Digitalni zapisi o sigurnosti hrane: Zamijenite svoj papirnati HACCP i SFBB dnevnik

Možete li voditi evidenciju o sigurnosti hrane u aplikaciji umjesto na papiru? Da, u većini zemalja. Zakon zahtijeva da vodite evidenciju koja je istinita, potpuna i lako vidljiva. Ne zahtijeva papirnatu dokumentaciju. U Ujedinjenom Kraljevstvu, Agencija za standarde hrane (FSA) kaže da možete ispuniti stranice dnevnika Sigurnija hrana, bolje poslovanje (SFBB) na uređaju i pohraniti ih elektronički. U Australiji, Agencija za standarde hrane Australije i Novog Zelanda (FSANZ) kaže da evidencija može biti "u bilo kojem obliku (uključujući elektronički)". Ono što je inspektoru važno je jednostavno: jesu li provjere obavljene, datirane, potpisane i ispravljene kada je nešto pošlo po zlu?

Svaki restoran, zalogajnica, kafić, pekara, pub, ugostitelj, kamion s hranom, trgovina na uglu i školska kuhinja svakodnevno ispunjavaju dnevnike sigurnosti hrane. Provjere otvaranja, temperature hladnjaka, temperature kuhanja, čišćenje, dostave, alergeni. Na papiru to traje neko vrijeme, stranice se gube ili su masne, a praznine se pojavljuju na dan inspekcije.

Ovaj vodič objašnjava koje zapise morate voditi i zašto, stvarne probleme s papirnatim dnevnicima, kako digitalni zapisi o sigurnosti hrane smanjuju svakodnevni posao i kako vas pripremaju za inspektora. Na kraju se nalazi jednodnevni plan za prelazak s papirnatih zapisa i kontrolni popis za dan inspekcije.

Sadržaj

1. Koje zapise o sigurnosti hrane mora voditi mali prehrambeni posao?
2. Zakon koji stoji iza evidencije: UK, Irska i EU, SAD, Australija
3. Prihvaćaju li inspektori digitalne zapise o sigurnosti hrane?
4. Zapisi i vaša ocjena higijene hrane
5. Pravi problemi s papirnatim dnevnicima
6. Papirnati dnevnik u odnosu na aplikaciju za sigurnost hrane: tablica za usporedbu
7. Kako digitalni zapisi smanjuju dnevno opterećenje
8. Tipičan dan: papir vs. aplikacija (primjer)
9. Kako vas digitalni zapisi pripremaju za inspekciju
10. Kako prijeći s papira na digitalni oblik u jednom danu
11. Kontrolna lista za dan inspekcije
12. Kako Chef Hygiene čuva vaše zapise
13. Često postavljana pitanja o digitalnim zapisima o sigurnosti hrane

1. Koje zapise o sigurnosti hrane mora voditi mali prehrambeni posao?

Većina malih prehrambenih poduzeća vodi dnevne zapise o svojim provjerama sigurnosti hrane.

Točan popis ovisi o vašoj zemlji i vašoj hrani. Ali osnova je gotovo svugdje ista.

Dnevni zapisi

• Provjere prilikom otvaranja: hladnjaci i zamrzivači ispravni, umivaonici za ruke opskrbljeni, nema znakova štetočina, osoblje sposobno za rad.
• Temperature hladnjaka i zamrzivača: obično barem jednom dnevno, često dva puta.
• Temperature kuhanja: temperatura središta visokorizične hrane.
• Hlađenje: koliko brzo kuhana hrana prelazi iz vrućeg u hladno stanje.
• Podgrijavanje: temperatura središta prilikom podgrijavanja hrane.
• Održavanje vrućeg: temperatura hrane koja se održava vrućom za posluživanje.
• Čišćenje: što je očišćeno i tko je to učinio.
• Završne provjere: hrana pokrivena, označena i pospremljena, smeće uklonjeno, oprema isključena.
• Potpis: voditelj potvrđuje da su dnevne provjere obavljene.

Zapisi kada se nešto dogodi

• Isporuke: temperatura i stanje rashlađene i smrznute robe.
• Problemi i rješenja (korektivne radnje): što je pošlo po zlu i što ste učinili.
• Bolest osoblja: tko je poslan kući i kada se vratio.
• Viđenja štetočina: što je viđeno i što je učinjeno.

Tjedni, mjesečni i godišnji zapisi

• Liste za dubinsko čišćenje.
• Provjera (kalibracija) termometra sonde.
• Zapisi o obuci osoblja.
• Informacije o alergenima za svako jelo, ažurirane.
• Popis dobavljača.
• Pregled vašeg plana sigurnosti hrane, barem kada se promijeni vaš jelovnik ili način rada.

