Digitalni zapisi o varnosti živil: Zamenjajte papirnati dnevnik HACCP in SFBB

Ali lahko vodite evidence o varnosti hrane v aplikaciji namesto na papirju? Da, v večini držav. Zakon vas prosi, da vodite evidence, ki so resnične, popolne in jih je enostavno prikazati. Ne zahteva papirja. V Združenem kraljestvu Agencija za standarde živil (FSA) pravi, da lahko izpolnite strani dnevnika Varnejša hrana, boljše poslovanje (SFBB) na napravi in jih shranite elektronsko. V Avstraliji Agencija za standarde živil Avstralije in Nove Zelandije (FSANZ) pravi, da je lahko evidenca »v kateri koli obliki (vključno z elektronsko)«. Za inšpektorja je pomembno preprosto: ali so pregledi opravljeni, datirani, podpisani in popravljeni, ko je šlo kaj narobe?

Vsaka restavracija, restavracija s hitro prehrano, kavarna, pekarna, pub, gostinski ponudnik, dostavna služba za hrano, trgovina na vogalu in šolska kuhinja vsak dan izpolnjujejo dnevnike varnosti hrane. Pregledi odpiranja, temperature hladilnikov, temperature kuhanja, čiščenje, dostave, alergeni. Na papirju to traja nekaj časa, strani se izgubijo ali zamastijo, vrzeli pa se pojavijo na dan pregleda.

Ta priročnik pojasnjuje, katere evidence morate voditi in zakaj, resnične težave s papirnatimi dnevniki, kako digitalni zapisi o varnosti živil zmanjšujejo vsakodnevno delo in kako vas pripravijo na inšpektorja. Na koncu sta enodnevni načrt za prehod s papirja in kontrolni seznam za dan inšpekcijskega pregleda.

Vsebina

1. Katere evidence o varnosti živil mora voditi malo živilsko podjetje?
2. Zakonodaja, ki stoji za evidencami: Združeno kraljestvo, Irska in EU, ZDA, Avstralija
3. Ali inšpektorji sprejemajo digitalne zapise o varnosti živil?
4. Zapisi in vaša ocena higiene živil
5. Resnične težave s papirnatimi dnevniki
6. Papirnati dnevnik v primerjavi z aplikacijo za varnost hrane: primerjalna tabela
7. Kako digitalni zapisi zmanjšujejo dnevno delovno obremenitev
8. Tipičen dan: papir v primerjavi z aplikacijo (primer)
9. Kako vas digitalni zapisi pripravijo na pregled
10. Kako v enem dnevu preiti s papirja na digitalno obliko
11. Kontrolni seznam za dan pregleda
12. Kako Chef Hygiene hrani vaše evidence
13. Pogosta vprašanja o digitalnih zapisih o varnosti hrane

1. Katere evidence o varnosti živil mora voditi malo živilsko podjetje?

Večina malih živilskih podjetij dnevno vodi evidenco o pregledih varnosti živil.

Natančen seznam je odvisen od vaše države in hrane. Vendar je jedro skoraj povsod enako.

Dnevni zapisi

• Preverjanje ob odprtju: hladilniki in zamrzovalniki delujejo, umivalniki za roke so založeni, ni znakov škodljivcev, osebje je sposobno za delo.
• Temperature hladilnika in zamrzovalnika: običajno vsaj enkrat na dan, pogosto dvakrat.
• Temperature kuhanja: temperatura sredice živil z visokim tveganjem.
• Hlajenje: kako hitro se kuhana hrana ohladi.
• Pogrevanje: temperatura jedra pri ponovnem pogrevanju hrane.
• Vročina: temperatura hrane, ki se ohranja vroča za postrežbo.
• Čiščenje: kaj je bilo očiščeno in kdo je to storil.
• Zaključni pregledi: hrana pokrita, označena in pospravljena, smeti odstranjene, oprema izklopljena.
• Podpis: vodja potrdi, da so dnevni pregledi opravljeni.

