akceptujú inšpektori digitálne záznamy o bezpečnosti potravín?
4. Záznamy a vaše hodnotenie hygieny potravín
5. Skutočné problémy s papierovými diármi
6. Papierový diár verzus aplikácia na bezpečnosť potravín: porovnávacia tabuľka
7. Ako digitálne záznamy znižujú dennú pracovnú záťaž
8. Typický deň: papier verzus aplikácia (príklad)
9. Ako vás digitálne záznamy pripravia na kontrolu
10. Ako prejsť z papiera na digitálny formát za jeden deň
11. Kontrolný zoznam v deň kontroly
12. Ako spoločnosť Chef Hygiene vedie vaše záznamy
13. Často kladené otázky o digitálnych záznamoch o bezpečnosti potravín

1. Ktoré záznamy o bezpečnosti potravín musí viesť malý potravinársky podnik?

Väčšina malých potravinárskych podnikov vedie denné záznamy o kontrolách bezpečnosti potravín.

Presný zoznam závisí od vašej krajiny a vášho jedla. Ale jadro je takmer všade rovnaké.

Denné záznamy

• Kontroly otvorenia: chladničky a mrazničky funkčné, umývadlá na ruky zásobené, žiadne známky škodcov, personál spôsobilý na prácu.
• Teploty chladničky a mrazničky: zvyčajne aspoň raz denne, často dvakrát.
• Teploty varenia: teplota jadra potravín s vysokým rizikom.
• Chladenie: ako rýchlo sa uvarené jedlo ochladí.
• Opätovné zohrievanie: teplota jadra jedla pri opätovnom zohrievaní.
• Udržiavanie teploty: teplota jedla udržiavaného teplého počas podávania.
• Upratovanie: čo a kým bolo upratané.
• Záverečné kontroly: potraviny prikryté, označené a odložené, odpad odstránený, vybavenie vypnuté.
• Podpis: Manažér potvrdzuje, že denné kontroly sú vykonané.

Zaznamenáva, keď sa niečo stane

• Dodávky: teplota a stav chladeného a mrazeného tovaru.
• Problémy a opravy (nápravné opatrenia): čo sa pokazilo a čo ste urobili.
• Choroba zamestnancov: kto bol poslaný domov a kedy sa vrátil.
• Pozorovania škodcov: čo bolo videné a čo bolo urobené.

Týždenné, mesačné a ročné záznamy

• Zoznamy na dôkladné čistenie.
• Kontroly (kalibrácia) teplomeru sondy.
• Záznamy o školení zamestnancov.
• Informácie o alergénoch pre každé jedlo, priebežne aktualizované.
• Zoznam dodávateľov.
• Prehodnotenie vášho plánu bezpečnosti potravín, aspoň vtedy, keď sa zmení váš jedálny lístok alebo spôsob práce.

Prečo sú záznamy dôležité

• Záznamy sú vaším dôkazom. Inšpektor nemôže vidieť, čo sa stalo vo vašej kuchyni minulý utorok. Vaše záznamy to dokazujú.
• Chránia vás. Ak zákazník ochorie, dobré záznamy vám pomôžu preukázať, že ste vynaložili všetku primeranú starostlivosť.

Download on the App Store (iPhone, iPad)

Download on the Mac App Store (Mac)

Get it on Google Play (Android)

Get it from Microsoft Store (Windows)

2. Zákony, ktoré stoja za záznamami: Spojené kráľovstvo, Írsko a EÚ, USA, Austrália

Spojené kráľovstvo: HACCP a bezpečnejšie potraviny, lepšie podnikanie

Potravinárske podniky v Spojenom kráľovstve musia mať zavedené postupy bezpečnosti potravín založené na HACCP (analýza rizík a kritické kontrolné body).

• Anglicko a Wales: Balíček FSA Bezpečnejšie potraviny, lepšie podnikanie (SFBB) je pripravenou cestou pre malé podniky. FSA uvádza, že denné záznamy sa zapisujú do denníka.
• Severné Írsko: Pokyny pre bezpečné stravovanie.
• Škótsko: CookSafe, od Food Standards Scotland.

Írsko a EÚ: Nariadenie (ES) č. 852/2004

Hlavným právnym predpisom EÚ je nariadenie (ES) č. 852/2004 o hygiene potravín.