Zašto su zapisi važni

• Zapisi su vaš dokaz. Inspektor ne može vidjeti što se dogodilo u vašoj kuhinji prošlog utorka. Vaši zapisi to pokazuju.
• Oni vas štite. Ako se kupac razboli, dobra evidencija pomaže vam da pokažete da ste poduzeli svu razumnu skrb.

Download on the App Store (iPhone, iPad)

Download on the Mac App Store (Mac)

Get it on Google Play (Android)

Get it from Microsoft Store (Windows)

2. Zakon koji stoji iza evidencije: UK, Irska i EU, SAD, Australija

UK: HACCP i sigurnija hrana, bolje poslovanje

Prehrambene tvrtke u Ujedinjenom Kraljevstvu moraju imati postupke sigurnosti hrane temeljene na HACCP (Analiza opasnosti i kritične kontrolne točke).

• Engleska i Wales: Paket FSA-e Sigurnija hrana, bolje poslovanje (SFBB) je gotova opcija za mala poduzeća. FSA kaže da dnevne evidencije idu u dnevnik.
• Sjeverna Irska: Smjernice za siguran catering.
• Škotska: CookSafe, od Food Standards Scotland.

Irska i EU: Uredba (EZ) br. 852/2004

Glavni zakon EU-a je Uredba (EZ) br. 852/2004 o higijeni hrane.

• Članak 5: postupci temeljeni na načelima HACCP-a.
• Zapisi: dokumenti i zapisi koji odgovaraju prirodi i veličini poslovanja.
• Nacionalni vodiči: svaka zemlja dodaje svoje. U Irskoj, FSAI objavljuje smjernice i paket Sigurnog ugostiteljstva za mala poduzeća.

SAD: FDA Pravilnik o hrani

Većina američkih saveznih država i lokalnih zdravstvenih odjela koristi FDA kodeks hrane.

• Svakodnevni zapisi: na primjer hlađenje i održavanje temperature, gdje je potrebno.
• Posebni postupci (kao što su vakuumsko pakiranje ili salamurenje): potpuni HACCP plan sa zapisima. Odjeljak 8-201.14 kaže da plan mora navesti zapise koje vodi odgovorna osoba.
• Detalji: odlučuje vaš lokalni zdravstveni odjel.

Australija: Standard 3.2.2A

Standard 3.2.2A Kodeksa standarda hrane obuhvaća mnoge tvrtke za usluživanje hrane i maloprodaju koje rukuju nepakiranom, spremnom za jelo, potencijalno opasnom hranom.

• Zapisi: za ključne aktivnosti poput skladištenja u hladnjaku, kuhanja, hlađenja i podgrijavanja ili drugi način da službeniku pokažete da upravljate tim rizicima.
• Čuvajte ih: najmanje 3 mjeseca** (FSANZ).

3. Prihvaćaju li inspektori digitalne zapise o sigurnosti hrane?

Da, u zemljama koje smo provjerili, zakon zahtijeva evidenciju, a ne papir.

Inspektori žele vidjeti da su zapisi:

• Završeno: nema nedostajućih dana.
• Datumirano i vremenski ograničeno.
• Potpis: možete vidjeti tko je izvršio svaku provjeru.
• Iskreno: napisano u to vrijeme, nije kasnije ispunjeno.
• Reagirano na: Kada provjera ne uspije, možete vidjeti što je učinjeno.
• Jednostavno za pokazati: možete brzo pronaći bilo koji dan.

Dobra aplikacija sve ovo radi bolje od papira, jer automatski bilježi vrijeme i osobu.

4. Zapisi i vaša ocjena higijene hrane

U UK Food Hygiene Rating Scheme (FHRS), inspektor ocjenjuje tri područja:

1. Higijena hrane: kako se s hranom rukuje, kako se ona skladišti i kako se kuha.
2. Struktura: stanje zgrade, čišćenje i suzbijanje štetočina.
3. Povjerenje u menadžment: kako upravljate sigurnošću hrane, uključujući vaš sustav sigurnosti hrane, evidenciju i obuku te vaše dosadašnje rezultate.

Svako područje dobiva ocjenu, a zbroj ocjena daje ocjenu od 0 do 5. Da biste dobili ocjenu 5, potreban vam je dobar rezultat u sva tri područja. To znači da loši ili nedostajući zapisi mogu spriječiti dobivanje ocjene 5, čak i ako vaša kuhinja izgleda čisto.

U drugim zemljama inspektori također provjeravaju je li vaš sustav sigurnosti hrane na snazi i funkcionira li. Zapisi su najlakši način da se to dokaže.