Zabeležuje, kdaj se kaj zgodi

• Dobave: temperatura in stanje ohlajenega in zamrznjenega blaga.
• Težave in popravki (korektivni ukrepi): kaj je šlo narobe in kaj ste storili.
• Bolezen osebja: kdo je bil poslan domov in kdaj se je vrnil.
• Opažanja škodljivcev: kaj je bilo videno in kaj je bilo storjeno.

Tedenske, mesečne in letne evidence

• Seznami za temeljito čiščenje.
• Preverjanje (kalibracija) termometra sonde.
• Zapisi o usposabljanju osebja.
• Informacije o alergenih za vsako jed, ki se redno posodabljajo.
• Seznam dobaviteljev.
• Pregled vašega načrta za varnost hrane, vsaj kadar se spremeni vaš jedilnik ali način dela.

Zakaj so zapisi pomembni

• Zapisi so vaš dokaz. Inšpektor ne more videti, kaj se je zgodilo v vaši kuhinji prejšnji torek. Vaši zapisi to kažejo.
• Zaščitijo vas. Če stranka zboli, vam dobri zapisi pomagajo dokazati, da ste poskrbeli za vso potrebno oskrbo.

Download on the App Store (iPhone, iPad)

Download on the Mac App Store (Mac)

Get it on Google Play (Android)

Get it from Microsoft Store (Windows)

2. Zakonodaja, ki stoji za evidencami: Združeno kraljestvo, Irska in EU, ZDA, Avstralija

Združeno kraljestvo: HACCP in varnejša hrana, boljše poslovanje

Živilska podjetja v Združenem kraljestvu morajo imeti postopke varnosti živil, ki temeljijo na HACCP (analiza nevarnosti in kritične kontrolne točke).

• Anglija in Wales: Paket FSA Varnejša hrana, boljše poslovanje (SFBB) je pripravljena rešitev za mala podjetja. FSA pravi, da se dnevni zapisi vodijo v dnevnik.
• Severna Irska: Navodila za varno gostinstvo.
• Škotska: CookSafe, od Food Standards Scotland.

Irska in EU: Uredba (ES) št. 852/2004

Glavni zakon EU je Uredba (ES) št. 852/2004 o higieni živil.

• Člen 5: postopki, ki temeljijo na načelih HACCP.
• Zapisi: dokumenti in zapisi, ki ustrezajo naravi in velikosti podjetja.
• Nacionalni priročniki: vsaka država doda svoje. Na Irskem FSAI objavlja smernice in paket za varno gostinstvo za mala podjetja.

ZDA: Kodeks živil FDA

Večina ameriških zveznih držav in lokalnih zdravstvenih oddelkov uporablja FDA Food Code.

• Dnevniki: na primer hlajenje in vzdrževanje vroče temperature, kjer sta potrebna.
• Posebni postopki (kot sta vakuumsko pakiranje ali sušenje): celoten načrt HACCP z zapisi. Oddelek 8-201.14 določa, da mora načrt vsebovati zapise, ki jih vodi odgovorna oseba.
• Podrobnosti: odloči vaš lokalni zdravstveni oddelek.

Avstralija: Standard 3.2.2A

Standard 3.2.2A Kodeksa standardov za živila zajema številna podjetja s področja gostinskih storitev in trgovine na drobno, ki ravnajo z nepakirano, za uživanje pripravljeno, potencialno nevarno hrano.

• Zapisi: za ključne dejavnosti, kot so shranjevanje v hladilniku, kuhanje, hlajenje in pogrevanje, ali drug način, s katerim lahko uradniku pokažete, da obvladujete ta tveganja.
• Hranite jih: vsaj 3 mesece** (FSANZ).

3. Ali inšpektorji sprejemajo digitalne zapise o varnosti živil?

Da, v državah, ki smo jih preverili, zakon zahteva evidence, ne papirja.