• Článok 5: postupy založené na zásadách HACCP.
• Záznamy: dokumenty a záznamy, ktoré zodpovedajú povahe a veľkosti podniku.
• Národné príručky: každá krajina pridáva svoje vlastné. V Írsku FSAI publikuje usmernenia a balíček Bezpečného stravovania pre malé podniky.

USA: Potravinový kódex FDA

Väčšina štátov USA a miestnych zdravotníckych úradov používa Potravinový kódex FDA.

• Každodenné záznamy: napríklad chladenie a udržiavanie teploty, kde sú potrebné.
• Špeciálne procesy (ako napríklad vákuové balenie alebo konzervovanie): kompletný plán HACCP so záznamami. Oddiel 8-201.14 uvádza, že plán musí obsahovať zoznam záznamov, ktoré vedie zodpovedná osoba.
• Podrobnosti: O tom rozhoduje váš miestny úrad zdravotníctva.

Austrália: Norma 3.2.2A

Norma 3.2.2A Kódexu potravinových noriem sa vzťahuje na mnoho prevádzok stravovacích služieb a maloobchodných podnikov, ktoré manipulujú s nebalenými, potenciálne nebezpečnými potravinami určenými na priamu konzumáciu.

• Záznamy: pre kľúčové činnosti, ako je skladovanie v chladiacom zariadení, varenie, chladenie a ohrievanie, alebo iný spôsob, ako ukázať úradníkovi, že tieto riziká riadite.
• Uchovávajte ich: po dobu najmenej 3 mesiacov (FSANZ).

3. Akceptujú inšpektori digitálne záznamy o bezpečnosti potravín?

Áno, v krajinách, ktoré sme skontrolovali, zákon vyžaduje záznamy, nie papierové dokumenty.

Inšpektori chcú vidieť, či sú záznamy:

• Dokončené: žiadne chýbajúce dni.
• Dátum a čas.
• Podpis: môžete vidieť, kto vykonal každú kontrolu.
• Úprimne: napísané v tom čase, nevyplnené neskôr.
• Reagované na: Keď kontrola zlyhá, môžete vidieť, čo bolo vykonané.
• Ľahko sa ukazuje: nájdete hocikedy rýchlo.

Dobrá aplikácia to všetko robí lepšie ako papier, pretože automaticky zaznamenáva čas a osobu.

4. Záznamy a vaše hodnotenie hygieny potravín

V rámci britského systému hodnotenia hygieny potravín (FHRS) inšpektor hodnotí tri oblasti:

1. Hygiena potravín: ako sa s potravinami manipuluje, ako sa skladujú a ako sa varia.
2. Štruktúra: stav budovy, čistenie a kontrola škodcov.
3. Dôvera v manažment: ako riadite bezpečnosť potravín, vrátane vášho systému bezpečnosti potravín, záznamov a školení a vaše výsledky.

Každá oblasť získava skóre a spoločné skóre dáva vaše hodnotenie od 0 do 5. Na získanie 5 bodov potrebujete dobré skóre vo všetkých troch oblastiach. To znamená, že zlé alebo chýbajúce záznamy vám môžu zabrániť v získaní 5 bodov, aj keď vaša kuchyňa vyzerá čisto.

V iných krajinách inšpektori tiež kontrolujú, či je váš systém bezpečnosti potravín zavedený a funguje. Záznamy sú najjednoduchší spôsob, ako to preukázať.

5. Skutočné problémy s papierovými diármi

Papierovačky fungujú, ale každý, kto niekedy prevádzkoval rušnú kuchyňu, pozná problémy.

Chce to čas

Nájsť diár, nájsť pero, nájsť správnu stranu, napísať čísla, podpísať. Veľakrát denne. V zhone sa kontroly vynechajú.

Stránky sa strácajú, sú mokré alebo mastné

V kuchyniach je horúco, mokro a rušno. Diáre padajú za chladničky, sú zašpinené olejom alebo omylom vyhodené.

Chýbajúce podpisy a prázdne dni

Zaneprázdnená zmena zabudne podpísať. Deň voľna zanechá prázdnu stránku. Inšpektori si ako prví všimnú prázdne stránky.

Zasypávanie

Keď je stránka prázdna, je lákavé ju neskôr doplniť. Všetky čísla sú napísané tým istým perom, rovnakým rukopisom, všetko perfektné: inšpektori sú vyškolení na to, aby to rozpoznali. Dôveru to bolí viac ako úprimná medzera.