5. Pravi problemi s papirnatim dnevnicima

Papirnati posao funkcionira, ali svatko tko je vodio užurbanu kuhinju zna probleme.

Potrebno je vrijeme

Pronađi dnevnik, pronađi olovku, pronađi pravu stranicu, napiši brojeve, potpiši. Mnogo puta dnevno. U žurbi, provjere se preskaču.

Stranice se gube, mokre su ili masne

Kuhinje su vruće, mokre i pune ljudi. Dnevnici padaju iza hladnjaka, poprskaju se uljem ili se slučajno bace.

Nedostaju potpisi i prazni dani

Zauzeta smjena zaboravi potpisati. Slobodan dan ostavlja praznu stranicu. Inspektori prvo primijete prazne stranice.

Zatrpavanje

Kad je stranica prazna, primamljivo je kasnije je popuniti. Svi brojevi istom olovkom, istim rukopisom, sve savršeno: inspektori su obučeni da to uoče. To više šteti povjerenju nego iskrena praznina.

Nema upozorenja kada nešto nije u redu

Papir vam ne govori da je 9°C u hladnjaku pretoplo. Ne podsjeća vas da nitko nije napravio završne provjere.

Više od jedne stranice

Ako imate dvije ili tri trgovine, ne možete vidjeti dnevnike bez da se tamo odvezete automobilom.

Jezici osoblja

Mnogi kuhinjski timovi govore nekoliko jezika. Nekim je zaposlenicima teško ispravno ispuniti dnevnik na jednom jeziku.

6. Papirnati dnevnik u odnosu na aplikaciju za sigurnost hrane: tablica za usporedbu

7. Kako digitalni zapisi smanjuju dnevno opterećenje

Upišite ili izgovorite temperaturu

Otvorite ček, upišete "4" ili kažete "četiri stupnja" i on je spremljen. Nema olovke, nema stranice.

Gotovi dnevni popisi

Otvaranje provjera, provjera hladnjaka, kuhanje, hlađenje, čišćenje, zatvaranje provjera: popis je spreman za vas svaki dan. Samo označite i ispunite.

Trenutni prolaz ili pad

Aplikacija zna ograničenja vaše zemlje. Ako je hladnjak pretopao ili kuhano jelo nije dovoljno vruće, to odmah vidite.

Ispravak i odobrenje

Kada provjera ne uspije, aplikacija pita što ste učinili: premjestili hranu, pozvali inženjera, bacili je. Voditelj na kraju dana potpisuje potvrdu o završetku dana.

Podsjetnici i upozorenja

Ako završne provjere nisu obavljene, aplikacija vas podsjeća. Menadžeri mogu vidjeti propuštene provjere prije nego što postanu navika.

Fotografije kao dokaz

Fotografija čistog hladnjaka, otpremnice ili riješenog problema jači je dokaz od crte rukopisa.

Vlastiti telefon ili dijeljeni tablet s PIN-om

Osoblje može koristiti vlastiti telefon ili dijeliti jedan kuhinjski tablet. Svaka osoba dodirne svoje ime i upiše PIN, tako da svaka provjera pokazuje tko je to učinio.

Radi izvan mreže

Dobra aplikacija nastavlja raditi bez interneta u kuhinji u podrumu i šalje čekove kada se ponovno poveže s internetom.

Osoblje na svom jeziku

Svaka osoba vidi aplikaciju na svom jeziku, tako da razumije svaku provjeru.

8. Tipičan dan: papir vs. aplikacija (primjer)

Ovo je samo ilustrativni primjer, a ne izmjereni rezultat. Vaša vremena ovisit će o vašoj kuhinji, jelovniku i timu.

Glavna ušteda nije u minutama po provjeri. To je nema pretraživanja, nema naknadnog popunjavanja i nema iznenađenja na dan inspekcije.

9. Kako vas digitalni zapisi pripremaju za inspekciju

Zapisi su uvijek potpuni i datirani

Svaka provjera ima datum, vrijeme i naziv. Praznine se prikazuju vama, a ne pronalazi ih inspektor.

Jedan paket ili sigurna poveznica

Umjesto hrpe mapa, možete preuzeti svoje zapise kao jedan paket ili ih podijeliti putem sigurne poveznice i QR koda koji inspektor može otvoriti.

Pogledajte što će inspektor tražiti

Znajte što inspektor provjerava, a što još nedostaje, prije nego što stigne.

Prvo vježbaj

Probni pregled, obilazak poput onog kod inspektora, pokazuje vaše slabe točke dok još ima vremena za njihovo ispravljanje.

