Digitální záznamy o bezpečnosti potravin: Nahraďte svůj papírový deník HACCP a SFBB

Můžete uchovávat záznamy o bezpečnosti potravin v aplikaci místo papíru? Ano, ve většině zemí. Zákon vyžaduje, abyste vedli záznamy, které jsou pravdivé, úplné a snadno prokazatelné. Nevyžaduje papírovou formu. Ve Spojeném království Agentura pro standardy potravin (FSA) uvádí, že můžete vyplňovat stránky deníku Bezpečnější potraviny, lepší podnikání (SFBB) na zařízení a ukládat je elektronicky. V Austrálii Agentura pro standardy potravin Austrálie a Nový Zéland (FSANZ) uvádí, že záznam může být „v jakékoli formě (včetně elektronické)“. Pro inspektora je důležité jednoduché: jsou kontroly provedeny, datovány, podepsány a opraveny, když se něco pokazilo?

Každá restaurace, stánek s sebou, kavárna, pekárna, hospoda, cateringová společnost, stánek s občerstvením, obchod na rohu a školní kuchyňka denně vyplňují protokoly o bezpečnosti potravin. Kontroly otevírání, teploty ledničky, teploty vaření, úklid, doručení, alergeny. V papírové verzi to trvá dlouho, stránky se ztrácejí nebo jsou mastné a mezery se objevují v den kontroly.

Tato příručka vysvětluje, které záznamy si musíte vést a proč, skutečné problémy s papírovými deníky, jak digitální záznamy o bezpečnosti potravin zkracují každodenní práci a jak vás připraví na inspektora. Na konci najdete jednodenní plán přechodu z papírových záznamů a kontrolní seznam pro den inspekce.

Obsah

1. Které záznamy o bezpečnosti potravin musí vést malý potravinářský podnik?
2. Právo, na kterém se zakládají záznamy: Spojené království, Irsko a EU, USA, Austrálie
3. Jsou inspektoři akceptováni digitálními záznamy o bezpečnosti potravin?
4. Záznamy a vaše hodnocení hygieny potravin
5. Skutečné problémy s papírovými diáři
6. Papírový diář vs. aplikace pro bezpečnost potravin: srovnávací tabulka
7. Jak digitální záznamy snižují denní pracovní zátěž
8. Typický den: papír vs. aplikace (příklad)
9. Jak vás digitální záznamy připraví na kontrolu
10. Jak přejít z papíru na digitální podobu během jednoho dne
11. Kontrolní seznam pro den inspekce
12. Jak Chef Hygiene uchovává vaše záznamy
13. Často kladené otázky k digitálním záznamům o bezpečnosti potravin

1. Které záznamy o bezpečnosti potravin musí malý potravinářský podnik vést?

Většina malých potravinářských podniků vede denní záznamy o kontrolách bezpečnosti potravin.

Přesný seznam závisí na vaší zemi a vašem jídle. Ale jádro je všude téměř stejné.

Denní záznamy

• Kontroly otevření: ledničky a mrazničky funkční, umyvadla na ruce zásobená, žádné známky škůdců, personál způsobilý k práci.
• Teploty chladničky a mrazničky: obvykle alespoň jednou denně, často dvakrát.
• Teploty vaření: teplota jádra vysoce rizikových potravin.
• Chlazení: jak rychle se uvařené jídlo ohřeje z teplého na studený stav.
• Ohřívání: teplota jádra při ohřívání jídla.
• Udržování teploty: teplota jídla udržovaného teplého pro podávání.
• Úklid: co a kým bylo uklizeno.
• Závěrečné kontroly: potraviny zakryté, označené a uklizené, odpad odstraněn, vybavení vypnuto.
• Podepsání: Manažer potvrzuje, že denní kontroly byly provedeny.

Zaznamenává, když se něco stane

• Dodávky: teplota a stav chlazeného a mraženého zboží.
• Problémy a opravy (nápravná opatření): co se pokazilo a co jste udělali.
• Nemoc zaměstnanců: kdo byl poslán domů a kdy se vrátil.
• Pozorování škůdců: co bylo viděno a co bylo provedeno.

Týdenní, měsíční a roční záznamy

• Seznamy pro hloubkové čištění.
• Kontrola (kalibrace) teploměru sondy.
• Záznamy o školení zaměstnanců.
• Informace o alergenech u každého pokrmu, průběžně aktualizované.
• Seznam dodavatelů.
• Přezkoumání vašeho plánu bezpečnosti potravin, alespoň při změně vašeho jídelníčku nebo způsobu práce.