Inšpektorji želijo videti, ali so zapisi:

• Popolno: brez manjkajočih dni.
• Datumirano in časovno omejeno.
• Podpisano: Vidite lahko, kdo je opravil posamezno preverjanje.
• Iskreno: napisano takrat, ni bilo izpolnjeno kasneje.
• Ukrepano: Ko preverjanje ne uspe, si lahko ogledate, kaj je bilo storjeno.
• Enostaven prikaz: hitro najdete kateri koli dan.

Dobra aplikacija vse to naredi bolje kot papir, saj samodejno beleži čas in osebo.

4. Zapisi in vaša ocena higiene živil

V shemi ocenjevanja higiene živil v Združenem kraljestvu (FHRS) inšpektor ocenjuje tri področja:

1. Higiena živil: kako se s hrano ravna, kako se shranjuje in kako se kuha.
2. Struktura: stanje stavbe, čiščenje in zatiranje škodljivcev.
3. Zaupanje v vodstvo: kako upravljate varnost hrane, vključno z vašim sistemom varnosti hrane, evidencami in usposabljanjem ter vašimi dosedanjimi dosežki.

Vsako področje dobi oceno, skupne ocene pa dajo oceno od 0 do 5. Za oceno 5 potrebujete dobro oceno na vseh treh področjih. To pomeni, da slabi ali manjkajoči zapisi lahko preprečijo pridobitev ocene 5, tudi če je vaša kuhinja videti čista.

V drugih državah inšpektorji preverjajo tudi, ali je vaš sistem varnosti hrane vzpostavljen in deluje. Zapisi so najlažji način, da to dokažete.

5. Resnične težave s papirnatimi dnevniki

Papirnati posli delujejo, ampak vsak, ki je kdaj vodil natrpano kuhinjo, pozna težave.

Potreben je čas

Poišči dnevnik, poišči pisalo, poišči pravo stran, napiši številke, podpiši. Velikokrat na dan. V naglici se čeki preskočijo.

Strani se izgubijo, so mokre ali mastne

Kuhinje so vroče, mokre in polne ljudi. Dnevniki padejo za hladilnike, se poškropijo z oljem ali pa jih po pomoti zavržejo.

Manjkajoči podpisi in prazni dnevi

Zaposlena izmena pozabi podpisati. Prost dan pusti prazno stran. Inšpektorji najprej opazijo prazne strani.

Zasipanje

Ko je stran prazna, je skušnjava, da bi jo kasneje zapolnili. Vse številke z istim peresom, isto pisavo, vse popolno: inšpektorji so usposobljeni za to, da to opazijo. To bolj škoduje zaupanju kot pa vrzel v poštenosti.

Brez opozorila, ko je kaj narobe

Papir vam ne pove, da je 9 °C v hladilniku prevroče. Ne spomni vas, da nihče ni opravil zaključnih pregledov.

Več kot eno spletno mesto

Če imaš dve ali tri trgovine, si dnevnikov ne moreš ogledati, ne da bi se tja pripeljal.

Jeziki osebja

Številne kuhinjske ekipe govorijo več jezikov. Nekaterim zaposlenim je težko pravilno izpolniti dnevnik v enem jeziku.

6. Papirnati dnevnik v primerjavi z aplikacijo za varnost hrane: primerjalna tabela

7. Kako digitalni zapisi zmanjšujejo dnevno delovno obremenitev

Vnesite ali izgovorite temperaturo

Odpreš ček, vtipkaš "4" ali rečeš "štiri stopnje" in shranjen je. Brez peresa ni strani.

Pripravljeni dnevni seznami

Odpiranje, pregled hladilnika, kuhanje, hlajenje, čiščenje, zaključevanje: seznam je pripravljen za vas vsak dan. Samo označite in izpolnite.