Žiadne varovanie, keď niečo nie je v poriadku

Papier vám nehovorí, že 9 °C v chladničke je príliš teplo. Nepripomína vám, že nikto neurobil záverečné kontroly.

Viac ako jedna stránka

Ak máte dva alebo tri obchody, denníky si nemôžete pozrieť bez toho, aby ste sa tam autom dostali.

Jazyky zamestnancov

Mnohé kuchynské tímy hovoria viacerými jazykmi. Pre niektorých zamestnancov je ťažké správne vyplniť diár v jednom jazyku.

6. Papierový diár verzus aplikácia na kontrolu bezpečnosti potravín: porovnávacia tabuľka

7. Ako digitálne záznamy znižujú dennú pracovnú záťaž

Napíšte alebo povedzte teplotu

Otvoríte šek, napíšete „4“ alebo poviete „štyri stupne“ a je uložený. Žiadne pero, žiadna strana.

Hotové denné zoznamy

Otváranie, kontrola chladničiek, varenie, chladenie, upratovanie, uzatváranie: zoznam je pre vás pripravený každý deň. Stačí zaškrtnúť a vyplniť.

Okamžitý úspech alebo neúspech

Aplikácia pozná limit vašej krajiny. Ak je chladnička príliš teplá alebo pripravené jedlo nie je dostatočne horúce, okamžite to uvidíte.

Oprava a schválenie

Keď kontrola zlyhá, aplikácia sa opýta, čo ste urobili: presunuli ste jedlo, zavolali technikovi, vyhodili ste ho. Manažér na konci dňa odhlási správu.

Pripomienky a upozornenia

Ak nie sú vykonané záverečné kontroly, aplikácia vám to pripomenie. Manažéri si môžu pozrieť zmeškané kontroly skôr, ako sa stanú zvykom.

Fotografie ako dôkaz

Fotografia čistej chladničky, dodacieho listu alebo vyriešeného problému je silnejším dôkazom ako riadok napísaný rukou.

Vlastný telefón alebo zdieľaný tablet s PIN kódom

Zamestnanci môžu používať vlastný telefón alebo zdieľať jeden kuchynský tablet. Každá osoba klepne na svoje meno a zadá svoj PIN kód, takže každá kontrola ukazuje, kto to urobil.

Funguje offline

Dobrá aplikácia funguje v kuchyni v suteréne aj bez internetu a šeky odošle, keď je opäť online.

Zamestnanci hovoria svojím vlastným jazykom

Každý človek vidí aplikáciu vo svojom vlastnom jazyku, takže rozumie každej kontrole.

8. Typický deň: papier verzus aplikácia (príklad)

Toto je len ilustratívny príklad, nie meraný výsledok. Vaše vlastné časy budú závisieť od vašej kuchyne, jedálneho lístka a tímu.

Hlavná úspora nespočíva v minútach na kontrolu. Je to žiadne vyhľadávanie, žiadne spätné dopĺňanie a žiadne prekvapenia v deň kontroly.

9. Ako vás digitálne záznamy pripravia na kontrolu

Záznamy sú vždy kompletné a datované

Každá kontrola má dátum, čas a názov. Nedostatky sa zobrazia vám, inšpektor ich nenájde.

Jeden balíček alebo zabezpečený odkaz

Namiesto hromady priečinkov si môžete stiahnuť svoje záznamy ako jeden balík alebo ich zdieľať pomocou zabezpečeného odkazu a QR kódu, ktorý môže inšpektor otvoriť.

Pozrite sa, na čo sa bude inšpektor zamerať

Pred príchodom inšpektora zistite, čo kontroluje a čo mu ešte chýba.

Najprv si precvičte

Cvičná inšpekcia, obhliadka ako od inšpektora, odhalí vaše slabé miesta, kým je ešte čas ich opraviť.