Proč na záznamech záleží

• Záznamy jsou váš důkaz. Inspektor nemůže vidět, co se stalo ve vaší kuchyni minulé úterý. Vaše záznamy to dokazují.
• Chrání vás. Pokud zákazník onemocní, dobré záznamy vám pomohou prokázat, že jste vynaložili veškerou přiměřenou péči.

Download on the App Store (iPhone, iPad)

Download on the Mac App Store (Mac)

Get it on Google Play (Android)

Get it from Microsoft Store (Windows)

2. Právo, na kterém se zakládají záznamy: Spojené království, Irsko a EU, USA, Austrálie

Spojené království: HACCP a bezpečnější potraviny, lepší podnikání

Potravinářské podniky ve Spojeném království musí mít zavedené postupy bezpečnosti potravin založené na HACCP (analýza rizik a kritické kontrolní body).

• Anglie a Wales: Balíček FSA Bezpečnější potraviny, lepší podnikání (SFBB) je připravenou cestou pro malé podniky. FSA uvádí, že denní záznamy se zapisují do deníku.
• Severní Irsko: Pokyny k bezpečnému stravování.
• Skotsko: CookSafe, od organizace Food Standards Scotland.

Irsko a EU: Nařízení (ES) č. 852/2004

Hlavním právním předpisem EU je nařízení (ES) č. 852/2004 o hygieně potravin.

• Článek 5: postupy založené na zásadách HACCP.
• Záznamy: dokumenty a záznamy, které odpovídají povaze a velikosti podniku.
• Národní průvodce: každá země si přidává vlastní. V Irsku FSAI publikuje pokyny a balíček Bezpečného stravování pro malé podniky.

USA: Potravinový kodex FDA

Většina států USA a místních zdravotnických úřadů používá FDA Food Code.

• Každodenní záznamy: například chlazení a udržování teploty, kde jsou potřeba.
• Speciální procesy (jako je vakuové balení nebo vytvrzování): kompletní plán HACCP se záznamy. Oddíl 8-201.14 uvádí, že plán musí obsahovat seznam záznamů, které odpovědná osoba vede.
• Podrobnosti: rozhodne váš místní zdravotní úřad.

Austrálie: Standard 3.2.2A

Norma 3.2.2A Kodexu potravinových norem se vztahuje na mnoho podniků poskytujících stravovací služby a maloobchodních prodejen, které manipulují s nebalenými, potenciálně nebezpečnými potravinami určenými k přímé spotřebě.

• Záznamy: pro klíčové činnosti, jako je skladování v chladu, vaření, chlazení a ohřívání, nebo jiný způsob, jak úředníkovi ukázat, že tato rizika zvládáte.
• Uchovávejte je: po dobu alespoň 3 měsíců (FSANZ).

3. Jsou inspektoři akceptováni digitálními záznamy o bezpečnosti potravin?

Ano, v zemích, které jsme kontrolovali, zákon vyžaduje záznamy, nikoli papírové dokumenty.

Inspektoři chtějí vidět, zda záznamy:

• Dokončeno: žádné chybějící dny.
• Datum a čas.
• Podpis: můžete vidět, kdo provedl jednotlivé kontroly.
• Upřímně: napsáno v dané době, později nevyplněno.
• Akce provedena: Pokud kontrola selže, můžete vidět, co bylo provedeno.
• Snadné zobrazení: Můžete si ho rychle najít v kterýkoli den.

Dobrá aplikace tohle všechno zvládne lépe než papír, protože automaticky zaznamenává čas i osobu.

4. Záznamy a vaše hodnocení hygieny potravin

V rámci britského systému hodnocení hygieny potravin (FHRS) inspektor hodnotí tři oblasti:

1. Hygiena potravin: jak se s potravinami zachází, jak se s nimi skladuje a jak se vaří.
2. Struktura: stav budovy, čištění a hubení škůdců.
3. Důvěra v management: jak řídíte bezpečnost potravin, včetně vašeho systému bezpečnosti potravin, záznamů a školení a vašich výsledků.

Každá oblast dostane skóre a součet skóre dává vaše hodnocení od 0 do 5. Abyste získali 5, potřebujete dobré skóre ve všech třech oblastech. To znamená, že špatné nebo chybějící záznamy vám mohou zabránit v získání 5, i když vaše kuchyně vypadá čistě.

V jiných zemích inspektoři také kontrolují, zda je váš systém bezpečnosti potravin zaveden a funguje. Záznamy jsou nejjednodušším způsobem, jak to prokázat.