10. Kako prijeći s papirnatog na digitalni oblik u jednom danu

1. Jutro: postavite svoje poslovanje. Dodajte svoju lokaciju, svoju državu i vrstu poslovanja.
2. Dodajte svoje hladnjake i zamrzivače. Dajte svakom naziv, na primjer "Hladnjak za van" ili "Hladnjak za slastice".
3. Dodajte svoje osoblje. Svaka osoba dobiva svoje ime i PIN ili koristi vlastiti telefon.
4. Odaberite svoje dnevne provjere. Počnite s gotovim popisom, a zatim dodajte svoj vlastiti.
5. Donesite svoje stare papirnate zapise. Skenirajte svoje nedavne stranice dnevnika kako bi sve bilo na jednom mjestu.
6. Obučite tim za 10 minuta. Pokažite jednu provjeru hladnjaka i jednu potvrdu o čišćenju. To je većina posla.
7. Pokrenite prvi dan. Napravite provjere otvaranja, provjere hladnjaka i provjere zatvaranja u aplikaciji.
8. Potpis voditelja. Na kraju dana, pogledajte što je učinjeno i potpišite.
9. Sačuvajte svoj SFBB paket ili plan sigurnosti hrane. Vaš pisani plan („sigurne metode“) i dalje je važan. Aplikacija zamjenjuje dnevne stranice dnevnika, a ne vaše razmišljanje o opasnostima.

Savjet: papirnati dnevnik čuvajte još tjedan dana kao rezervnu kopiju ako to pomaže vašem timu da se osjeća sigurno. Zatim prestanite.

11. Kontrolna lista za dan inspekcije

• [ ] Plan sigurnosti hrane (SFBB paket, HACCP plan ili nacionalni vodič) spreman za prikaz.
• [ ] Dnevni zapisi su dovršeni za protekle tjedne: nema praznih dana.
• [ ] Zabilježene su temperature hladnjaka i zamrzivača, s ispravcima kada je pretoplo.
• [ ] Zapisi o kuhanju, hlađenju, podgrijavanju i održavanju topline gdje je potrebno.
• [ ] Zapisi o čišćenju i raspored čišćenja.
• [ ] Čekovi dostave.
• [ ] Informacije o alergenima za svako jelo, ažurne.
• [ ] Zapisi o obuci osoblja.
• [ ] Evidencija bolesti osoblja.
• [ ] Zapisi ili ugovor o suzbijanju štetočina.
• [ ] Zapisi provjere termometra sonde.
• [ ] Paket zapisa ili sigurna veza spremni su na vašem telefonu ili tabletu.
• [ ] Netko u smjeni tko može objasniti sustav.

12. Kako Chef Hygiene čuva vaše zapise

Chef Hygiene čuva zapise o sigurnosti hrane u vašoj kuhinji u jednoj jednostavnoj aplikaciji, tako da ste spremni kada inspektor pozove.

• Temperature hladnjaka i zamrzivača u sekundama: upišite ih ili izgovorite.
• Dnevne provjere, temperature, alergeni i zapisi o čišćenju s trenutnim prolaskom ili odbijanjem prema pravilima vaše zemlje.
• Podijelite jedan kuhinjski tablet: svaka osoba dodirne svoje ime i upiše PIN.
• Pogledajte što će inspektor tražiti, a što još nedostaje.
• Inspekcija slobodnog treninga: obilazak poput onog kod inspektora, s vašom vjerojatnom ocjenom.
• AI inspektor (nije obavezno, 0,99 GBP svaki put): pregledava fotografije vaše kuhinje, postavlja pitanja vašem kuharu, a zatim piše vaše izvješće.
• Preuzmite svoje zapise kao jedan paket ili ih podijelite putem sigurne poveznice i QR koda.
• Donesite svoje stare papirnate zapise pomoću ugrađenog skenera.
• Radi izvan mreže i šalje čekove kada se ponovno poveže s internetom.
• Na 40 jezika, tako da svatko može raditi na svom jeziku.

Besplatno 14 dana, a zatim 2,99 GBP mjesečno za svaku stranicu (od 1,99 GBP). Preuzmite aplikaciju za iPhone, iPad, Mac, Android ili Windows:

Download on the App Store (iPhone, iPad)

Download on the Mac App Store (Mac)

Get it on Google Play (Android)

Get it from Microsoft Store (Windows)

13. Često postavljana pitanja o digitalnim zapisima o sigurnosti hrane

Mogu li čuvati evidenciju o sigurnosti hrane u aplikaciji?

Da, u većini zemalja. Zakon zahtijeva potpune i točne zapise, a ne papirnate. U Engleskoj i Walesu, FSA kaže da se stranice dnevnika SFBB-a mogu ispunjavati i pohranjivati elektronički.