10. Ako prejsť z papiera na digitálny formát za jeden deň

1. Ráno: založte si firmu. Pridajte svoju lokalitu, krajinu a typ podnikania.
2. Pridajte svoje chladničky a mrazničky. Každej z nich dajte názov, napríklad „Chladnička bez objednania“ alebo „Chladnička na dezerty“.
3. Pridajte svojich zamestnancov. Každá osoba dostane svoje vlastné meno a PIN kód alebo použije svoj vlastný telefón.
4. Vyberte si svoje denné kontroly. Začnite s hotovým zoznamom a potom si pridajte vlastný.
5. Prineste si staré papierové záznamy. Naskenujte si nedávne strany diára, aby ste mali všetko na jednom mieste.
6. Zaškoľte tím za 10 minút. Ukážte jednu kontrolu chladničky a jednu fajku na upratovanie. To je väčšina práce.
7. Spustite prvý deň. Vykonajte kontroly otvorenia, chladničky a ukončenia objednávky v aplikácii.
8. Podpis manažéra. Na konci dňa sa pozrite na to, čo bolo urobené, a podpíšte to.
9. Uschovajte si balíček SFBB alebo plán bezpečnosti potravín. Váš písomný plán („bezpečné metódy“) je stále dôležitý. Aplikácia nahrádza stránky denného denníka, nie vaše premýšľanie o rizikách.

Tip: Papierový diár si uschovajte ešte jeden týždeň ako zálohu, ak to vášmu tímu pomôže cítiť sa bezpečne. Potom s ním prestaňte.

11. Kontrolný zoznam v deň kontroly

• [ ] Plán bezpečnosti potravín (balíček SFBB, plán HACCP alebo národná príručka) pripravený na predloženie.
• [ ] Denné záznamy za posledné týždne sú kompletné: žiadne prázdne dni.
• [ ] Zaznamenávané teploty chladničky a mrazničky s opravami, keď sú príliš teplé.
• [ ] Záznamy o varení, chladení, opätovnom ohrievaní a udržiavaní tepla podľa potreby.
• [ ] Záznamy o upratovaní a harmonogram upratovania.
• [ ] Dodacie šeky.
• [ ] Aktuálne informácie o alergénoch pre každé jedlo.
• [ ] Záznamy o školení zamestnancov.
• [ ] Záznamy o chorobách zamestnancov.
• [ ] Záznamy alebo zmluva o kontrole škodcov.
• [ ] Záznamy z kontroly teplomeru sondy.
• [ ] Záznamy alebo zabezpečený odkaz sú pripravené vo vašom telefóne alebo tablete.
• [ ] Niekto na zmene, kto vie vysvetliť systém.

12. Ako Chef Hygiene vedie vaše záznamy

Chef Hygiene uchováva záznamy o bezpečnosti potravín vo vašej kuchyni v jednej jednoduchej aplikácii, takže ste pripravení, keď vás zavolá inšpektor.

• Teploty chladničky a mrazničky v sekundách: napíšte ich alebo povedzte.
• Denné kontroly, záznamy o teplotách, alergénoch a čistení s okamžitým schválením alebo neschválením podľa pravidiel vašej krajiny.
• Zdieľajte jeden kuchynský tablet: každá osoba klepne na svoje meno a zadá svoj PIN.
• Pozrite sa, čo bude inšpektor hľadať, a čo ešte chýba.
• Inšpekcia počas voľného tréningu: prehliadka ako od inšpektora s vaším pravdepodobným hodnotením.
• Inšpektor s umelou inteligenciou (voliteľné, zakaždým 0,99 £): pozrie si fotografie vašej kuchyne, položí vášmu kuchárovi otázky a potom napíše vašu správu.
• Stiahnite si svoje záznamy ako jeden balík alebo ich zdieľajte pomocou zabezpečeného odkazu a QR kódu.
• Prineste si svoje staré papierové záznamy pomocou vstavaného skenera.
• Funguje offline a šeky odošle, keď je opäť online.
• V 40 jazykoch, takže každý môže pracovať vo svojom vlastnom.

Zadarmo na 14 dní, potom 2,99 GBP mesačne za každú stránku (od 1,99 GBP). Stiahnite si aplikáciu pre iPhone, iPad, Mac, Android alebo Windows:

Download on the App Store (iPhone, iPad)

Download on the Mac App Store (Mac)

Get it on Google Play (Android)

Get it from Microsoft Store (Windows)

13. Často kladené otázky o digitálnych záznamoch o bezpečnosti potravín

Môžem si uchovávať záznamy o bezpečnosti potravín v aplikácii?

Áno, vo väčšine krajín. Zákon vyžaduje úplné a presné záznamy, nie papierové. V Anglicku a Walese FSA uvádza, že stránky denníka SFBB je možné vyplniť a uložiť elektronicky.

Je EHO akceptovaná aplikácia pre bezpečnosť potravín?

Úradníci pre ochranu životného prostredia skontrolujú, či sú vaše záznamy úplné, datované, podpísané a či sa podľa nich postupuje. Problém nie je vo formáte. Ak si nie ste istí, obráťte sa na miestny úrad.