5. Skutečné problémy s papírovými diáři

Papírování funguje, ale každý, kdo někdy provozoval rušnou kuchyň, zná problémy.

Chce to čas

Najdi deník, najdi pero, najdi správnou stránku, napiš čísla, podepiš. Mnohokrát denně. Ve spěchu se kontroly přeskakují.

Stránky se ztrácejí, jsou mokré nebo mastné

V kuchyních je horko, vlhko a rušno. Diáře padají za ledničky, potřísní se olejem nebo se omylem vyhodí.

Chybějící podpisy a prázdné dny

Rušná směna zapomene podepsat. Den volna zanechá prázdnou stránku. Inspektoři si prázdných stránek všimnou jako první.

Zásyp

Když je stránka prázdná, je lákavé ji později doplnit. Všechna čísla stejným perem, stejným rukopisem, vše perfektní: inspektoři jsou vyškoleni, aby to rozpoznali. Důvěra to bolí víc než upřímná mezera.

Žádné varování, když je něco v nepořádku

Papír vám neříká, že 9 °C v lednici je příliš teplo. Nepřipomíná vám, že nikdo neprovedl závěrečné kontroly.

Více než jedno místo

Pokud máte dva nebo tři obchody, nemůžete se k deníkům podívat, aniž byste tam zajeli autem.

Jazyky zaměstnanců

Mnoho kuchyňských týmů mluví několika jazyky. Pro některé zaměstnance je obtížné správně vyplnit diář v jednom jazyce.

6. Papírový diář vs. aplikace pro bezpečnost potravin: srovnávací tabulka

7. Jak digitální záznamy snižují denní pracovní zátěž

Zadejte nebo řekněte teplotu

Otevřete šek, napíšete „4“ nebo řeknete „čtyři stupně“ a je uložen. Žádné pero, žádná stránka.

Připravené denní seznamy

Kontroly otevírání, kontroly ledniček, vaření, chlazení, úklid, uzavírání: seznam je pro vás připraven každý den. Stačí zaškrtnout a vyplnit.

Okamžitý úspěch nebo neúspěch

Aplikace zná limity vaší země. Pokud je v lednici příliš teplo nebo vařené jídlo není dostatečně horké, okamžitě to uvidíte.

Oprava a schválení

Když kontrola selže, aplikace se zeptá, co jste udělali: přemístili jídlo, zavolali technikovi, vyhodili ho. Manažer na konci dne odepíše.

Připomenutí a upozornění

Pokud nejsou provedeny závěrečné kontroly, aplikace vám to připomene. Manažeři si mohou prohlédnout zmeškané kontroly dříve, než se z nich stane zvyk.

Fotografie jako důkaz

Fotografie čisté ledničky, dodacího listu nebo vyřešeného problému je silnějším důkazem než řádek psaného písma.

Vlastní telefon nebo sdílený tablet s PINem

Zaměstnanci mohou používat vlastní telefon nebo sdílet jeden kuchyňský tablet. Každý klepne na své jméno a zadá PIN, takže při každé kontrole je vidět, kdo to udělal.

Funguje offline

Dobrá aplikace funguje i bez internetu v kuchyni ve sklepě a odesílá šeky, jakmile je opět online.

Zaměstnanci hovoří svým vlastním jazykem

Každý uživatel vidí aplikaci ve svém vlastním jazyce, takže rozumí každé kontrole.

8. Typický den: papír vs. aplikace (příklad)

Toto je pouze ilustrativní příklad, nikoli měřený výsledek. Vaše vlastní časy budou záviset na vaší kuchyni, menu a týmu.

Hlavní úspora nespočívá v minutách na kontrolu. Je to žádné vyhledávání, žádné zpětné doplňování a žádná překvapení v den kontroly.

9. Jak vás digitální záznamy připraví na kontrolu

Záznamy jsou vždy kompletní a datované

Každá kontrola má datum, čas a název. Mezery se vám ukážou, inspektor je nenajde.

Jeden balíček nebo zabezpečený odkaz

Místo hromady složek si můžete záznamy stáhnout jako jeden balíček nebo je sdílet pomocí zabezpečeného odkazu a QR kódu, který inspektor může otevřít.

Podívejte se, na co se inspektor zaměří

Než inspektor dorazí, zjistěte, co kontroluje a co mu ještě chybí.

Nejdřív si procvičte

Cvičná inspekce, obchůzka podobná prohlídce inspektora, odhalí vaše slabá místa, dokud je ještě čas je opravit.