Takojšen uspeh ali neuspeh

Aplikacija pozna omejitev vaše države. Če je hladilnik pretopel ali kuhana jed ni dovolj vroča, to takoj vidite.

Popravi in potrdi

Ko preverjanje ne uspe, vas aplikacija vpraša, kaj ste storili: premaknili hrano, poklicali inženirja, jo zavrgli. Vodja na koncu dneva potrdi rezultat.

Opomniki in opozorila

Če zaključni pregledi niso opravljeni, vas aplikacija opomni. Vodje lahko vidijo zamujene preglede, preden postanejo navada.

Fotografije kot dokaz

Fotografija čistega hladilnika, dobavnice ali odpravljene težave je močnejši dokaz kot črtica rokopisa.

Lastni telefon ali skupna tablica s PIN-om

Osebje lahko uporablja svoj telefon ali pa si deli eno kuhinjsko tablico. Vsaka oseba se dotakne svojega imena in vnese svojo PIN-kodo, tako da vsak pregled pokaže, kdo je to storil.

Deluje brez povezave

Dobra aplikacija deluje brez interneta v kuhinji v kleti in pošlje čeke, ko je spet na spletu.

Osebje govori v svojem jeziku

Vsak uporabnik vidi aplikacijo v svojem jeziku, zato razume vsako preverjanje.

8. Tipičen dan: papir v primerjavi z aplikacijo (primer)

To je le ilustrativni primer, ne izmerjen rezultat. Vaši časi bodo odvisni od vaše kuhinje, jedilnika in ekipe.

Glavni prihranek ni v minutah na pregled. Gre za brez iskanja, brez zapolnitve in brez presenečenj na dan pregleda.

9. Kako vas digitalni zapisi pripravijo na pregled

Zapisi so vedno popolni in datirani

Vsak pregled ima datum, uro in ime. Vrzeli so prikazane vam, inšpektor jih ne najde.

En paket ali varna povezava

Namesto kupa map lahko svoje zapise prenesete kot en paket ali pa jih delite z varno povezavo in kodo QR, ki jo lahko inšpektor odpre.

Poglejte, kaj bo inšpektor iskal

Pred prihodom inšpektorja se seznanite z njegovim pregledom in ugotovite, kaj še manjka.

Najprej vadite

Vadbeni pregled, sprehod naokoli kot pri inšpektorju, pokaže vaše šibke točke, dokler je še čas, da jih odpravite.

10. Kako v enem dnevu preiti s papirja na digitalno obliko

1. Jutro: ustanovite svoje podjetje. Dodajte svojo lokacijo, državo in vrsto dejavnosti.
2. Dodajte hladilnike in zamrzovalnike. Vsakemu poimenujte, na primer »Hladilnik za sladice« ali »Hladilnik za sladice«.
3. Dodajte svoje osebje. Vsaka oseba dobi svoje ime in PIN ali pa uporabi svoj telefon.
4. Izberite svoje dnevne preglede. Začnite s pripravljenim seznamom in nato dodajte svojega.
5. Prinesite svoje stare papirnate zapiske. Skenirajte svoje nedavne strani dnevnika, da bo vse na enem mestu.
6. Usposabljajte ekipo v 10 minutah. Pokažite en pregled hladilnika in en kljukico za čiščenje. To je večina dela.
7. Izvedite prvi dan. V aplikaciji opravite preverjanja odpiranja, preverjanja hladilnika in preverjanja zaključka.
8. Podpis vodje. Na koncu dneva preverite, kaj je bilo opravljeno, in podpišite.
9. Shranite svoj paket SFBB ali načrt za varnost hrane. Vaš pisni načrt (»varne metode«) je še vedno pomemben. Aplikacija nadomešča dnevne dnevnike, ne pa vašega razmišljanja o nevarnostih.

Nasvet: papirnati dnevnik hranite še en teden kot rezervno kopijo, če bo vaši ekipi pomagal, da se bo počutila varneje. Nato prenehajte.