Môžem nahradiť denník SFBB aplikáciou?

Áno, aplikácia môže nahradiť stránky denného diára. Stále však musíte mať dokončené bezpečné metódy SFBB (váš plán bezpečnosti potravín).

Aké záznamy o bezpečnosti potravín potrebuje malá reštaurácia?

Zvyčajne kontroly otvárania a zatvárania, teploty chladničky a mrazničky, teploty varenia, chladenia, opätovného ohrievania a udržiavania tepla, čistenie, dodávky, problémy a ich opravy, alergény, školenie a choroby zamestnancov a kontroly škodcov.

Ako dlho by som mal uchovávať záznamy o bezpečnosti potravín?

Záleží to od krajiny. V Austrálii FSANZ uvádza minimálne 3 mesiace. V Spojenom kráľovstve mnohé obce odporúčajú uchovávať ich dostatočne dlho na to, aby sa pokryli vaše posledné kontroly a trvanlivosť vašich potravín. Informujte sa na miestnom úrade.

Prezerajú si inšpektori záznamy o hodnotení hygieny potravín?

Áno. V britskom systéme FHRS sa „dôvera v manažment“ vzťahuje na váš systém bezpečnosti potravín, záznamy a školenia. Zlé záznamy vám môžu zabrániť v získaní hodnotenia 5.

Čo sa stane, ak mám v záznamoch medzery?

Inšpektor môže znížiť vašu dôveru v manažérske skóre. Úprimná medzera s poznámkou je lepšia ako doplnené záznamy.

Je v poriadku vypĺňať záznamy na konci dňa?

Záznamy by sa mali robiť v čase kontroly. Ich neskoršie vypĺňanie z pamäte nie je spoľahlivé a inšpektori to často dokážu zistiť.

Potrebujem záznamy HACCP ako malé jedlo so sebou?

Áno, potrebujete postupy bezpečnosti potravín založené na HACCP. V Spojenom kráľovstve je SFBB jednoduchý spôsob, ako to pre malé podniky splniť.

Aká je požiadavka na záznamy podľa Potravinového kódexu FDA?

Záznamy závisia od vášho procesu a miestneho zdravotníckeho úradu. Plán HACCP podľa Potravinového kódexu musí obsahovať zoznam vedených záznamov, ktoré preukazujú jeho fungovanie.

Vyžaduje právo EÚ papierové záznamy?

Nie. Nariadenie (ES) č. 852/2004 vyžaduje dokumenty a záznamy, ktoré zodpovedajú veľkosti podniku. Nehovorí sa v ňom o papierových dokumentoch.

Môžu zamestnanci používať vlastné telefóny na kontroly bezpečnosti potravín?

Áno, s aplikáciou, kde má každá osoba vlastné prihlasovacie údaje. Alebo zdieľajte jeden kuchynský tablet s PIN kódom pre každú osobu.

Funguje aplikácia pre bezpečnosť potravín bez internetu?

Niektorí áno. Chef Hygiene pracuje offline a šeky odosiela, keď je opäť online.

Môžem pridať fotografie do záznamov o bezpečnosti potravín?

Áno, s väčšinou aplikácií. Fotografie z upratovania, doručenia alebo vyriešených problémov sú silným dodatočným dôkazom.

Ako ukážem inšpektorovi digitálne záznamy?

Otvorte ich v telefóne alebo tablete, stiahnite si balíček alebo zdieľajte zabezpečený odkaz či QR kód.

Čo mám robiť so svojimi starými papierovými diármi?

Uschovajte si ich tak dlho, ako to vyžadujú vaše miestne predpisy. S aplikáciou Chef Hygiene ich môžete naskenovať do aplikácie, aby ste mali všetky záznamy na jednom mieste.

Môžu zamestnanci zaznamenávať šeky vo svojom vlastnom jazyku?

S Chef Hygiene áno. Každý môže používať aplikáciu vo svojom vlastnom jazyku.

Je digitálna aplikácia pre bezpečnosť potravín drahá?

Ceny sa líšia. Chef Hygiene je 14 dní zadarmo, potom 2,99 libry mesačne pre každé miesto (od 1,99 libry).

Ako sa mám pripraviť na kontrolu hygieny potravín?

Uistite sa, že váš plán a záznamy sú kompletné, opravte všetky nedostatky a vykonajte cvičnú kontrolu. Použite vyššie uvedený kontrolný zoznam.