10. Jak přejít z papíru na digitální podobu během jednoho dne

1. Ráno: založte si firmu. Přidejte své sídlo, zemi a typ podnikání.
2. Přidejte své ledničky a mrazničky. Každé z nich dejte název, například „Lednička bez objednání“ nebo „Chladnička na dezerty“.
3. Přidejte své zaměstnance. Každá osoba dostane své vlastní jméno a PIN nebo použije svůj vlastní telefon.
4. Vyberte si své denní kontroly. Začněte s hotovým seznamem a poté si přidejte vlastní.
5. Přineste si staré papírové záznamy. Naskenujte si nedávné stránky deníku, abyste měli vše na jednom místě.
6. Zaškolte tým za 10 minut. Ukažte jednu kontrolu ledničky a jednu fajfku úklidu. To je většina práce.
7. Proveďte první den. Proveďte v aplikaci kontroly otevření, kontroly ledničky a kontroly uzavření.
8. Schvalování manažerem. Na konci dne se podívejte, co bylo uděláno, a schvalte to.
9. Uschovejte si balíček SFBB nebo plán bezpečnosti potravin. Váš písemný plán („bezpečné metody“) je stále důležitý. Aplikace nahrazuje stránky denního deníku, nikoli vaše přemýšlení o rizicích.

Tip: Papírový diář si nechte ještě jeden týden jako zálohu, pokud to vašemu týmu pomůže cítit se bezpečně. Pak s ním přestaňte.

11. Kontrolní seznam pro den inspekce

• [ ] Plán bezpečnosti potravin (balíček SFBB, plán HACCP nebo národní průvodce) připraven k předložení.
• [ ] Denní záznamy za poslední týdny kompletní: žádné prázdné dny.
• [ ] Zaznamenávány teploty chladničky a mrazničky s opravami, když je příliš teplo.
• [ ] Záznamy o vaření, chlazení, ohřívání a uchovávání tepla, kde je to potřeba.
• [ ] Záznamy o úklidu a harmonogram úklidu.
• [ ] Dodací šeky.
• [ ] Informace o alergenech u každého pokrmu, aktuální.
• [ ] Záznamy o školení zaměstnanců.
• [ ] Záznamy o nemocech zaměstnanců.
• [ ] Záznamy o hubení škůdců nebo smlouva.
• [ ] Záznamy z kontroly teploměru sondy.
• [ ] Balíček záznamů nebo zabezpečený odkaz připravený ve vašem telefonu nebo tabletu.
• [ ] Někdo na směně, kdo dokáže systém vysvětlit.

12. Jak Chef Hygiene uchovává vaše záznamy

Chef Hygiene uchovává záznamy o bezpečnosti potravin ve vaší kuchyni v jedné jednoduché aplikaci, takže jste připraveni, až vás inspektor zavolá.

• Teploty chladničky a mrazničky v sekundách: napište je nebo řekněte.
• Denní kontroly, záznamy o teplotách, alergenech a úklidu s okamžitým schválením nebo neuspokojením podle pravidel vaší země.
• Sdílejte jeden kuchyňský tablet: každá osoba klepne na své jméno a zadá PIN.
• Podívejte se, co bude inspektor hledat, a co ještě chybí.
• Prohlídka volného tréninku: prohlídka podobná prohlídce inspektora s vaším pravděpodobným hodnocením.
• Inspektor s umělou inteligencí (volitelné, 0,99 GBP zakaždé): Prohlédne si fotografie vaší kuchyně, položí vašemu šéfkuchaři otázky a poté napíše zprávu.
• Stáhněte si své záznamy jako jeden balíček nebo je sdílejte pomocí zabezpečeného odkazu a QR kódu.
• Přineste si své staré papírové záznamy pomocí vestavěného skeneru.
• Funguje offline a šeky odesílá, jakmile je opět online.
• Ve 40 jazycích, takže každý může pracovat ve svém vlastním.

Zdarma 14 dní, poté 2,99 GBP měsíčně za každou stránku (od 1,99 GBP). Stáhněte si aplikaci pro iPhone, iPad, Mac, Android nebo Windows:

Download on the App Store (iPhone, iPad)

Download on the Mac App Store (Mac)

Get it on Google Play (Android)

Get it from Microsoft Store (Windows)

13. Často kladené otázky k digitálním záznamům o bezpečnosti potravin

Mohu si uchovávat záznamy o bezpečnosti potravin v aplikaci?

Ano, ve většině zemí. Zákon vyžaduje úplné a přesné záznamy, nikoli papírové. V Anglii a Walesu FSA uvádí, že stránky deníku SFBB lze vyplňovat a ukládat elektronicky.