11. Kontrolni seznam za dan pregleda

• [ ] Načrt za varnost živil (paket SFBB, načrt HACCP ali nacionalni priročnik) je pripravljen za predstavitev.
• [ ] Dnevni zapisi za zadnje tedne so popolni: ni praznih dni.
• [ ] Zabeležene so temperature hladilnika in zamrzovalnika, s popravki, ko je temperatura previsoka.
• [ ] Zapisi o kuhanju, hlajenju, ponovnem pogrevanju in ohranjanju vročine, kjer je to potrebno.
• [ ] Zapisi o čiščenju in urnik čiščenja.
• [ ] Čeki za dostavo.
• [ ] Informacije o alergenih za vsako jed, posodobljene.
• [ ] Zapisi o usposabljanju osebja.
• [ ] Bolnišnične evidence zaposlenih.
• [ ] Zapisi ali pogodba o zatiranju škodljivcev.
• [ ] Zapisi preverjanja termometra sonde.
• [ ] Paket zapisov ali varna povezava pripravljena v vašem telefonu ali tabličnem računalniku.
• [ ] Nekdo v izmeni, ki lahko razloži sistem.

12. Kako Chef Hygiene hrani vaše evidence

Chef Hygiene hrani evidence o varnosti hrane v vaši kuhinji v eni preprosti aplikaciji, tako da ste pripravljeni, ko vas pokliče inšpektor.

• Temperature hladilnika in zamrzovalnika v sekundah: vnesite jih ali izgovorite.
• Dnevni pregledi, temperature, alergeni in zapisi o čiščenju s takojšnjim potrditvijo, da je izdelek sprejet ali zavrnjen, v skladu s pravili vaše države.
• Delite eno kuhinjsko tablico: vsaka oseba tapne svoje ime in vnese svojo PIN-kodo.
• Poglejte, kaj bo inšpektor iskal, in kaj še manjka.
• Prosti pregled za vadbo: sprehod naokoli, kot ga opravlja inšpektor, z vašo verjetno oceno.
• Inšpektor z umetno inteligenco (neobvezno, 0,99 £ vsakič): pregleda fotografije vaše kuhinje, postavi vprašanja vašemu kuharju in nato napiše vaše poročilo.
• Prenesite svoje zapise kot en paket ali jih delite z varno povezavo in kodo QR.
• Prinesite svoje stare papirnate zapise z vgrajenim skenerjem.
• Deluje brez povezave in pošlje čeke, ko je spet na spletu.
• V 40 jezikih, tako da lahko vsak dela v svojem.

Brezplačno 14 dni, nato 2,99 £ na mesec za vsako spletno mesto (od 1,99 £). Prenesite aplikacijo za iPhone, iPad, Mac, Android ali Windows:

Download on the App Store (iPhone, iPad)

Download on the Mac App Store (Mac)

Get it on Google Play (Android)

Get it from Microsoft Store (Windows)

13. Pogosta vprašanja o digitalnih zapisih o varnosti hrane

Ali lahko svoje evidence o varnosti hrane hranim v aplikaciji?

Da, v večini držav. Zakon zahteva popolne in natančne evidence, ne papirja. V Angliji in Walesu FSA pravi, da se strani dnevnika SFBB lahko izpolnjujejo in shranjujejo elektronsko.

Ali EHO sprejema aplikacijo za varnost hrane?

Inšpektorji za zdravje okolja preverijo, ali so vaši zapisi popolni, datirani, podpisani in ali se je v skladu z njimi ukrepalo. Oblika ni problem. Če niste prepričani, se posvetujte z lokalnim svetom.

Ali lahko dnevnik SFBB zamenjam z aplikacijo?

Da, aplikacija lahko nadomesti dnevne strani dnevnika. Še vedno morate izpolniti svoje varne metode SFBB (vaš načrt za varnost hrane).

Katere evidence o varnosti hrane potrebuje majhna restavracija?