Je li EHO prihvatio aplikaciju za sigurnost hrane?

Službenici za zaštitu okoliša provjeravaju jesu li vaši zapisi potpuni, datirani, potpisani i poduzete mjere. Format nije problem. Ako niste sigurni, pitajte svoju lokalnu upravu.

Mogu li SFBB dnevnik zamijeniti aplikacijom?

Da, aplikacija može zamijeniti stranice dnevnog dnevnika. I dalje morate dovršiti svoje SFBB sigurne metode (vaš plan sigurnosti hrane).

Koje su evidencije o sigurnosti hrane potrebne malom restoranu?

Obično provjere otvaranja i zatvaranja, temperature hladnjaka i zamrzivača, temperature kuhanja, hlađenja, podgrijavanja i održavanja topline, čišćenje, dostave, problemi i popravci, alergeni, obuka osoblja i bolesti te provjere štetočina.

Koliko dugo trebam čuvati evidenciju o sigurnosti hrane?

Ovisi o zemlji. U Australiji, FSANZ kaže najmanje 3 mjeseca. U Ujedinjenom Kraljevstvu, mnoga vijeća savjetuju da ih čuvate dovoljno dugo da pokriju vaš posljednji pregled i rok trajanja vaše hrane. Pitajte svoje lokalne vlasti.

Pregledavaju li inspektori zapise za ocjenu higijene hrane?

Da. U britanskom FHRS-u, "povjerenje u upravljanje" obuhvaća vaš sustav sigurnosti hrane, evidenciju i obuku. Loša evidencija može vas spriječiti da dobijete ocjenu 5.

Što se događa ako imam praznine u svojim zapisima?

Inspektor može smanjiti vaše povjerenje u ocjenu upravljanja. Iskrena praznina s bilješkom je bolja od naknadno popunjavanja zapisa.

Je li u redu popunjavati zapise na kraju dana?

Zapisi se trebaju voditi u trenutku provjere. Naknadno popunjavanje po sjećanju nije pouzdano, a inspektori to često mogu utvrditi.

Trebaju li mi HACCP zapisi kao mala hrana za van?

Da, potrebni su vam postupci sigurnosti hrane temeljeni na HACCP-u. U Ujedinjenom Kraljevstvu, SFBB je jednostavan način da se to ispuni za mala poduzeća.

Koji je zahtjev FDA-ovog Zakona o hrani za evidenciju?

Zapisi ovise o vašem procesu i vašem lokalnom zdravstvenom odjelu. HACCP plan prema Zakonu o hrani mora navesti evidenciju koja se čuva kako bi se pokazalo da funkcionira.

Zahtijeva li zakonodavstvo EU-a papirnate zapise?

Ne. Uredba (EZ) br. 852/2004 zahtijeva dokumente i evidencije koji odgovaraju veličini poslovanja. Ne kaže se papir.

Može li osoblje koristiti vlastite telefone za provjere sigurnosti hrane?

Da, s aplikacijom u kojoj svaka osoba ima vlastitu prijavu. Ili podijelite jedan kuhinjski tablet s PIN-om za svaku osobu.

Radi li aplikacija za sigurnost hrane bez interneta?

Neki to rade. Chef Hygiene radi izvan mreže i šalje čekove kada se ponovno poveže s internetom.

Mogu li dodati fotografije u evidenciju o sigurnosti hrane?

Da, s većinom aplikacija. Fotografije čišćenja, dostave ili riješenih problema snažan su dodatni dokaz.

Kako mogu inspektoru pokazati digitalne zapise?

Otvorite ih na telefonu ili tabletu, preuzmite paket ili podijelite sigurnu poveznicu ili QR kod.

Što da radim sa svojim starim papirnatim rokovnicima?

Čuvajte ih onoliko dugo koliko nalažu vaši lokalni propisi. Pomoću Chef Hygiene možete ih skenirati u aplikaciju tako da su svi vaši zapisi na jednom mjestu.

Može li osoblje evidentirati čekove na svom jeziku?

S Chef Hygiene, da. Svaka osoba može koristiti aplikaciju na svom jeziku.

Je li digitalna aplikacija za sigurnost hrane skupa?

Cijene variraju. Chef Hygiene je besplatan 14 dana, a zatim 2,99 funti mjesečno za svaku lokaciju (od 1,99 funti).

Kako se pripremiti za inspekciju higijene hrane?

Provjerite jesu li vaš plan i zapisi potpuni, ispravite sve nedostatke i provedite probni pregled. Koristite gornji kontrolni popis.