Je EHO akceptována aplikace pro bezpečnost potravin?

Úředníci pro ochranu životního prostředí kontrolují, zda jsou vaše záznamy úplné, datované, podepsané a zda se podle nich jedná. Problém není ve formátu. Pokud si nejste jisti, zeptejte se svého místního úřadu.

Mohu nahradit deník SFBB aplikací?

Ano, aplikace může nahradit stránky denního deníku. Stále je však nutné mít splněné bezpečnostní metody SFBB (váš plán bezpečnosti potravin).

Jaké záznamy o bezpečnosti potravin potřebuje malá restaurace?

Obvykle kontroly otevírání a zavírání, teploty chladničky a mrazničky, teploty vaření, chlazení, ohřívání a udržování tepla, úklid, dodávky, problémy a jejich opravy, alergeny, školení a nemoci zaměstnanců a kontroly na škůdce.

Jak dlouho bych měl/a uchovávat záznamy o bezpečnosti potravin?

Záleží na zemi. V Austrálii FSANZ uvádí alespoň 3 měsíce. Ve Spojeném království mnoho obcí doporučuje uchovávat je dostatečně dlouho, aby pokryly dobu poslední kontroly a trvanlivosti vašich potravin. Zeptejte se svého místního úřadu.

Prohlížejí inspektoři záznamy pro hodnocení hygieny potravin?

Ano. V britském systému FHRS se „důvěra v management“ vztahuje na váš systém bezpečnosti potravin, záznamy a školení. Špatné záznamy vám mohou bránit v získání hodnocení 5.

Co se stane, když mám v záznamech mezery?

Inspektor může snížit vaši důvěru v manažerské skóre. Upřímná mezera s poznámkou je lepší než zpětně doplňované záznamy.

Je v pořádku vyplňovat záznamy na konci dne?

Záznamy by měly být pořizovány v době kontroly. Jejich pozdější vyplňování z paměti není spolehlivé a inspektoři to často poznají.

Potřebuji záznamy HACCP jako malé jídlo s sebou?

Ano, potřebujete postupy bezpečnosti potravin založené na HACCP. Ve Spojeném království je SFBB jednoduchým způsobem, jak toho pro malé podniky dosáhnout.

Jaký je požadavek na záznamy podle potravinového kodexu FDA?

Záznamy závisí na vašem procesu a místním zdravotním úřadu. Plán HACCP podle Potravinového kodexu musí obsahovat seznam vedených záznamů, které prokazují jeho fungování.

Vyžaduje právo EU papírové záznamy?

Ne. Nařízení (ES) č. 852/2004 požaduje dokumenty a záznamy, které odpovídají velikosti podniku. Neuvádí se v něm papírová verze.

Mohou zaměstnanci používat své vlastní telefony pro kontroly bezpečnosti potravin?

Ano, s aplikací, kde má každý člověk své vlastní přihlašovací údaje. Nebo sdílejte jeden kuchyňský tablet s PINem pro každou osobu.

Funguje aplikace pro bezpečnost potravin bez internetu?

Některé ano. Chef Hygiene pracuje offline a šeky odesílá, až když je opět online.

Mohu přidávat fotografie do záznamů o bezpečnosti potravin?

Ano, s většinou aplikací. Fotografie úklidu, dodávek nebo vyřešených problémů jsou silným dalším důkazem.

Jak mám inspektorovi ukázat digitální záznamy?

Otevřete je v telefonu nebo tabletu, stáhněte si balíček nebo sdílejte zabezpečený odkaz či QR kód.

Co mám dělat se svými starými papírovými diáři?

Uchovávejte je tak dlouho, jak to vyžadují vaše místní předpisy. S aplikací Chef Hygiene je můžete naskenovat do aplikace, abyste měli všechny záznamy na jednom místě.

Mohou zaměstnanci zaznamenávat šeky ve svém vlastním jazyce?

S Chef Hygiene ano. Každý může aplikaci používat ve svém vlastním jazyce.

Je digitální aplikace pro bezpečnost potravin drahá?

Ceny se liší. Chef Hygiene je zdarma po dobu 14 dnů, poté stojí 2,99 GBP měsíčně pro každé pracoviště (od 1,99 GBP).

Jak se mám připravit na kontrolu hygieny potravin?

Ujistěte se, že váš plán a záznamy jsou kompletní, opravte všechny nedostatky a proveďte cvičnou kontrolu. Použijte výše uvedený kontrolní seznam.