Običajno pregledi odpiranja in zapiranja, temperature hladilnika in zamrzovalnika, temperature kuhanja, hlajenja, pogrevanja in ohranjanja vroče hrane, čiščenje, dostave, težave in popravila, alergeni, usposabljanje in bolezni osebja ter pregledi škodljivcev.

Kako dolgo naj hranim evidence o varnosti živil?

Odvisno od države. V Avstraliji FSANZ pravi vsaj 3 mesece. V Združenem kraljestvu mnogi sveti svetujejo, da jih hranite dovolj dolgo, da pokrijejo zadnji pregled in rok uporabnosti vašega živila. Vprašajte lokalne oblasti.

Ali inšpektorji pregledujejo evidence za oceno higiene živil?

Da. V britanskem sistemu FHRS "zaupanje v upravljanje" zajema vaš sistem varnosti hrane, evidence in usposabljanje. Slabe evidence vam lahko preprečijo oceno 5.

Kaj se zgodi, če imam v svojih evidencah vrzeli?

Inšpektor lahko zniža vaše zaupanje v oceno upravljanja. Iskrena vrzel z opombo je boljša kot zaporedna polnjenja zapisov.

Ali je v redu izpolnjevati evidence na koncu dneva?

Zapise je treba voditi ob pregledu. Kasnejše izpolnjevanje po spominu ni zanesljivo in inšpektorji to pogosto ugotovijo.

Ali potrebujem zapise HACCP kot majhen obrok za s seboj?

Da, potrebujete postopke varnosti živil, ki temeljijo na HACCP. V Združenem kraljestvu je SFBB preprost način za doseganje tega cilja za mala podjetja.

Kakšna je zahteva FDA glede evidenc živilskega kodeksa?

Zapisi so odvisni od vašega postopka in lokalnega zdravstvenega oddelka. Načrt HACCP v skladu z Zakonikom o živilih mora navajati vodene zapise, ki dokazujejo njegovo delovanje.

Ali zakonodaja EU zahteva papirne evidence?

Ne. Uredba (ES) št. 852/2004 zahteva dokumente in evidence, ki ustrezajo velikosti podjetja. Ne omenja papirja.

Ali lahko osebje uporablja lastne telefone za preverjanje varnosti hrane?

Da, z aplikacijo, kjer ima vsaka oseba svojo prijavo. Ali pa si delite eno kuhinjsko tablico s PIN-om za vsako osebo.

Ali aplikacija za varnost hrane deluje brez interneta?

Nekateri to počnejo. Chef Hygiene deluje brez povezave in pošlje čeke, ko je spet na spletu.

Ali lahko dodam fotografije v zapise o varnosti živil?

Da, z večino aplikacij. Fotografije čiščenja, dostav ali odpravljenih težav so močan dodaten dokaz.

Kako inšpektorju pokažem digitalne zapise?

Odprite jih v telefonu ali tabličnem računalniku, prenesite paket ali delite varno povezavo oziroma kodo QR.

Kaj naj storim s svojimi starimi papirnatimi dnevniki?

Hranite jih tako dolgo, kot to zahtevajo vaši lokalni predpisi. S Chef Hygiene jih lahko skenirate v aplikacijo, tako da so vsi vaši zapisi na enem mestu.

Ali lahko osebje beleži čeke v svojem jeziku?

S Chef Hygiene, da. Vsakdo lahko uporablja aplikacijo v svojem jeziku.

Ali je digitalna aplikacija za varnost hrane draga?

Cene se razlikujejo. Chef Hygiene je 14 dni brezplačen, nato pa stane 2,99 £ na mesec za vsako lokacijo (od 1,99 £ naprej).

Kako se pripravim na pregled higiene živil?

Prepričajte se, da sta vaš načrt in zapisi popolni, odpravite morebitne vrzeli in opravite praktični pregled. Uporabite zgornji kontrolni seznam.